Tijd voor feel good productiviteit! Laat ‘het kan altijd beter’ los

De zomer is voor velen van ons een moment om letterlijk en figuurlijk wat afstand van het werk van alledag te nemen. Misschien een moment voor wat reflectie: hoe was de eerste helft van het jaar? Wat brengt de tweede helft? Dat kan ook gevoelens oproepen over wat je beter wil kunnen. Immers, hoe goed je ook functioneert, het kan altijd beter. Dat laatste kan zelfs druk geven, stress.

Als alles altijd beter kan, dan ben je nooit goed genoeg. Werken aan je productiviteit wordt dan toxisch: een vreugdeloze bron van stress en voortdurend tekortschieten. Hoogste tijd voor wat feel good productiviteit.

Beach body in 10 dagen, 7 meditatietips, sneller lezen en in 5 minuten door je mail!

Er zijn boeken, podcasts, YouTube-kanalen en nieuwsbrieven te over over productiviteit. Er is immers zoveel dat beter kan en er zijn zoveel best practices om te delen op zoveel terreinen. Er zijn zelfs nieuwsbrieven die niet aarzelen over de meest uiteenlopende zaken (stressvrij presenteren, waarom koud douchen en 21 tips over Powerpoint) dozijnen tips over je uit te strooien van de meest uiteenlopende soort.

Los van het feit dat het knap is dat de verzender zo’n brede kennis van tal van onderwerpen heeft en niet de top 3-tips deelt maar tientallen, zit er een ondertoon in. Het moet beter! Het is nooit genoeg! Anderen zijn veel beter dan jij, want die doen wel al die slimme, verstandige dingen wel.

Uiteraard wordt in veel adviezen ook ingegaan op ‘wat als het niet lukt’ waarbij vaak motivatie en discipline als sleutels genoemd worden. Oftewel: je moet het écht willen en als je geen zin hebt, dan maak je maar zin.

Strooien met productiviteitstips is schieten met hagel. De kans dat je wat raakt is klein en als je al wat raakt zijn het korrels die geen impact hebben. En, het kan een negatieve druk geven en toxisch worden. Ik heb ook boeken met allerlei tips gemaakt met het idee dat het altijd wel iemand helpt. Nu zou ik dat niet meer zo doen.

Er zijn tegengeluiden

Hier op Frankwatching kon je eerder lezen over meer mildheid als het gaat om persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld in het boek Je bent al genoeg van Thijs Launspach. Daarin staat zelf-acceptatie centraal en wegblijven bij ‘zelfpulp’-lectuur. Van daar uit kun je ontwikkelen. Dus niet om een gevoel van tekortschieten te compenseren, want dat lukt nooit.

Vanuit die acceptatie kun je veel beter zoeken naar verbeteringen. Maar zonder druk, met ruimte voor tegenvallers en falen, met een gezonde balans tussen je best doen en ontspannen.

Ook kon je eerder lezen hoe Oliver Burkeman in zijn boek 4.000 weken kritisch is over alle zelfhulp en onbevredigbare zoektochten naar de ultieme dag of week of jaar. Allemaal manieren om te optimaliseren en versnellen en slim te zijn en zo met van alles bezig te zijn behalve wat hier-en-nu gebeurt.

Jij versus de ander

In slimmer werken-workshops vragen we deelnemers een rapportcijfer te geven over hoe productief zij zich voelden vorige week. Doorgaans is een hoog cijfer de mate waarin het mogelijk was om gepland werk te doen en een laag cijfer het resultaat van een week met veel onderbrekingen en vragen van anderen.

Als we dan doorpraten blijken die vragen van anderen ook bij het werk te horen en uiteindelijk ook weer erg bevredigend te zijn, zoals samenwerken en helpen bijzonder positief zijn. Een spontane brainstorm was heel stimulerend. Een jonge collega met vragen verder helpen was erg nuttig. Uiteraard blijft er dan ander werk liggen maar deze ‘onderbrekingen’ wil je niet missen, toch? Misschien wil je ze beter managen en timen.

Communicatierichtlijnen

Kennelijk is de term productiviteit gaan betekenen dat je een plan maakt en afvinkt. In boeken als Deep Work van Newport staat terecht dat je als kenniswerker focus en aandacht wil richten op dat wat er toe doet. Maar om dan allerlei frictie in te voeren in communicatie en lastig vindbaar te zijn… Je kunt onderbrekingen managen en over samenwerking afspraken maken, zie ook de communicatierichtlijnen zoals die besproken worden in I AM TAO. Gerichte Communicatie in vijf stappen met een voorbeeld van communicatierichtlijnen.

Individueel werk holt werk uit

Thuiswerkers vinden het fijn minder onderbroken te worden. Maar sommige jongere collega’s missen hoeveel je kunt leren door met en naast elkaar te werken en af en toe even te sparren over kwesties. Daarvoor plan je niet altijd een gesprek. Werk is sociaal en veel van wat werk waardevol maakt, is dat wat je met anderen samen doet. Die te grote focus op individueel gepland werk, holt uiteindelijk werk uit.

Feel good productivity

Een fris tegengeluid is het eerste boek van arts/YouTube’er Ali Abdaal: Feel Good Productivity. How to Achieve More of What Matters to You. In oktober verschijnt de Nederlandse vertaling bij BusinessContact met als titel Feel-good productiviteit. Hoe je met plezier meer kunt bereiken.

