Enterprise social media + bureaucratie = bureauspace

Implementatie van enterprise social media (‘ESM’) blijkt bij grote organisaties in de publieke en private sector nog steeds om dezelfde 7 redenen te mislukken. Als je hier niets van leert is het resultaat een dure virtuele afspiegeling van je traditionele organisatie met de bijbehorende bureaucratie: een “bureauspace”.

Goed nieuws: veel ervaring met ESM sinds 10 tot 15 jaar

Veel grote organisaties worstelen al lang met dezelfde problemen.  Die problemen hebben vaak te maken met hun traditionele, command & control profiel inclusief hun traditionele hiërarchische structuur. Waardoor bovendien ‘horizontale’ samenwerking en kennisdeling niet wordt bevorderd. In tegenstelling tot wat veel mensen tegenwoordig denken (zie eerdere artikelen op Frankwatching hier en hier) zijn kennissystemen, open leeromgevingen en andere voorbeelden van het gebruik van ICT intern als ESM niet ‘nieuw’. Het is misschien nieuw voor jou, maar niet in de praktijk.

Zo zijn er de afgelopen 10 tot 15 jaar binnen veel grote kennisintensieve organisaties, waaronder grootbanken en (semi) overheidsinstellingen, vaker projecten geweest met als doel om o.a. kennis te delen, mensen beter samen te laten werken en cruciale kennis (voor de organisatie in relatie tot de klanten) te borgen. De meeste van die projecten zijn echter jammerlijk mislukt. En veelal om dezelfde redenen. Maar leveranciers hebben vaak liever niet dat dat bekend wordt.

Hieronder volgen de 7 belangrijkste manieren om er zeker van te zijn dat ook je nieuwe project met ESM mislukt en dat je met nieuwe technologie je eigen virtuele interne bureauspace creëert. Gegarandeerd.

De 7 grootste fouten bij ESM implementatie

Fout 1: je onderzoekt niet of er eerdere pogingen binnen je organisatie zijn geweest om ESM te implementeren en welke lessen je eventueel daaruit kunt trekken.

Fout 2: je onderzoekt niet wat de echte resultaten zijn van vergelijkbare projecten bij vergelijkbare organisaties. Uit ervaring blijkt vaak dat als je referenties van leveranciers natrekt, de resultaten vaak tegenvallen. En de projecten vaak zijn gestopt of dat de toepassingen bijna niet worden gebruikt.

Fout 3: je richt je alleen op de technologie en geeft onvoldoende aandacht aan de organisatiecontext waarbinnen het geheel moet draaien.

Fout 4: je laat je door de besluitvormers binnen de organisatie verleiden tot het inrichten van het ESM naar de formele structuur van de organisatie.

Fout 5: je besteed onvoldoende tijd aan het vooraf goed mappen van de cruciale kennisdomeinen binnen de organisatie, de gebieden die cruciaal zijn voor de klant.

Fout 6: je zorgt niet voor een continue feedback en implementatieloop tussen de belangrijkste gebruikers (‘ambassadeurs’ die eigenlijk ‘change agents’ zijn) en het implementatieteam.

Fout 7: je beloont deelname niet, je censureert en je bewaakt niet in het openbaar dat mensen voor het delen van hun kennis en hun mening niet gestraft worden (op welke manier dan ook).

Dit zijn de 7 belangrijkste problemen uit de praktijk van de afgelopen 10-15 jaar. Anno nu. Als je wilt weten hoe de kansen voor een succesvolle implementatie kunt verhogen……dan laat je overal het woordje ‘niet’ weg. Simpel toch?

Tot slot mijn persoonlijke tip: denk niet dat je de eerste bent die hiermee te maken krijgt…  dan ben je pas slim aan het ondernemen!