Filter
ChatGPT Gericht en stressvrij aan de slag: tips & tools voor de tweede helft van 2024
Uitzoomen, evalueren… In de zomerperiode voelen we vaak wat meer ruimte om te kijken naar hoe we werken. En of dit voor ons werkt. Met als doel om de tweede helft van het jaar vol focus verder aan de slag te gaan. En hopelijk met minder stress.
Ik neem je mee in interessantste learnings uit 24 artikelen over slimmer werken en persoonlijke productiviteit, ingedeeld in de onderdelen ‘gericht aan de slag’ en ‘stressvrij werken’. Natuurlijk mogen handige AI-tools niet ontbreken. Na het lezen van deze summerread ben jij helemaal klaar om in of na de zomervakantie met frisse focus van start te gaan.
1. Gericht aan de slag 🎯
De draad oppakken met je jaarthema
Arjan Broere beet op het Frankwatching-blog in 2024 de spits af en adviseerde te gaan werken met een jaarthema. Wat dit is?
“Een jaarthema is een woord dat voor jou samenvat waar je dit jaar meer van wil meemaken, beter in wil worden, meer aandacht en tijd aan wil besteden.”
Zo’n thema helpt je kleine dagelijkse beslissingen anders te laten verlopen. Zoals ‘het jaar van de verfijning’, of ‘het jaar van authenticiteit’. Ook prettig: zo’n thema kan ook een seizoen beslaan, denk aan ‘de herfst van minder’.
Ik vroeg Arjan – die samen met Lianne Terpstra in september het boek De kleine gewoontes (affiliate) uitbrengt – wat je kunt doen als je jouw thema na een tijdje toch uit het oog bent geraakt. Hoe pak je de draad weer op en hou je het wel vol?
“In zijn boek Elementaire Gewoontes (affiliate) geeft James Clear een waardevol advies: sla nooit twee dagen over. Stel, je hebt de gewoonte ontwikkeld om elke ochtend tien minuten te mediteren. Eén dag overslaan kan gebeuren door onverwachte verrassingen of drukte, bijvoorbeeld als je ineens vroeg op pad moet voor een belangrijk werkoverleg. Dat is oké. Het belangrijkste is wat je de dag erna doet. Op die tweede dag sta je namelijk op het punt om je gewoonte weer op te pakken of het project op te geven.
De tweede dag is cruciaal
Die tweede dag is dus cruciaal. Zie de dag waarop je jouw nieuwe gewoonte niet doet als een leermoment: wat gebeurde er, waarom lukte het niet, en was het een bewuste keuze om je gewoonte even los te laten? Prima, morgen is er weer een nieuwe kans. Vermijd het alles-of-niets-denken. Denk niet in termen van “ik heb de gewoonte wel of niet,” maar zie het als een continuüm. De trend is belangrijker dan incidentele tegenslagen; zolang je vooruitgang boekt en verbetert, is een klein dipje geen probleem.
Gebruik elke dag dat je jouw nieuwe gewoonte niet doet als data. Analyseer wat er gebeurde en waarom, en pas je aanpak aan om te blijven groeien en verbeteren. Zo zorg je ervoor dat je je jaarthema weer oppakt en volhoudt.”
Apps voor houvast bij het realiseren van je doelen
Overal is wel een app voor, ook voor het volhouden van je jaarthema of andere goede voornemens. Mijn collega Willemijn van Rossum du Chattel noemt er een aantal in dit artikel. Twee apps licht ik uit:
- De app Way of Life is er zowel voor Android als voor iOS. Je vult in welke gewoontes je wil af- of aanleren en in de app kun je, door middel van een schema, bijhouden hoe dit gaat.
- Wil je een tijdje geen ruis? Dan kun je met Freedom tijdslots instellen voor al je apps. Als je de app toch wil openen, dan zie je dat de app geblokkeerd is. Dit kun je aan- en uitzetten. Je kunt de app downloaden voor Android en iOS.
Je ervaren controle vergroten
“Als je controle over je omgeving ervaart, dan krijg je niet alleen grip op je geluk en gezondheid, maar ook op je professionele prestaties,” zo begint Niels Vink zijn artikel. Welke psychologische mechanismen spelen een rol bij het vergroten van jouw ervaren controle?
