Open data bij gemeenten: obstakels, tips & best practices

Nieuwe kansen in de economie, het verbeteren van je eigen data en meer vertrouwen creëren bij de inwoners. Het openen van je data heeft voor de gemeente als organisatie vele voordelen. Maar het proces is uitdagend, want hoe open je als gemeente je data eigenlijk? Er zijn genoeg theorieën te vinden, maar we leren vaak nog het meeste van ‘best practices’. Welke obstakels kun je tegengekomen en wat zijn de ingrediënten die tot succes kunnen leiden?

Het onderzoek

Wij, studenten van de Hanzehogeschool Groningen, opleiding Informatiedienstverlening &
-management, deden onderzoek naar verschillende processen met betrekking tot het openen van data bij Nederlandse gemeenten. Ons onderzoek richtte zich met name op Gemeente Amsterdam en Gemeente Rotterdam, twee gemeenten die al gevorderd zijn met het inzetten van open data.

Tijdens het onderzoek zijn wij in gesprek gegaan met betrokkenen van het open data project bij de genoemde gemeenten. In deze gesprekken zijn we ingegaan op het opstartproces van het inzetten van open data en hebben we met name ingezoomd op de obstakels en de aspecten die hebben bijgedragen aan hun succes. Onze bevindingen staan beschreven in dit artikel. Om een beeld te vormen geven we eerst inzicht in wat de gemeenten Amsterdam en Rotterdam zoal gedaan hebben op het gebied van open data.

Amsterdam: Park shark & Bike Like a Local

De Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer Amsterdam (DIVV) kwam tijdens een verkeersonderzoek voor gemeente Amsterdam veel databronnen tegen. Deze databronnen waren veelal niet privacy gevoelig en konden dus zonder problemen worden gedeeld met de buitenwereld, zoals databronnen over Parkeren en Verkeer intensiteit. Amsterdam bekeek vervolgens wat ze neer konden zetten met deze informatie en welke mensen daarbij betrokken zouden worden.

Zo organiseerde ze het zogenaamde: DIVV Open Data Café onder het motto “Wij de data, u de apps”. Om er samen met ontwikkelaars, ondernemers, belanghebbenden en collega’s achter te komen wat belangrijke data zou kunnen zijn en wat er precies mee gedaan kon worden. Om de community van app-developers erbij te betrekken werd ‘Apps4Amsterdam’ georganiseerd. Dit was een hackathon waarin app-developers toepassingen bedachten voor deze data en streden voor een prijs. Uit dit project zijn onder andere twee succesvolle applicaties voortgekomen;

• Park shark: helpt mensen de goedkoopste parkeerplaats vinden;
• Bike Like a Local: helpt toeristen veilig te fietsen, informeert over hoe en waar een fiets te stallen en helpt met onthouden waar je je fiets gelaten hebt.

Rotterdam Open Data (ROD)

Rotterdam is een aantal jaar geleden begonnen met open data in samenwerking met Hogeschool Rotterdam. Ook ondernemende bedrijven zijn meegegaan in het proces. Hieruit is ‘Rotterdam Open Data’ (ROD) gestart. ROD heeft een website met een overzicht van de datasets die Rotterdam in huis heeft, welke applicaties en ideeën hieruit voort zijn gekomen en een forum- en evenementenoverzicht. Ook wordt er inzicht gegeven in het ontstaan van ROD. De gemeente Rotterdam ondersteunt en faciliteert deze ontwikkeling door data te blijven openen. De datasets die op ROD staan zijn vrij te gebruiken voor iedereen.

De obstakels voor gemeenten om data te openen

Het resultaat van onze interviews heeft ons onder anderen inzicht gegeven in de obstakels die gemeenten tegen kunnen komen bij het openen van hun data. Dit inzicht kan andere gemeenten helpen om beter te anticiperen en het risico op onaangename verrassingen te verkleinen.

Obstakel #1: weerstand vanuit de organisatie

Een van de meest voorkomende obstakels en ook meteen een van de meest gevaarlijke voor het proces, is weerstand vanuit de organisatie. Zeker bij gemeenten, omdat daar gewerkt wordt met privacygevoelige informatie. Bij medewerkers kan angst heersen voor het vrijgeven van gebrekkige informatie. De informatie kan foutief of incompleet zijn, waardoor ze bang zijn dat de inwoners hun vertrouwen verliezen in de gemeente.

Daarnaast kan het zijn dat data owners het gevoel hebben dat de data hun eigendom is. De data hoort bij hun specialisatie en zij hebben verstand van deze data. Als dit wordt vrijgegeven, kunnen anderen hier een eigen betekenis aan geven. Deze betekenis kan in de ogen van de data owner foutief zijn en daarom geven ze de data liever niet vrij.

Om weerstand vanuit de organisatie te voorkomen moet je er daarom voor zorgen dat de werknemers van de gemeente het voordeel in zien van open data, zodat ze een ‘open mind’ krijgen over open data.

Obstakel #2: weerstand vanuit het bedrijfsleven

Om als gemeente een succesvol open data programma te realiseren, is het essentieel om het bedrijfsleven voor je te winnen. Want open data die van toepassing is op een gemeente hoeft niet altijd vanuit de gemeentelijke organisatie zelf te komen. Ook het bedrijfsleven heeft waardevolle data over en voor een gemeente. Daarnaast kan het bedrijfsleven ook open data gebruiken om (mobiele) applicaties en/of websites te maken om hun service uit te breiden. Het bedrijfsleven kan dus zowel in de rol zitten van leverancier als in de rol van gebruiker van open data.

