Nederlandse bedrijven laten kantoormedewerkers massaal thuiswerken, maar nog niet de helft heeft hiervoor een protocol

Box stelt dat Nederlandse bedrijven een beleid voor thuiswerken moeten opstellen om zich te beschermen tegen dataprivacyrisico’s

Een ruime meerderheid (86 procent) van de kantoormedewerkers in Nederland heeft de mogelijkheid om op afstand van kantoor (‘remote’) te werken. Driekwart van de kantoormedewerkers maakt hier daadwerkelijk gebruik van. Toch heeft nog niet eens de helft van de bedrijven en organisaties waarbij het mogelijk is om op afstand te werken, een protocol opgesteld, waarin is vastgelegd aan welke regels medewerkers zich dienen te houden bij het werken op afstand (47 procent).

Dat blijkt uit onderzoek van Box, een toonaangevend bedrijf in cloud content management, dat is uitgevoerd door marktonderzoeksbureau Team Vier. Zonder heldere protocollen met richtlijnen over wat wel en niet is toegestaan als het gaat om werken op afstand, lopen bedrijven mogelijk risico’s op het gebied van dataprivacy en -beveiliging.

Betere controle op data
Vier op de tien werknemers zeggen wel eens bestanden te sturen vanaf het zakelijke naar het privé e-mailadres om op afstand te werken en werk af te ronden. Bijna een kwart (24 procent) heeft wel eens bestanden op de desktop geplaatst. Uit een recente steekproef van de Consumentenbond blijkt dat veel particuliere computers niet veilig zijn vanwege onder andere ongewenste, gevaarlijke of verouderde software die op deze computers staat.

Zo zou één op de drie thuiscomputers een veiligheidsrisico oplopen. Het sturen van zakelijke bestanden naar het privé e-mailadres en deze bestanden vervolgens opslaan op de thuiscomputer brengt dus mogelijk gevaren met zich mee.

Dan Farkas, VP EMEA Sales van Box: “Werknemers zijn de eerste lijn in dataprivacy en -beveiliging om datalekken te voorkomen. Tegenwoordig zijn strengere, nieuwe eisen van kracht over databeveiliging, datalekken en aansprakelijkheid, zoals met het inwerkingtreden van de GDPR-wetgeving en andere dataprivacyvoorschriften. Bedrijven moeten zich daarom steeds bewuster zijn van persoonlijke privacy en veiligheid, aangezien zij over enorme hoeveelheden gegevens beschikken, die te allen tijde veilig opgeslagen moeten zijn.

Werkgevers moeten hun werknemers daarom voorzien van heldere richtlijnen voor werken op afstand en werknemers de technische middelen bieden, waarmee ze veilig kunnen werken, zonder dat dit ten koste gaat van de voordelen van het werken op afstand.”

Balans werk en privé
Een goede werk-privébalans blijft voor Nederlandse werknemers belangrijk. Bijna de helft van de medewerkers die niet op afstand kunnen werken, zou dit wel graag willen (45 procent). En ruim de helft van de medewerkers (53 procent) vindt de optie om op afstand te werken belangrijk bij de keuze van een nieuwe werkgever.

Met name millennials zeggen hier waarde aan te hechten (62 procent). Farkas: “De eisen die werknemers stellen aan hun werkplek, verschuiven – een goede werk-privébalans wordt steeds belangrijker. Daarbij hoort de mogelijkheid om te kunnen werken waar en wanneer je wilt, en naadloos te kunnen schakelen tussen productiviteitsapplicaties om taken zo snel en efficiënt mogelijk af te ronden. En dat alles op een veilige manier. Het is dus ook belangrijk dat bedrijven niet alleen protocollen opstellen voor het werken op afstand, maar dat zij ook de workflow aanpassen aan de behoeften van de werknemers en hen de tools bieden, die een nieuwe manier van werken mogelijk maken.”