Een van die mechanismen is de kunst je eigen proces te blijven verbeteren, door te blijven reflecteren. Sommige mensen hebben geleerd om terug te kijken naar hoe ze iets voor elkaar hebben gekregen en dit proces te verbeteren. Meer zelfreflectie leidt dan tot meer ervaren controle over het proces. De twee andere manieren vind je hier, inclusief een oproep aan bedrijven die zich zouden moeten inzetten om grip te vergroten.
Bewust prioriteren
Nog niet zo lang geleden publiceerden we dit artikel over ‘bewust prioriteren kun je leren’. Ik vroeg auteur Marc de Burlet om een prioriteer-tip voor na de zomervakantie:
“Goed prioriteren begint met je einddoel goed in gedachten te houden. Dit einddoel kan je onderscheiden in drie belanghebbenden: je organisatie-, je team- en de belangrijkste: je eigen doel. Zoals Stephen Covey al zegt: ‘Begin met het eind voor ogen’.
Tijdens vakanties kijk ik zelf graag naar mijn eigen doelen en of die passen bij de doelen van de organisatie waar ik werk. Lopen die nog samen, dan kan ik weer fluitend naar mijn werk. Merk ik dat de doelen uit elkaar liggen, dan weet ik dat ik iets moet aanpassen.
Wat helpt dit dan met prioriteren? Als je het einddoel scherp hebt, kan je elke nieuwe keuze toetsen aan dit einddoel en jezelf de vraag stellen: ‘Is dit belangrijk voor het eindresultaat?’. Zo kan je scherpstellen wat jouw prioriteiten zijn en als die gelijk liggen aan het doel van de organisatie, is dit dus gelijk.” Lees hier alles over hoe je bewust leert prioriteren.
Start met asynchroon werken
Benieuwd naar nog een manier om gerichter te werken en meer energie, tijd en motivatie te krijgen? Probeer je werkweek eens anders te benaderen en asynchroon te gaan werken. Louis Goulmy beschrijft in zijn stuk wat de kern hiervan is:
“Het gaat erom dat we de professional vrij laten om zelf te bepalen waar, wanneer, met wie, hoe en hoelang het werk gedaan kan worden. Dus nee, we klokken ook niet meer. Weg met de 8-urige werkdag als norm.”
Want, hoe effectief kunnen we eigenlijk zijn in een werkweek van 40 uur, en dat 8 uur per dag? Een uitdaging hierbij is natuurlijk dat asynchroon werken lang niet overal mogelijk is. Maar er zijn volgens Louis wel kleine stappen die je kunt zetten om meer controle te krijgen op de invulling van je werkdagen:
“Vanaf nu stop je met verplichte aanwezigheid, ook bij vergaderingen. Voer je een vergadervrije dag, dagen of misschien zelfs weken in. Wees zuinig op je eigen tijd (en energie), maar ook op die van je collega. Tijd is de enige valuta die we maar één keer kunnen uitgeven (en niet meer terug kunnen verdienen).”
Gebruik de lean-methode
In projecten wordt de lean-methode steeds populairder, dit is een managementfilosofie die gericht is op het continu verbeteren van processen. Het benadrukt het belang van het elimineren van verspilling, om zo waarde voor de klant te maximaliseren. Dit houdt in dat elk aspect van de bedrijfsvoering, van productontwikkeling tot klantenservice, kritisch wordt bekeken en geoptimaliseerd.
De lean-methode omvat verschillende principes en technieken:
- Kaizen (continue verbetering)
- Just in Time-productie (minimaliseren van voorraadkosten)
- De 5S-methode (een werkplekorganisatiesysteem)
Meer weten? Guido Schilperoort gaat hier in dit artikel dieper op in.
Manieren om ‘stuff done’ te krijgen
Josje van Beek deelt meerdere manieren om je werk ook echt af te maken. Eigenlijk vallen die manieren volgens haar allemaal onder ‘agile werken’. Zo is het de kunst je werk klein te maken. Een tip hierbij:
“Als je acties en besluiten deelt na een overleg heb je ook een klein stapje gezet. Die samenvatting heeft waarde en is in feite een sub-deliverable in je project.”
Benieuwd naar andere 6 best practices? Die lees je hier.
