De arbeidsmarkt blijft een slagveld: het belang van een onboardingproces

In de huidige krappe arbeidsmarkt is het voor organisaties niet alleen belangrijk om talent aan te trekken, maar ook om nieuwe medewerkers te binden en te behouden. Zeker gezien de verwachting van onder meer het UWV dat de krapte alleen nog maar zal toenemen door de dubbele vergrijzing. Niet alleen gaan er de komende decennia heel veel mensen met pensioen, deze groep wordt ook veel ouder. De arbeidsmarkt zal dus nog wel een slagveld blijven.

Een gestructureerd onboardingproces speelt hierbij een sleutelrol. Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel productief worden en zich verbonden voelen met de organisatie. In dit artikel bespreek ik de argumenten voor een gestructureerd onboardingproces. En ik beschrijf zeven essentiële punten waaraan zo’n proces moet voldoen, zodat je nieuwe medewerkers niet al in de eerste 30 dagen afhaken.

Waarom een gestructureerd onboardingproces?

Verhoogde retentie

Een goed opgezet onboardingproces kan de retentie van nieuwe medewerkers aanzienlijk verbeteren. Onderzoek (Zippia 2023) toont aan dat organisaties met een sterk onboardingprogramma een 82% hogere retentie onder nieuwe medewerkers hebben dan organisaties zonder zo’n programma.

Dit komt doordat nieuwe medewerkers zich vanaf het begin welkom en ondersteund voelen en dit versterkt hun loyaliteit aan de organisatie. Gaat er tijdens de onboarding iets niet goed, dan liggen de kapers op de kust. De concurrentie op de arbeidsmarkt is namelijk groot, maar dat hoeft niemand je te vertellen.

Snellere productiviteit

Nieuwe medewerkers die een gestructureerd onboardingproces doorlopen zijn volgens onderzoek 70% productiever (Zippia 2023). Ze krijgen de juiste training en begeleiding, waardoor ze zich sneller kunnen aanpassen aan hun nieuwe rol en verantwoordelijkheden. Dit is niet alleen voordelig voor de medewerker, maar ook voor de organisatie als geheel.

Veel organisaties hebben te maken met hoge werkdruk. Het mes van snelle inzetbaarheid snijdt dan ook aan twee kanten. Je nieuwe medewerker is sneller productief en het onttrekken van capaciteit voor de begeleiding duurt minder lang.

Cultuur en waarden

Een effectief onboardingproces introduceert nieuwe medewerkers aan de cultuur en waarden van de organisatie. Het helpt ze om zich verbonden te voelen met de organisatie en bevordert een gevoel van betrokkenheid. Medewerkers die zich identificeren met de waarden van de organisatie zijn doorgaans dan ook gemotiveerder en productiever.

Het is wel wat meer dan het overhandigen van een leaflet met de kernwaarden. Want pas als voor de nieuwe medewerker duidelijk is hoe die kernwaarden zich vertalen in het gedrag dat wordt verwacht, zijn ze in staat om zich hieraan te verbinden. Ze sluiten zich dan sneller aan op de geldende cultuur.

Vermindering van stress en onzekerheid

De eerste weken van een nieuwe baan kunnen stressvol zijn, maar een goed gestructureerd onboardingproces kan deze stress verminderen. Bijvoorbeeld door duidelijkheid te bieden over de verwachtingen, verantwoordelijkheden en de manier waarop de organisatie werkt.

Het wegnemen van deze stressfactor zorgt voor een soepelere overgang en een positievere ervaring voor de nieuwe medewerker, omdat deze zich met meer aandacht kan richten op de inhoud van zijn of haar nieuwe takenpakket.

De zeven essentiële punten van een onboardingproces

1. Voorbereiding vóór de eerste werkdag

Het onboardingproces begint al voordat de nieuwe medewerker zijn of haar eerste werkdag heeft. Dit omvat het sturen van welkomstmails, het verstrekken van benodigde informatie en documenten en zorgen dat alle benodigde apparatuur en toegang klaarstaat. Als je deze voorbereidingen op orde hebt, helpt dit de nieuwe medewerker om zich vanaf dag één welkom en voorbereid te voelen.

Zorg ervoor dat de eerste kennismaking een leuke ervaring is. Zo is bijvoorbeeld het registreren en aanmaken van wachtwoorden op 4 verschillende platforms voor salarisadministratie, werkrooster, intranet en verplichte kennistoetsen dat absoluut niet. Persoonlijk haak ik hierbij af, en ik ben niet de enige. Zeker voor beroepen die minder digitaal vaardig zijn is dit een beruchte afhaker.

Verwar het delegeren van HR-taken niet met onboarding! Er zijn juist genoeg manieren hoe je er wel een positieve ervaring van kunt maken. Een partij zoals bijvoorbeeld Riddlestory maakt van onboarding met gamification niet alleen een leuke ervaring, maar integreert dat zelfs met een MBTI assessment.

