Werken op afstand tijdens een crisis: Vijf kenmerken van een effectieve virtuele leidinggevende

Veel bedrijven in Nederland, Vlaanderen en de rest van Europa hebben naar aanleiding van de huidige COVID 19-crisis een beleid ontwikkeld voor thuiswerken. Ondernemingen veranderen hierdoor in ‘virtuele werkplekken’. Vanuit huis werken is in moeilijke tijden van groot belang. Dit levert voor leidinggevenden echter wel uitdagingen op bij de communicatie met medewerkers, het handhaven en controleren van de productiviteit en het ondersteunen van nieuwe en bestaande medewerkers.

Volgens Hogan Assessments – wereldwijd leider in persoonlijkheidsassessments en leiderschapsadviezen – is krachtig leiderschap essentieel om die uitdagingen te overwinnen. De assessments van Hogan, zoals de Hogan Personality Inventory, zijn gebaseerd op meer dan 30 jaar wetenschappelijk erkend onderzoek. Hieruit is gebleken dat vijf eigenschappen kenmerkend zijn voor effectief virtueel leiderschap.

Aanpassing

Wanneer er plotseling vanuit huis gewerkt moet worden, kunnen medewerkers onzeker worden en zich zorgen maken over hun toekomst. Een effectieve leidinggevende moet direct op deze veranderingen inspelen, onzekerheden wegnemen en het team op afstand aansturen zonder dat dit van invloed is op de betrokkenheid of de inzet van het personeel.

Leidinggevenden die hoog scoren op het gebied van aanpassing blijven kalm en houden het hoofd koel tijdens stressvolle tijden. De aanpassingsschaal meet hoe stressbestendig en optimistisch iemand is en hoe men op veranderingen reageert. Deze leidinggevenden motiveren hun team om te blijven werken, niet in paniek te raken en zich aan te passen aan de nieuwe veranderingen in hun omgeving.
De kans dat een leidinggevende onbereikbaar lijkt, neemt echter toe wanneer er op afstand wordt gewerkt. Het is dan ook belangrijk dat leidinggevenden zich aanpassen. Leidinggevenden moeten op afstand werken niet beschouwen als een kans om minder leiding te hoeven geven. Succesvolle virtuele leidinggevenden zijn flexibel en geven hun team het goede voorbeeld. Onzekerheden worden proactief weggenomen en er worden heldere instructies gegeven.

Interpersoonlijke sensitiviteit

Op afstand werken kan eenzaam zijn, met name voor mensen die de steun van en interactie met collega’s nodig hebben, zoals nieuwe medewerkers. Zij kunnen zich mogelijk geïsoleerd voelen en zullen minder snel hulp en advies vragen aan andere teamleden wanneer er sprake is van een virtuele afstand.

Interpersoonlijke sensitiviteit meet vaardigheden op het gebied van discretie, communicatiestijl en het onderhouden van relaties. Leidinggevenden die hierbij hoog scoren, zijn diplomatiek, hartelijk en vriendelijk en willen conflicten met medewerkers vermijden. Om een team te leiden dat op afstand werkt, is het van belang om goed te communiceren en waar nodig ondersteuning en adviezen te bieden.
Een effectieve virtuele leidinggevende neemt dagelijks telefonisch contact op met medewerkers, zonder zich overal mee te bemoeien of deadlines te benadrukken. Op afstand werken voelt minder ‘eenzaam’ wanneer er een benaderbare en beschikbare leidinggevende is die luistert naar de vragen en zorgen van medewerkers. Dit is vooral van belang voor nieuwe medewerkers die extra ondersteuning nodig hebben.