2. Stressvrij werken 🧘♂️
Werk-privébalans: je grenzen aangeven
Uit onderzoek blijkt dat dertig procent van de werkenden het gevoel heeft dat van hen wordt verwacht dat zij steeds vaker buiten werktijden bereikbaar zijn. Misschien merk jij ook dat je te vaak ‘aanstaat’ in je privéleven. Leonie Gorissen ziet een belangrijke rol voor leidinggevenden die het gesprek aan moeten gaan en duidelijke afspraken moeten maken.
Misschien is zo’n gesprek na de zomer handig om je grenzen aan te geven. Denk hierbij aan vragen als:
- Hoe voel je je over de huidige verwachtingen wat betreft bereikbaarheid?
- En zijn er bepaalde momenten waarop je merkt dat de werk-privébalans uit evenwicht raakt?
Meer tips lees je in dit artikel van Leonie.
Je kunt niet altijd productief zijn
Met het constant aanstaan, moet je oppassen voor de ‘productiviteitsval’. Dit deelt Louis Goulmy in dit artikel. Doordat we nutteloze werkzaamheden weghalen, denken we nog meer te kunnen doen.
Maar feit is dat we juist daardoor niet meer de natuurlijke rustmomenten hebben, zoals uit het raam staren als je aan het printen was. Louis: “Hierdoor stapelen we nog meer vermoeidheid op en alhoewel we denken het allemaal wel aan te kunnen, is dat een illusie.”
Hoe dat ook nog je innovatievermogen hindert, lees je hier.
Goed voor jezelf zorgen
Volgens TNO is stress op het werk beroepsziekte nummer 1. In deze boekrecensie over Stress is een kunst (affiliate) gaat Timo Hans de strijd aan. Niet met de stress, maar met de in zijn ogen verkeerde perceptie. Na een kort pleidooi om je vooral te focussen op de klachten in plaats van de stress, geeft hij zijn lezers in zijn boek handvatten om goed voor jezelf te zorgen.
- Een betere nachtrust
- Beter ademhalen
- Betere voeding
Dit zijn volgens hem dé sleutels. Roy van den Anker vertelt hier meer over in zijn recensie.
Lessen uit krijgskunsten
Hoe houd je balans en sta je stevig? Arjan Broere las het boek Als een krijger in de kantoortuin (affiliate) en deelt in zijn recensie wat je kunt doen in stressvolle situaties:
“Als stress opkomt of als je ergens aan het wachten bent, kun je een ademhalingsoefening doen. Bijvoorbeeld in 4 tellen inademen, 4 tellen je adem inhouden, in 4 tellen uitademen en 4 tellen je adem inhouden. Dat herhaal je. Uiteraard adem je eerder als het ongemakkelijk voelt.”
Ook kun je leren hoe je in spannende situaties (denk aan een verbale aanval door een collega) je reflexen weet uit te schakelen en verstandig reageert. Je leest erover in dit stuk.
Een stressvrij team
Voor managers is er een belangrijke rol weggelegd om op signalen van werkstress binnen het team te letten, omdat onbehandelde stress uiteindelijk kan leiden tot langdurig verzuim.
Kari Littley vindt het belangrijk dat managers voor een veilige werkomgeving zorgen, zodat stress bespreekbaar wordt:
“Daarvoor moeten managers een cultuur stimuleren waarin medewerkers zich veilig voelen om hun problemen aan te kaarten. Vergeet ook niet om hier ruimte aan te geven tijdens teammeetings. Dit kan waardevol zijn voor alle collega’s, omdat het hele team op de hoogte is van wat er bij iemand speelt. Doe dit niet alleen in de eerste maanden van het jaar, maar kom hier regelmatig gedurende het jaar op terug.”
In dit artikel zet Kari op een rij wat je nog meer als manager kan doen om stress in een team te reduceren.
Je emoties inzetten
Als ondernemer hoop je op meer vrije tijd, een beter salaris en je eigen baas te zijn. Maar in de praktijk is dit niet altijd het geval en ervaren sommige ondernemers juist méér stress en werkdruk, terwijl anderen fluitend aan het werk gaan. Dit verschil zit hem in de manier waarop emoties worden ingezet, deelt Kim de Klerk in dit stuk.
