Succesvolle eventmarketing: zo plan je een onvergetelijk event [8 stappen]

Eventmarketing is een belangrijk onderdeel van de marketingstrategie. Met name de conferentie is een marketingmiddel, die na de pandemie weer flink wordt ingezet om de positie van merken in de markt te verstevigen. In dit artikel geef ik jou de tips, tools & stappen om hier zelf mee aan de slag te gaan.

Wat is eventmarketing?

Onder eventmarketing verstaan we het plannen of organiseren van een bijeenkomst, waarbij een merk, product of dienst centraal staat. Er zijn verschillende typen events die onder eventmarketing vallen en daar is de conferentie er een van. Naast conferenties zijn beurzen, seminars, lanceerfeesten, workshops, festivals, webinars en virtual events, vormen van eventmarketing.

Wat zijn conferenties?

Conferenties zijn grote bijeenkomsten die bedrijven zelf organiseren en ze variëren qua grootte. Er zijn events waar gemakkelijk zo’n tienduizend bezoekers worden verwelkomd, maar je hebt ook kleinere conferenties voor enkele honderden genodigden en dat zijn de bijeenkomsten die ik klantendagen noem. Hoewel, dit soort events zijn ook prima voor andere soorten zakelijke relaties.

Eventmarketing in cijfers

Steeds meer bedrijven zien de waarde van events in. Forbes schrijft dat de analisten van Allied Market Research een significante groei in de zakelijke evenementenmarkt zien en dat in 2030 naar alle waarschijnlijkheid een marktpotentieel bereikt wordt, van meer dan 510 miljard dollar.

Bizzabo (een Event Management Software bedrijf), deed vorig jaar een onderzoek naar events en publiceerde de resultaten in het Bizzabo Events Industry Survey and Report en daarin kwam het volgende naar voren:

• Ruim 80 procent van de organisatoren van events zien events als hun meest krachtige marketingtool
• 76 procent van de organisatoren gelooft dat in-person conferenties een belangrijk onderdeel zijn van het succes van hun organisatie
• Zo’n 70 procent van de bezoekers ziet het bezoeken van zakelijke events als een kans om meer te leren over nieuwe producten en diensten
• Daarnaast vindt ruim 77 procent van de bezoekers conferenties de ideale plek om te netwerken

Wat zijn de voordelen van eventmarketing?

Events kunnen dus een belangrijk onderdeel van de marketingstrategie van een organisatie zijn, omdat het tot meer business kan leiden. Maar er zijn meer redenen waarom events een goed idee zijn.

1. Je kunt jouw kennis delen

Mensen bezoeken vaak evenementen, omdat ze kennis willen opdoen. Dus deel deze kennis, wees een thought leader: iemand bij wie je moet zijn als je meer wil weten over bepaalde thema’s. Vertel bijvoorbeeld over de branche, de doelgroep, de huidige markt of over de trends en ontwikkelingen in je vakgebied. Het moet natuurlijk wel een link hebben naar jouw bedrijf en tegelijk aansluiten op de behoefte van jouw bezoeker.

2. Het leidt tot brand awareness

Jouw kennis kan goed zijn voor jouw brand awareness. Hoe men jouw merk beleeft. Brand awareness is een belangrijk onderdeel van eventmarketing, omdat op een conferentie of klantendag jouw merk centraal staat. Waar sta je voor, wat is je visie en wat wil je uitdragen? Dat kun je allemaal laten zien met jouw event. Niet alleen door wat je vertelt, maar ook in je keuze van de locatie en algehele sfeer. Jouw event is immers een beleving. Dat wil je je gasten meegeven en op die manier een connectie met hen maken.

3. Het versterkt relaties

Evenementen zijn goed voor het onderhouden van relaties. Zeker in deze tijden waarin alles online afspeelt en je elkaar misschien zelden face-to-face ziet, is een event een perfect moment om persoonlijk contact te hebben en je relatie met je klant te verdiepen.

Tips voor een succesvol event

Hoe zorg je ervoor dat jouw event een succes is en voor jou en je gasten? Dat begint met een helder plan.