Ambitie

Een virtuele werkplek kan demotiverend zijn voor medewerkers die sturing in hun dagelijkse activiteiten missen. Hierdoor kan chaos ontstaan, omdat de definitie van een werkdag onduidelijker wordt en productiviteit lastiger is te meten. Leidinggevenden moeten tijd en energie vrijmaken om onzekere medewerkers te begeleiden en activiteiten, doelen en deadlines opnieuw te definiëren.
Leidinggevenden die op ambitieniveau hoog scoren, zijn goed toegerust om de productiviteit van hun team tijdens een crisis te handhaven. Ambitie meet de competitieve ‘drive’ en doelgerichtheid van een individu en tevens hoe energiek ze overkomen. Dit zijn bijzonder zelfverzekerde leidinggevenden die medewerkers op een daadkrachtige wijze motiveren.

Het kan voor bedrijven lastig zijn om de productiviteit van medewerkers op afstand te bepalen aan de hand van standaard parameters. Het aantal kantooruren is bijvoorbeeld niet relevant. Er wordt in plaats daarvan meer aandacht besteed aan resultaten. Ambitieuze, competitieve en doelgerichte leidinggevenden zijn belangrijk voor een resultaatgerichte virtuele werkplek. Hun zelfverzekerde en proactieve aanpak inspireert medewerkers om zich in te zetten en productief te blijven.

Onderzoekend

Om van huis uit te kunnen werken, moeten dagelijkse activiteiten en processen anders worden ingericht. Teambijeenkomsten worden videogesprekken, korte vragen worden tekstberichten. Met deze schaal wordt gemeten hoe onderzoekend leidinggevenden zijn en of ze openstaan voor nieuwe ideeën, zoals nieuwe hulpmiddelen en technologieën.

Leidinggevenden die hierbij hoog scoren, zijn vindingrijk, geïnteresseerd in nieuwe technologieën en nieuwsgierig naar nieuwe en inventieve manieren om problemen op te lossen. De creatieve denkwijze van een onderzoekende leidinggevende kent weliswaar nadelen, maar is ook van groot belang voor een team dat op afstand werkt. Er is behoefte aan nieuwe communicatiemethoden en nieuwe werkwijzen, nu werkzaamheden naar online en de cloud migreren.

Het is belangrijk dat leidinggevenden snel handelen als medewerkers op afstand gaan werken. Een effectieve virtuele leidinggevende is een ‘early adopter’, past zich direct aan de verandering aan en verwelkomt technologieën die het dagelijks leven van medewerkers vereenvoudigen.

Onbaatzuchtig

Een pandemie is, los van het werk, een beangstigend fenomeen en veel thuiswerkend personeel maken zich zorgen en zijn ongerust over de gebeurtenissen in de wereld. Een effectieve virtuele leidinggevende stelt zich empathisch op, ook als persoonlijk contact niet mogelijk is, en houdt rekening met het welzijn en het vermogen van medewerkers om op afstand te werken.

Met deze schaal wordt gemeten hoe onbaatzuchtig leidinggevenden zijn en in welke mate zij zich inzetten voor anderen en de gemeenschap. Leidinggevenden die hierbij hoog scoren, stellen het welzijn van hun team centraal, ondersteunen hulpbehoevende medewerkers en fungeren als verbindende kracht tijdens moeilijke tijden. Elke medewerker is anders. Het is dan ook van belang om bij thuiswerkende medewerkers rekening te houden met hun persoonlijkheid, gezondheid en persoonlijke omstandigheden. Zo kan iedereen optimaal worden begeleid.

“Thuiswerken is vanwege de COVID 19-crisis voor veel bedrijven onvermijdelijk. De overgang verloopt zo soepel mogelijk wanneer er een effectieve virtuele leidinggevende aan het roer staat”, aldus Dr. Ryne Sherman, Chief Science Officer bij Hogan Assessments. “Uit tientallen jaren onderzoek naar effectief leiderschap blijkt dat de beste kandidaten voor het leiden van op afstand werkende medewerkers evenwichtig en ambitieus zijn, openstaan voor nieuwe technologie, goed kunnen communiceren en zich belangeloos inzetten als het gaat om het ondersteunen van kwetsbare medewerkers.”