Kim schrijft in haar recensie van Echte ondernemers huilen (niet) (affiliate) onder andere dat je kunt werken aan hoe je je voelt. Door te werken aan hoe je je voelt, heb je een positieve invloed op je interoceptieve signalen. En, zoals je eerder in deze summerread kon lezen, komt dit neer op dat je ervoor moet zorgen dat je goed eet, voldoende drinkt, beweegt en slaapt. En neem tijd voor je sociale contacten. Mensen worden gelukkig van mensen.
Maar ook kun je je omstandigheden veranderen en meer. Je leest erover in dit stuk.
3. Handige AI-tools & apps 🔧
In deze summerread over productiviteit mogen AI-tools en apps niet ontbreken. Zo kunnen ze je werk vereenvoudigen, waardoor je tijd bespaart. Maar voordat ik een overzicht met je deel, ga ik nog even in op de kunst van goede prompting. Want hoe beter je hierin wordt, hoe meer tijd je ook kunt besparen.
Oefenen met prompts schrijven
Om beter te worden in prompting, moet je vlieguren maken. Kim Pot deelt 12 oefeningen in haar artikel. Plan (deze zomer?) tijd in om te oefenen met het schrijven van prompts en de skills die daarbij komen kijken. In de dagelijkse hectiek komt het er vaak niet van en dan krijg je, net als je het zo hard nodig hebt, geen bruikbaar antwoord van ChatGPT.
Snel een formulier online
Formulier nodig? In dit artikel vind je voorbeelden, mét screenshots, van wat verschillende AI-tools hierin voor je kunnen betekenen.
Je taken beheren
Werk je met Microsoft? De nieuwe Microsoft Planner is ontworpen als een geïntegreerde taakbeheer-oplossing binnen Microsoft 365. Het combineert Microsoft To Do, Planner, de webversie van Project en Copilot. Lees er alles over.
Apps & AI-tools voor jouw video’s
Snel en simpel social video’s maken, bewerken en publiceren? In dit stuk een overzicht van 10 tools om je op weg te helpen met je social video’s.
Slimme features in Canva
Nog gemakkelijker, sneller én efficiënter werken in Canva? Bekijk de nieuwe features in dit artikel eens. Eentje licht ik uit: Magic Write. Met deze feature kun je de ‘stem’ van jouw bedrijf gemakkelijk toevoegen. Stel je hebt tekst staan op je ontwerp en je wil dat deze past bij hoe het bedrijf dit zou zeggen, dan hoef je alleen op deze knop te klikken.
Wil je nog meer Canva-tips? Ook in dit stuk vind je manieren om er alles uit te halen. Wat denk je van de mogelijkheid een ontwerp in 1 klik naar eigen hand te zetten?
We raakten niet uitgepraat over de mogelijkheden met Canva, ook dit artikel helpt je verder. Wist je bijvoorbeeld dat je de kwaliteit van je afbeeldingen kunt verbeteren met Canva’s Enhancer?
Andere ontwerptools
Eens met iets anders aan de slag dan Canva voor eenvoudige contentcreatie? Denk dan aan Snappa, Easil of Pixl. Mijn collega Nina bespreekt 9 handige ontwerptools in dit overzicht.
Tools voor SEO
En natuurlijk zijn er ook allerlei handige tools voor zoekmachineoptimalisatie. Maar zie je door de bomen het bos niet meer? In dit artikel krijg je onder andere uitleg bij Google Bard en Jasper.ai.
Slimmer samenwerken in Slack
Ook aan de tool Slack worden steeds handige (AI-)features toegevoegd. Ken je bijvoorbeeld Canvas al? Dit kun je gebruiken voor:
- Actie-items bijhouden
- Notities van vergaderingen vastleggen
- Relevante links en bronnen delen
- Een overzicht maken voor het kanaal met veelgestelde vragen
Met deze read ben je op de hoogte van alle mogelijkheden.
Handigheden bij het maken van een podcast
Ik sluit af met een overzicht van AI-tools voor je audioproducties. Zo kun je ze gebruiken om je podcasts te transcriberen en om het geluid te optimaliseren. Meer ideeën en tips hiervoor? Die vind je hier.
Frisse focus
Ik hoop dat deze tips en tools je inspireren! Hoe zorg jij voor een frisse focus? Begin je daar in de zomer al mee, of is Q3 een ideaal moment om hier bewust mee aan de slag te gaan? Ik ben benieuwd naar jouw aanpak.
Over de auteur