Het klinkt misschien als een open deur, maar ook het niet gereed staan van een geïnstalleerde laptop met inloggegevens is nog altijd één van de grootste ergernissen. Zou jij hier blij van worden? Ik in ieder geval niet.

2. Een warm welkom

Een warme en persoonlijke ontvangst op de eerste werkdag moet er zijn. Dit kan een rondleiding door het kantoor en een introductie tot het team zijn, of een welkomstgeschenk. Ook het vooraf communiceren met het ontvangende team is belangrijk. Een verbaasde blik of “wat kom jij hier doen?” voelt verre van welkom.

Een buddy-systeem, waarbij een ervaren medewerker de nieuwe medewerker begeleidt, kan ook zeer effectief zijn. Dit zorgt voor een direct aanspreekpunt en helpt de nieuwe medewerker zich snel thuis te voelen.

3. Duidelijke uitleg van rol en verwachtingen

Nieuwe medewerkers moeten een duidelijk beeld hebben van hun rol en de verwachtingen die daarbij horen. Dit omvat het bespreken van de functiebeschrijving, doelstellingen en prestatie-indicatoren. Regelmatige check-ins met de manager tijdens de eerste maanden kunnen helpen om eventuele vragen of problemen snel aan te pakken. Het geeft vaak waardevolle inzichten over de nieuwe medewerker én bestaande werkprocessen.

Belangrijk is om hier een wederkerig proces van te maken. Maak niet alleen helder wat er van de nieuwe medewerker verwacht wordt, maar zorg dat je ook weet wat zijn of haar verwachtingen zijn.

4. Training en ontwikkeling

Een gestructureerd onboardingproces moet ook een gedetailleerd trainingsprogramma hebben. Dit programma moet zowel algemene training over de organisatie als specifieke training voor de rol van de nieuwe medewerker bevatten. Door continu ontwikkelingsmogelijkheden te bieden, kan de medewerker zijn of haar vaardigheden blijven verbeteren en zich verder ontwikkelen binnen de organisatie.

Een valkuil voor veel werkgevers is om dit te beperken tot de beroepsvaardigheden. Maar vergeet de sociale vaardigheden niet. Populaties worden steeds diverser, en door de complexiteit van werkprocessen wordt de onderlinge afhankelijkheid tussen mensen groter. Het vermogen om succesvol met elkaar te kunnen samenwerken en communiceren wordt met de dag belangrijker. Een gemeenschappelijke ‘taal’ en omgangsvormen maken hierbij hét verschil.

5. Integratie in de bedrijfscultuur

Het onboardingproces moet ook gericht zijn op de integratie van de nieuwe medewerker in de bedrijfscultuur. Dit kan door middel van sociale evenementen, teambuildingsactiviteiten en informele bijeenkomsten. Het begrijpen en waarderen van de bedrijfscultuur helpt de nieuwe medewerker om zich verbonden te voelen met de organisatie en zijn of haar collega’s. Cultuur is veel meer dan kernwaarden op de website. Cultuur gaat om de manier waarop mensen met elkaar omgaan en dat kun je alleen maar ervaren. Sociale evenementen versnellen het proces van leren kennen en eigen maken.

6. Feedback en evaluatie

Regelmatige feedback en evaluatie zijn nodig voor het succes van het onboardingproces. Dit stelt de nieuwe medewerker in staat om te weten hoe zij presteren en waar er ruimte is voor verbetering. Het geeft de organisatie ook de mogelijkheid om het onboardingproces constant te verbeteren op basis van de feedback van nieuwe medewerkers.

Natuurlijk is een voortdurende feedbackloop essentieel om te blijven ontwikkelen. De eerste weken wanneer nieuwe medewerkers nog met een onbevangen blik ‘van buiten’ naar de organisatie kijken is erg waardevol. Maak ruimte om deze kritische blik veilig te kunnen delen. Zelf kondigde ik dat altijd expliciet aan: “Over een paar dagen ga ik je vragen waar je je over verbaast bij ons.”

7. Lange termijn ondersteuning

Onboarding stopt niet na de eerste maand. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers gedurende hun eerste jaar te blijven ondersteunen. Dit kun je doen door middel van mentorprogramma’s, regelmatige evaluaties en veel training en ontwikkeling. Zo’n lange termijn ondersteuning zorgt ervoor dat medewerkers zich blijven ontwikkelen en betrokken blijven bij je organisatie.

Binden en boeien

Een gestructureerd onboardingproces is dus belangrijk voor het binden en behouden van nieuwe medewerkers. Het verhoogt de retentie, versnelt de productiviteit en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie. Zet dus, gezien alle verwachtingen voor de arbeidsmarkt, vooral in op het aan boord houden van goede mensen. En dat begint op dag 1. Werven kost goud, behouden is goud!