In het bedrijfsleven heerst over het algemeen meer weerstand dan binnen de gemeentelijke organisatie zelf. Bedrijven zullen altijd het gevoel hebben dat de data die ze hebben hun toegevoegde waarde is en hen concurrentievoordeel biedt. Dit is zeker niet altijd het geval.

Toch is het belangrijk om het bedrijfsleven mee te nemen in het opendataproces. Om ze over de drempel te krijgen, is het zaak gemeenschappelijke doelen te vinden en ondernemers in te laten zien wat de kansen zijn die er liggen als ze meegaan in het proces. Zo kunnen ze de open data gebruiken voor het maken van nieuwe (winstgevende) diensten.

Obstakel #3: tijd en financiën

Je data openen als gemeente is een duur en tijdrovend, maar lonend proces. Er moet binnen de gemeente tijd, ruimte en budget worden vrij gemaakt en in de beste situatie wordt er een werkgroep opgericht. Ook moet je als gemeente ervoor zorgen dat er steun vanuit de top is. Als deze steun er niet is, zal het proces niet uit de verf komen. Het is een proces dat veel aandacht nodig heeft en verdient, anders is het moeilijk om je data succesvol te openen.

Obstakel #4: training en begeleiding

De werkgroep die aan de slag gaat met open data moet enige affiniteit hebben met het onderwerp, maar er zullen uiteraard ook mensen mee in aanraking komen die niet bekend zijn met open data. Deze mensen moeten worden voorbereid op open data voordat ze er mee aan de slag gaan. Ze hebben training en begeleiding nodig zodat hun werk in goede banen wordt geleid.

Denk bijvoorbeeld aan een symposium over open data voor alle medewerkers om een eerste uitleg te geven over het onderwerp en gebruik deze gelegenheid meteen om iedereen het voordeel van open data te laten inzien.

Obstakel #5: waar is de data?

De data die vrij moet worden gegeven is aanwezig in de gemeente, dit is een feit. Maar de vraag is, waar en hoe is deze data te vinden? Het is vaak onduidelijk welke informatie waar is en wie de eigenaar er van is. Daarom moet er onderzoek gedaan worden om alle data boven water te krijgen. De data is vaak niet in een goed format aanwezig om het openbaar te stellen. Dit is een tijdrovend proces, want de data moet vaak ‘open data ready’ gemaakt worden.

Tips voor gemeentes: het succesvol openen van data

Naast de obstakels zijn er tijdens ons onderzoek ook duidelijke aspecten naar voren gekomen die bij hebben gedragen aan het succes van opendataprocessen. Hierna volgen daarom een aantal nuttige tips die gemeenten kunnen helpen bij de implementatie en organisatie van open data.

Tip #1: ruimte creëren

Het is van belang dat er ruimte voor het opendataproces wordt gecreëerd, zodat van daaruit een opdracht tot stand kan komen. Bij het creëren van zo’n opdracht moet je denken aan ondersteuning van boven, het aanstellen van een projectleider, een werkgroep, financiën etc. Dit hele proces van ruimte creëren kost tijd, maar is onmisbaar om je doelstellingen te kunnen realiseren.

Tip #2: het team

De juiste samenstelling van een werkgroep is van essentieel belang. Als eerste moet je kennis in huis hebben. Een juiste mix van specialiteiten, zoals communicatie & IT en mensen die kennis hebben van open data, vormt de basis van een goed proces. Maar niet minder belangrijk is dat je een team samen stelt van mensen die in het proces geloven en bereid zijn er tijd voor te maken.

Tip #3: community

Het opbouwen van een community kan een sterke basis vormen voor het opendataproces. Deze community kan onder andere bestaan uit ondernemers, mensen uit het onderwijs en werknemers van de gemeente. Als gemeente kun je evenementen organiseren voor deze community, waarin ervaringen kunnen worden uitgewisseld, kennis kan worden gedeeld en waar nieuwe ideeën uit voort kunnen komen. Een ander belangrijk voordeel is dat de community het proces in leven houdt.

Tip #4: ‘terug-meld’-functie

Geen enkele dataset is perfect. Dat zullen mensen van buitenaf ook gaan merken wanneer je als gemeente je data opent. Om de kwaliteit van je datasets te verbeteren, kun je met behulp van een goede terug-meld-functie input van buiten, zoals kritiek en verbeterpunten, opvangen en doorvoeren.

Tip #5: Hogeschool/Universiteit als veilige omgeving

Al eerder is gebleken dat samenwerking met een school veel waarde kan hebben voor de gemeente. In deze samenwerking kan de gemeente data leveren aan een hogeschool of universiteit, zodat studenten hier mee kunnen experimenteren. Een school is een veilige omgeving om nieuwe ideeën te ontwikkelen en deze te testen. De school heeft er op deze manier extra lesstof bij en de gemeente kan hieruit putten zonder onnodige risico’s te nemen.

Tip #6: begin klein

Ambities zijn onmisbaar voor elk proces. Maar om ervoor te zorgen dat je een goede start maakt met zo weinig mogelijk risico’s, is het van belang dat je klein begint. Bekijk eerst welke datasets gemakkelijk openbaar gemaakt kunnen worden, zoals datasets die niet privacygevoelig zijn. Zo creëer je veilige basis om op verder te borduren.

Ten slotte…

Een gemeente kan veel voordeel hebben aan het openen van de data, maar als het proces vastloopt, te lang doorloopt of te weinig voordeel oplevert wordt snel als een last gezien. We hopen dat de resultaten van ons onderzoek de kans hierop kunnen helpen verkleinen.