Je eigen AI-assistent voor offertes & andere klussen

Sommigen van ons stellen zich AI voor als een monster dat om zich heen grijpt en al onze banen afpakt, terwijl we reddeloos omhoog staren naar wie ons komt helpen. Laten we het eens van een andere kant bekijken: AI kan je werk ontzettend veel leuker maken, want je kan alle stomme dingen nu laten doen door een eigen leger van robotjes.

Omdat veel van jullie regelmatig met offertes te maken hebben, leg ik in dit artikel uit hoe je als schrijver van offertes AI omarmt en integreert in je dagelijkse werk. En hoe je omgaat met de angst en onzekerheid die deze verandering met zich meebrengt. (Ik ging hier samen met co-host Saskia Kerkhof en AI-goeroe Edwin Vlems bij De Offerte Podcast dieper op in.)

Straks nemen robots mijn werk over

Daar zit de angel. Mensen zijn bang dat robots hun werk overnemen. Ja, dat klopt. Voor een deel. Maar je kunt hem ook omdenken. Het is een lekker idee dat je niet meer uren kwijt bent aan het schrijven van die complexe offerte. Je voert je verkoopgesprek, maakt notities, geeft ze aan je AI-assistent en zij maakt er een samenhangend verhaal van.

Je rol verandert. En verandering is spannend.

Mensen zijn van nature terughoudend om hun vertrouwde manieren van leven en werken los te laten. Vooral als je het gevoel hebt dat je geen controle hebt over de veranderingen die plaatsvinden. Dat was zo toen de drukpers werd uitgevonden, toen televisies in de huiskamer verschenen en toen het internet opkwam. Zijn we allemaal toch heel aardig te boven gekomen.

Beschouw AI als een partner waarmee je de kans krijgt je efficiëntie te verhogen. Met de komst van AI komen er binnen de sales nieuwe rollen, nieuwe vaardigheden en nieuwe manieren van werken die het beste uit onszelf kunnen halen.

Robot als partner

De traditionele rolverdeling tussen mens en machine vervaagt. AI is niet langer een gereedschap, maar evolueert naar een partnerschap waarin menselijke verkopers en AI als gelijkwaardige teamgenoten samenwerken.

Edwin Vlems – AI-goeroe van beroep – schreef in twee uur tijd het boek “The Personality Economy”, samen met zijn AI-assistent. Twee uur. Waar hij voorheen een halve of hele dag nodig had voor het schrijven van teksten voor een webpagina die geoptimaliseerd is voor zoekmachines, doet hij dat nu in tien minuten. Tien minuten. Inclusief keyword-analyse en metadescription. Met dit eerste geprompte boek verraste hij zelfs zichzelf met eye-openers over bijvoorbeeld emotionele intelligentie.

Als dat mogelijk is, dan kan dat ook met offertes. Sterker nog, als je alle opgebouwde kennis over missie, visie, strategie, URL van de website en je gespreksnotities aan je AI-assistent geeft, dan schrijft zij voor 90% je offerte. Je hoeft ‘m alleen nog een beetje bij te werken, en klaar!

Met AI heb je je persoonlijke assistent altijd beschikbaar. Ze kan je helpen met het schrijven van teksten voor je offerte. Ze maakt een structuur, een samenhangend verhaal van je notities en rekent ook nog voor je uit hoeveel tijd je per onderdeel kwijt bent. Fouten en tegenstrijdigheden pikt ze er zo uit als je ook nog een jaarplan uploadt waarin de missie en visie uitgebreid staan omschreven.

Net zoals met een echte assistent controleer je natuurlijk altijd of de output klopt. En net zoals met een echte assistent krijg je meer gedaan als je aardig tegen haar bent. Dat geldt ook voor robots.

Hoe aardiger en menselijker je met de robot communiceert, hoe beter het resultaat is dat je terugkrijgt. Bedank de robot voor het resultaat, geef complimenten en geef ze het gevoel dat je het samen doet. Het grote voordeel van robots is dat ze niet boos worden als je niet aardig doet, maar de kwaliteit van hun output gaat omhoog als je het wel doet. Echt, probeer maar.