1. Bepaal je doelstellingen

Waarom organiseer je jouw evenement en wat hoop je hiermee te bereiken? Dit is een vraag die je jezelf moet stellen, voordat je begint met de organisatie. Wil je bouwen aan een gemeenschap, met mensen uit jouw business kennismaken of gewoon meer verkopen? Wil je persoonlijk contact hebben met je klanten om de loyaliteit te vergroten en de relatie te verstevigen of puur kennis delen? Alles is goed, zolang het duidelijk is wat jouw doel is. Het beste is om dit doel SMART te maken.

2. Kies je doelgroep

Voor wie organiseer je je event? Welke bezoekers wens je te ontvangen? Bij het samenstellen van een programma, moet je wel weten voor wie je dit programma maakt. Vragen die je jezelf hierbij moet stellen is: wie is mijn publiek en wat willen ze weten? Je weet al dat ze naar jouw event komen om kennis op te doen, maar welke kennis hebben ze al en welke onderwerpen vinden ze interessant? Dit weet je alleen door jouw publiek ontzettend goed te kennen en je leert hen kennen door met ze te praten. Niet alleen op je event, maar ook tijdens de gesprekken die je voert via de mail en aan de telefoon.

Zo plan je jouw event

Nu je weet voor wie je event organiseert en waarom, kun je beginnen met de organisatie van je klantendag. Dat doe je zo:

1. Bepaal een budget

Net zoals met alles dat met marketing te maken heeft, moet je van tevoren weten hoeveel je kunt uitgeven. Wanneer dit helder is, weet je wat je kunt besteden aan een locatie, sprekers, goodies, eten, vervoer, personeel, etc. Een budget houdt alles overzichtelijk en het voorkomt verrassingen achteraf.

2. Let op de gekozen datum

Wanneer je een evenement voor het eerst organiseert, moet je met zorg een datum kiezen. Je wil voorkomen dat je een dag kiest waarop bij voorbaat al weinig mensen kunnen komen. Houd dus rekening met schoolvakanties en met buitenlandse feestdagen als je gasten van ver uitnodigt. Houd daarnaast ook rekening met evenementen waarvoor mensen graag thuis blijven, zoals het EK of WK, maar ook met concurrerende events en relevante beurzen. Dinsdag en donderdag zijn goede dagen voor een klantendag, omdat dan de meeste mensen werken.

Heb je een datum gekozen? Blijf dan dichtbij deze datum, als dit een terugkerend event is. Dan kunnen jouw gasten hier agendatechnisch rekening mee houden.

3. Kies een geschikte locatie

De locatie is belangrijker dan je misschien zou denken. Een locatie moet passen bij het aantal gasten dat je verwacht, wat je wil uitstralen als merk en soms zelfs je doel. Kies je voor een kasteel of voor een oude fabriek? Hierbij is het weer belangrijk dat je weet wie jouw doelgroep is, zodat je weet wat het beste bij hen past.

4. Creëer een boeiend programma

Jouw boodschap trekt jouw gasten over de streep om jouw event te bezoeken. Besteed daarom goed aandacht aan de inhoud van jouw programma. Wie komt er spreken en waarover? Dit zijn elementen die ervoor zorgen dat jouw bezoeker denkt: hier moet ik bij zijn.

5. Maak netwerken mogelijk

Een belangrijke reden waarom mensen zakelijke evenementen bezoeken, is omdat ze daar kunnen netwerken. Zorg er daarom voor dat er voldoende ruimte is in jouw programma om dat te kunnen doen. Dit doe je door meerdere korte pauzes en lange lunches toe te voegen en door af te sluiten met een borrel.

Maak jouw locatie geschikt om te netwerken. Zorg voor voldoende plekken waar gasten een verstaanbaar gesprek met elkaar kunnen voeren. Afhankelijk van jouw publiek kun je zelfs voor een locatie kiezen met aparte ruimtes, waar jouw gasten privé met elkaar kunnen praten.

6. Creëer een fantastische campagne

De communicatie voor en na jouw event is net zo belangrijk als jouw evenement zelf. Want als dit niet op orde is, sta je straks met een lege zaal. Dus promoot je evenement. Dit kun je doen op social media, in een e-mailcampagne, op jouw website en in de media als dat nodig is. Zoek uit waar jouw publiek is en promoot jouw evenement daar, zodat zij niets missen.

