Waardering interne communicatie stijgt in coronatijd

Communicatieadviesbureau Orange Otters peilde in mei het effect van de coronacrisis op interne communicatie en samenwerking in organisaties. Opvallende uitkomst: het rapportcijfer voor de interne communicatie stijgt van een 6,7 naar een 7,3. Interne communicatie krijgt meer aandacht. Digitale samenwerksystemen, zoals Microsoft Teams, en videovergaderen zijn doorgebroken en gestegen in gebruik. Daarentegen is het contact met collega’s buiten het eigen team afgenomen. Lees hier alle effecten op interne communicatie en samenwerken uit het onderzoek.

Door de coronacrisis werkt bijna iedereen thuis. Dit heeft invloed op de manier van communiceren in organisaties. Honderd (voornamelijk communicatie-) professionals uit zowel profit- als non-profitbedrijven deelden hun ervaring in de online peiling. Vertegenwoordigde branches zijn: gezondheidszorg, (semi)-overheid, adviesbureaus, ngo’s, bankwezen, onderwijs en IT. Bijna 60% is werkzaam bij organisaties met meer dan 250 medewerkers.

De belangrijkste conclusies:

Rapportcijfer voor interne communicatie stijgt tijdens coronatijd
De waardering voor interne communicatie steeg van 6,7 vóór de coronacrisis naar 7,3 tijdens de crisis. Wat maakt deze verbetering? Veel respondenten meldden dat, door de crisis, de interne communicatie meer structuur kreeg. Directie stuurt bijvoorbeeld wekelijks een update via een nieuwsbrief, intranetbericht of vlogs. Dit biedt zekerheid en zichtbaar leiderschap. Ook is het cijfer hoger dan voorheen door de toename van het online samenwerken. En medewerkers doen over het algemeen meer moeite om elkaar op de hoogte te houden. Opvallend is dat bij de grote bedrijven (250+) het cijfer sterk is gestegen (van 6,7 naar 7,6). Bij bedrijven tot 250 medewerkers is dit nagenoeg gelijk gebleven (6,76 naar 6,72).

“We brengen nu een wekelijks videojournaal uit waarin de directeur betrokkenheid met alle medewerkers laat zien en waarbij hij belangrijke dingen toelicht. Verder brengen we extra wekelijkse (digitale) nieuwsbrieven uit. Daarnaast hebben we een speciaal coronadossier op intranet.”

Interne communicatie staat hoger op de agenda
Door de coronacrisis staat het onderwerp interne communicatie bij 67% van de organisaties ook hoger op de agenda. Goed nieuws voor de communicatieprofessional. Een mooie kans voor hen om het onderwerp hoog op de agenda te houden.

Contact met collega’s is afgenomen in coronatijd
Respondenten geven aan minder contact te hebben met collega’s buiten hun team. Dat is bij 67% van de respondenten het geval. Er is duidelijk behoefte aan verbindende activiteiten over teamgrenzen heen. Opvallend is dat het contact met de directie vooral gelijk is gebleven (43%). Met directe teamgenoten is het contact afgenomen (37%) of gelijk gebleven (34%). Bij direct leidinggevenden is het contact vooral gelijk gebleven (42%).

Vooral samenwerksystemen (zoals Microsoft Teams), videovergaderen en WhatsApp of chat zijn populair. Dat lijkt ook logisch; een samenwerksysteem biedt alles in één: chatten, videobellen en samen in documenten werken. Veel organisaties lijken daarop versneld overgestapt in de coronatijd. Dit biedt ook in de toekomst veel mogelijkheden voor online samenwerken. Intranet is het meest beschikbaar bij organisaties (76%), maar niet per se het meest gewaardeerd. Een mooie kans voor communicatieprofessionals om de toegevoegde waarde van intranet te versterken.

Meer thuiswerken en online first
Welke wensen voor interne communicatie zijn er in de toekomst? Respondenten zien de voordelen van thuiswerken: geen reistijd en meer vrije tijd. Velen ervaren meer concentratie thuis en meer rust dan in een kantoortuin. Thuiswerken zien de respondenten dus graag als het nieuwe normaal. Een gunstige bijkomstigheid: thuiswerken levert efficiëntere (lees: kortere) vergaderingen. Online vergaderen zal dus eerder regel, dan uitzondering worden: online first. Daarentegen is door het thuiswerken meer behoefte aan informele communicatieactiviteiten. Tot slot is de opkomst van meer zichtbare communicatie vanuit directie een must.