Beschouw robots als gelijkwaardige teamgenoten. Een samenwerking waarbij je je AI-assistent begrijpt, haar capaciteiten kent en haar kracht benut om de verkoopprestaties van jullie samen te verbeteren. Wijs dus niet alleen maar taken toe, maar doe het echt samen. Stel gerichte vragen aan je AI-assistent, luister en leer van haar reacties.

Van hard naar soft skills

Jouw rol verandert, want AI neemt taken van je over. De waarde van je werk verschuift van hard skills naar soft skills en menselijke interactie. Als professional is het goed om je daar bewust van te zijn.

We verschuiven daarmee met zijn allen van een kenniseconomie naar een ‘Personality Economy’. Een economie waarin het allemaal draait om menselijke verbindingen en het opbouwen van relaties die oprecht en duurzaam zijn. Een economie waarin emotionele intelligentie, creativiteit, authenticiteit en personal branding onmisbaar zijn.

Het is niet meer voldoende om alleen kennis te hebben van je producten of diensten. Je moet in staat zijn om op een authentieke en empathische manier met klanten om te gaan. Dit betekent luisteren naar hun behoeften, begrijpen wat hen motiveert en het bieden van oplossingen die oprecht waarde toevoegen aan hun leven.

Dat klinkt als een uitdaging. Ik word er alleen maar enthousiast van. Het betekent dat ik me bezig kan houden met de leuke dingen van mijn werk. Mijn AI-assistent kan alle randzaken voor me op een rijtje zetten.

Aan de slag met je AI-assistent!

We gaan er voor het gemak vanuit dat ik je met mijn voorgaande woorden aan het denken heb gezet over AI. Dan ben je er nu klaar voor om je volgende offerte samen met je AI-assistent te schrijven. ChatGPT, Claude AI en Perplexity AI zijn wat mij betreft op dit moment de beste tools. Microsoft Copilot maakt samenwerken met AI een stuk laagdrempeliger – het aanbod verandert iedere dag.

Neem alle informatie die je vandaag gelezen hebt mee in het opnieuw definiëren van de relatie met jouw AI-assistent. Schrijf je prompts (de vragen die je stelt aan je AI-assistent) kort, duidelijk en met een menselijke touch. Probeer je toon aan te passen, vraag of de output iets informeler of juist formeler kan. Zie je in de output dat je AI-assistent informatie mist, geef haar dan die informatie, zodat ze zichzelf kan verbeteren. Werk echt samen!

Als je de smaak te pakken hebt, krijg je met AI de kans om:

• je verkoopproces te stroomlijnen
• de kwaliteit van de output te verbeteren door je AI-assistent eerdere succesvolle offertes te laten analyseren
• inzichten te verkrijgen die nieuwe offertes kunnen informeren
• tijd te besparen met het genereren van gestandaardiseerde secties van je offertes, zoals bedrijfsinleidingen of projectbeschrijvingen

Let wel: hou altijd rekening met gevoelige bedrijfsinformatie. Haal identificeerbare informatie uit de offertes die je meeneemt in je prompt, of als het echt niet anders kan, zorg er dan voor dat je toestemming heb om persoonsgegevens op die manier in te zetten.

Dromen van mijn eigen AI-team

AI staat echt nog in de kinderschoenen. We moeten wennen aan het idee, maar de ontwikkelingen gaan dusdanig snel dat we er goed aan doen om nu al een plan te trekken. Denk daarbij niet alleen aan teksten, maar ook aan visuals en video’s.

Ik kijk uit naar het moment dat alles samenkomt en ik aan mijn eigen AI-team mijn gespreksopname met een klant voorleg. De ene gaat transcriberen, de ander schrijft de offerte en weer een andere levert visuals aan die mijn verhaal ondersteunen. Kan ik me lekker bezighouden met het werken aan mijn klantrelaties. En misschien klap ik dan mijn laptop eindelijk een keer om 17:00 uur dicht.