Het uitgangspunt is dat productiviteit te vaak geassocieerd wordt met moeten. Dat aansporingen om met wilskracht, uitdagende doelen of motivatie dat te doen waar je niet toe komt vaak niet werkt. Of zelfs averechts werkt: waarom kunnen anderen dat wel en ik niet?

Abdaal beschrijft in de inleiding hoe hij als beginnend arts de meest onmogelijke uren moest maken en ongelooflijke belangrijke beslissingen moest nemen in grote hectiek. Met meer uren maken, nog minder slapen werd het er allemaal niet beter op. Het voelde als een strijd die niet te winnen was. Totdat hij onderzoek las dat vrij onomwonden stelde dat een mens het best presteert in ontspanning. Eigenlijk een erg logisch uitgangspunt. Tegelijkertijd zelden de basis voor teksten over productiviteit.

It would take me a few months. But I was stumbling my way to a revelation: that everything I’d been told about success was wrong. I couldn’t hustle my way to becoming a good doctor. Working harder wasn’t going to bring me happiness. And there was another path to fulfilment: one that wasn’t lined with constant anxiety, sleepless nights, and a concerning dependence on caffeine.

I didn’t have all the answers, not by a long shot. But for the first time, I could make out the beginnings of an alternative approach. An approach that didn’t hinge on exhaustingly hard work, but on understanding what made hard work feel better. An approach that focused on my wellbeing first, and used that wellbeing to drive my focus and motivation second. An approach I would come to refer to as feel-good productivity.

Het uitgangspunt van het boek wordt een helder uitgangspunt:

Positive emotions are the fuel that drives the engine of human flourishing

Op drie terreinen geeft Abdaal best practices over drie thema’s.

• Part 1 Energise: play, power, people
• Part 2 Unblock: seek clarity, find courage, get started
• Part 3 Sustain: conserve, recharge, align

Nu kun je stellen dat ook die negen thema’s weer heel wat zijn om aan te pakken maar de praktische en lichte toon die Abdaal hanteert maakt het meer een gereedschapskist waar je uit kiest wat je nu het meest kan helpen. Per thema zijn er experimenten die je kunt doen om met dat thema aan de slag te gaan.

Tips om in beweging te komen

Zo lees je in deel 2 Unblock tips om in beweging te komen en actie te ondernemen die in het boek concreet gemaakt worden:

• Verminder omgevingsfrictie om te beginnen, maak beweging de standaardoptie. Heb de tekst waar je aan wil werken openstaan. Leg de A4’tjes die je uit wil werken op je toetsenbord.
• Verminder emotionele frictie. Overwin dit door de 5-minutenregel te gebruiken. Als je geen zin hebt iets te doen, hoef je er maar 5 minuten aan te werken (James Clear stelt in Atomic Habits 2 minuten voor) en dan mag je stoppen. Stop je, prima! Beter iets gedaan dan niks. Vaker zul je merken dat eenmaal aan de gang je doorwerkt.
• Bepaal volgende acties om niet vast te lopen. Als je stopt, zet dan in je takenlijst de eerste concrete stap die je kunt zetten als je er weer aan gaat werken.
• Volg voortgang. Zet vinkjes op een kalender per stap die je zet of leg paperclips op een stapel voor elke taak die je doet.
• Zoek een verantwoordelijkheidsmaatje. Samen is vaak makkelijker dan alleen.
• Vergeef jezelf. Focus op kleine overwinningen in plaats van (alleen) op kleine verliezen. Wat ging er goed vandaag? Hoera! Het heeft geen zin te betreuren wat lastig ging, want daarmee is de uitkomst niet anders.

Think Like a Productivity Scientist

Aansluitend op het laatste advies schrijft Abdaal een epiloog. Zorg in momenten van reflectie dat je dat wat deed en niet deed en hoe je deed wat je deed als data voor analyse en reflectie. Iets niet gelukt? Interessant, waarom niet? Wanneer lukt dat wel? Wat kun je dus beter doen of wat moet je vaker doen? Schaamte, schuld en andere negatieve gevoelens helpen je niet. Analyseer, stuur bij en word beter. Misschien makkelijker gezegd dan gedaan, maar een wezenlijk verschil.

Het kan helpen om voordat je het boek van Abdaal gaat lezen of op andere plekken inspiratie zoekt voor groei en verbetering je eerst analyseert wat je precies beter of anders wil doen. Wat is een bottleneck die met een kleine verbetering veel impact heeft? Analyseer, reflecteer en vraag anderen wat dat ene punt is (meer mag niet) waar je aan kunt werken en waar elke verbetering wezenlijke impact heeft. En laat alle andere (meestal) goed bedoelde tips lekker liggen.

Maak er een sociaal project van

Natuurlijk kan alles altijd beter maar dan gebeurt er niks en voel je je daar weer slecht over. Zoek het belangrijkste knelpunt te verbeteren en zoek gericht naar verbeteringen daarvoor. En als dat naar tevredenheid is gebeurd, kun je weer eens verder kijken. Maak er vooral ook een sociaal project van: met anderen leren, verbeteren en experimenteren is stimulerend en leidt tot een veel snellere leercurve.

Stop toxische productiviteit, verbeteren als positief proces

Voorkom stress door voortdurend beter te willen zijn en productiever te willen worden. Neem als uitgangspunt dat verbeteren een positief proces moet zijn waar je lol in hebt. Zoek de bottleneck in jouw productiviteit en verbeter alleen die. Met die focus wordt het proces eenvoudiger. En als het een keer niet zo lekker gaat, onderzoek waarom niet en wat daaraan te doen is.