Hoe automatiseer je e-mailbeveiliging?

Datalekken worden zelden veroorzaakt door hackers of externe bedreigingen. Het zijn vaak juist de medewerkers van bedrijven die deze problemen veroorzaken. Maar liefst 82% procent van de datalekken is terug te leiden naar fouten die werknemers maken, blijkt uit cijfers van Verizon. Wat gaat er dan mis? Welnu, uit Zivver’s Freedom to Focus onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat 35% van de werknemers de afgelopen twee jaar een verkeerde bijlage in een e-mail heeft verstuurd, 25% klikte per ongeluk op ‘allen beantwoorden’ bij een gevoelige mail. Onhandig, maar het kan de beste overkomen. Het is dus zaak om de kans op dit soort fouten te minimaliseren. Maar hoe pak je dat aan?

De standaard ingebouwde beveiligingsfunctionaliteit die de meeste e-mailproviders bieden, zijn voor bedrijven niet toereikend. Werknemers zijn bijvoorbeeld niet in staat om per ongeluk verzonden e-mails terug te halen. Logisch, want de grootste e-mailclients maken het terugtrekken van e-mails praktisch onmogelijk. Gmail, Outlook en Microsoft zijn niet er niet op gericht om mensen de mogelijkheid te bieden basisfouten te vermijden. De intelligentie hiervoor ontbreekt. Zo is het voor deze systemen niet mogelijk om werknemers op de aanwezigheid van gevoelige gegevens in de hoofdtekst of in bijlagen van e-mails te wijzen. Het automatisch aanvullen van de ontvanger (Mark G, Mark B, Mark D?) maakt het veel te gemakkelijk om informatie naar de verkeerde persoon te sturen. Hebben we dit niet allemaal eens meegemaakt?

Kort gezegd zijn standaard e-mailclients zoals Google, Outlook en Microsoft 365 niet intelligent genoeg om je gevoelige e-mails en bijlagen te beschermen. Slimme automatisering zou in feite workflows moeten vereenvoudigen en ervoor zorgen dat werknemers geen onhandige fouten kunnen maken. Door het automatiseren van de uitgaande e-mailbeveiliging kan je menselijke fouten voorkomen. Hoe meer werknemers op regelmatige basis gevoelige informatie e-mailen, hoe groter het risico op menselijke fouten en dus de potentiële impact van een geautomatiseerde beveiligingsoplossing.

Met e-mailbeveiliging kunnen werknemers hun gevoelige e-mails met slimme functionaliteit en automatisering beveiligen. Zo werkt het:

• De efficiëntie verbeteren met behulp van naadloze integratie. Kies een oplossing voor e-mailbeveiliging die in je e-mailclient integreert en goed aansluit op het bestaande gedrag van werknemers. Als de oplossing geen native integratie heeft en niet gebruiksvriendelijk is, is de kans groter dat werknemers fouten maken of het protocol niet naar behoren volgen. Zivver integreert probleemloos met Outlook, Microsoft 365 en Gmail en garandeert de werknemers dat ze met een druk op de knop veilig kunnen mailen. Ze hoeven niet te wisselen tussen verschillende communicatieplatforms om veilig te zijn of hun werk te doen.

• Datalogging die de naleving ondersteunt. Door automatisch gegevens over e-mail en gebruikersactiviteiten te registreren, beschikken IT-managers over de nodige informatie om mogelijke data-incidenten snel te analyseren en maatregelen te nemen. De automatiseringsfunctionaliteit van Zivver biedt ook administratieve voordelen: registratie van audit- en communicatielogs, nagaan welke berichten werden ingetrokken en geopend, en welke waarschuwingen werden genegeerd. De functie “Bewijs van Levering” van Zivver voldoet aan de AVG en genereert wettelijk certificeerbare rapporten om te kunnen aantonen wanneer een bericht is verzonden, ontvangen en geopend.

• Leer van gebruikersgedrag om workflows te stroomlijnen. Onze slimme oplossing geeft gebruikers de mogelijkheid om te leren van hun gedrag en medewerkers op mogelijke fouten te wijzen. Medewerkers worden bijvoorbeeld gewaarschuwd over de aanwezigheid van een nieuw e-mailadres in het ‘aan’-veld en gevoelige informatie in de hoofdtekst en bijlagen van e-mails, voordat ze op verzenden klikken. Als de gebruiker besluit de e-mail te verzenden, krijgt hij niet opnieuw een waarschuwing wanneer hij soortgelijke informatie naar dat contact verzendt.