Pen en papier nog steeds essentieel om productief te kunnen zijn

Uit onderzoek van HP Nederland blijkt dat ondanks de verschuiving naar digitaal werken, Nederlandse ondernemers vaak op een offline’ manier structuur aanbrengen in hun werkdag. Uit ditzelfde onderzoek blijkt dat de mate waarin ondernemers zich productief voelen, afhankelijk is van omstandigheden – zoals de huidige pandemie. Ondanks dat 81% van de Nederlandse ZZP’ers en kleine bedrijven aangeeft gestructureerd te werken, geeft 35% van de ondervraagden aan dat ze sinds COVID-19 minder productief zijn dan voorheen: onder de ZZP’ers is dit zelfs 45%.

Offline behoefte in een digitaal tijdperk
In het digitale tijdperk van nu geven 2 op 5 respondenten aan dat zij op een gemiddelde werkdag te veel tijd achter een computer werken. Ondanks dat tegenwoordig vrijwel alles digitaal en online plaatsvindt, blijkt voor structuur en productiviteit de helft van de ZZP’ers voor een papieren agenda te kiezen (51%). Om structuur aan te brengen in een werkdag prefereert 50% van de ZZP’ers en kleine bedrijven de vertrouwde combinatie van pen en papier. Pen en papier worden voornamelijk gebruikt voor het maken van notities, het opstellen van checklists en actielijsten.

Focusexpert Mark Tigchelaar geeft aan: “Productiviteit staat als ondernemer bijna gelijk aan succes, want als je productief bent lever je output. Het is een middel om je bedrijf te laten groeien. Per dag worden we meer dan 200 keer gestoord. Dat is tijdens de huidige pandemie alleen maar toegenomen door de verschuiving naar online werken want bij elke e-mailnotificatie raak je afgeleid. Hoe meer je offline doet, hoe minder versnippert je werkt. Een tip die ik wil meegeven is het legen van je hoofd. Mensen hebben de neiging om alles in hun hoofd te doen, zoals het onthouden van een takenlijst. Hierdoor heb je geen controle over het remindersysteem in je hoofd en word je op de meest onhandige momenten afgeleid. Schrijf deze taken dus op, zodat je je hoofd leegmaakt.”

In de top drie van elementen die bijdragen aan gestructureerd werken staan volgens het onderzoek: middelen die helpen met het plannen van werkzaamheden, het stellen van prioriteiten en vaste werktijden. Daarnaast wordt ook de printer genoemd als essentieel hulpmiddel bij gestructureerd werken: 51% van de ondervraagden is het eens met de stelling dat een printer helpt om meer structuur aan te brengen in de dagelijkse werkzaamheden.

Om ondernemers en professionals op kantoor of thuis te helpen bij hun productiviteit, heeft HP een platform genaamd ‘HP Printables’ met beschikbare templates, adviezen en tools. Het platform biedt printbare templates voor bijvoorbeeld kalenders, weekschema’s, strategische plannen, inventarisatielijsten, facturen en oefeningen om het meeste uit een merk te halen. Veel content is gemaakt door experts, zoals focusexpert Mark Tigchelaar en merkleiderschapsexpert Denise Lee Yohn. Op deze manier wil HP professionals ondersteunen met het structureren van hun dagelijkse werkzaamheden.

Ondernemers denken mee
Focusexpert Mark Tigchelaar en ondernemers Sophia Tienstra, Kae Sutherland en Ellis ten Heuvel hebben voor dit HP-platform een speciale to-do-list template gemaakt waarmee zij het liefst werken. Deze templates worden ook beschikbaar gesteld op het platform zodat ook andere ondernemers hiermee hun productiviteit kunnen verhogen.

Tigchelaar: “To-do-lijsten zijn vaak te lang. Hierdoor streep je vaak de meest simpele taken als eerste af, om een goed gevoel te krijgen. Het effect is dat de zaken die er wel toe doen blijven liggen. Het is belangrijk om dit om te draaien en te beginnen met je belangrijkste taken. Vandaar dat mijn takenlijst een focusplanner heet en start met een top drie aan belangrijkste taken. Daarnaast werk ik graag met themadagen, zoals een dag specifiek voor afspraken. Door dit te bundelen wissel je minder en blijf je meer gefocust.”