Doe aan after-event mailing. Dit is altijd fijn, omdat je niet iedereen te spreken krijgt. Hierbij deel je relevante informatie, zoals de gegeven presentaties, achtergrondinformatie en promotiemateriaal met je bezoekers. Niet alleen geef je jouw gasten informatie die ze misschien hebben gemist, het is ook de gelegenheid om aan jouw bezoekers te vragen hoe ze jouw event hebben ervaren.

7. Plan je after-event stappen

Het is altijd een goed idee om je event te evalueren. Vooral als dit een terugkerend evenement is. Waar reageerden bezoekers goed op en waarop wat minder? Dit alles met als doel om de ervaring te verbeteren.

Is verkopen het doel van jouw event? Verkoop dan na afloop! Heb je demo’s van een product uitgedeeld of kunnen bezoekers iets een maand lang gratis uitproberen? Volg dat dan op met een salesactie. Maak van de leads, die je hebt gesproken, klanten, door contact met hen op te zoeken.

8. Let op de details

Irritatie zit in een klein hoekje. Ook al is het bovenstaande helemaal op orde, de beleving van jouw bezoeker is helemaal verpest als:

• De bereikbaarheid van jouw locatie slecht is
• Als er te weinig parkeerplekken zijn
• Als er onvoldoende gevarieerd eten is
• Als er in de winter geen garderobe is
• Als de locatie te warm of te koud is
• Sprekers onverstaanbaar zijn

Vergeet de kleinste details niet en stel desnoods vragen aan je publiek vóór het event. Je kunt bijvoorbeeld in het aanmeldingsformulier vragen naar dieetwensen.

Kijk ook of er andere evenementen in de omgeving zijn op jouw dag. Externe factoren kunnen invloed hebben op het aantal bezoekers en dus het succes van jouw event. Op een weerscode rood of donkerrood, heb je helaas geen invloed. Maar als je van tevoren weet dat er een grote beurs in de buurt is die tot files kan leiden, dan kun je dit vooraf met jouw bezoekers delen en hen wijzen op hotels in de buurt.

In hoeverre ga je mee met de trends?

De evenementenbranche kent de nodige trends die toekomstige events zullen vormgeven. Welke trends pas je toe? Het antwoord is: degene die relevant zijn voor jouw business en jouw publiek. Trends zijn er om je te inspireren en om jouw bezoeker een fantastische ervaring te bieden. Wie weet passen de volgende belevenissen bij jouw boodschap.

1. Een premium ervaring

Premium werd als trend genoemd. Het is een trend die je ziet bij events waarvoor je een entreeprijs betaalt. Bezoekers die kiezen voor een upgrade, krijgen een VIP-ervaring. Dit is een trend uit de Verenigde Staten, die we hier in Nederland nog niet echt zien. Desondanks is het voor jouw gast een kans om meer uit het bezoek te halen.

2. Het inzetten van generatieve AI

Het gebruik van generatieve AI-software is een veelgenoemde trend. Hierbij zetten organisatoren AI-tools in tijdens de voorbereiding om processen te optimaliseren. Denk aan het maken en versturen van e-mails. Generatieve AI wordt ook gebruikt om een betere beleving op het event te creëren.

3. Het gebruik van een event-app

De event-app is een trend die al een tijdje bestaat, maar waar steeds meer gebruik van wordt gemaakt en daarom noemenswaardig. Het is een tool dat netwerken makkelijker maakt, omdat je van tevoren een connectie kunt maken met andere bezoekers. Daarnaast is het een persoonlijke gids, waarop je jouw persoonlijke programma en andere relevante informatie kunt zien.

4. Doorgaan met hybride events

Hybride evenementen zie je nog steeds vaak terug in de trendlijstjes, ondanks dat we gewoon weer live kunnen samenkomen. Maar juist dankzij hybride evenementen kun je je bereik vergroten, omdat je een publiek uit het buitenland kunt bereiken. Ideaal dus wanneer jouw doelgroep zich ook buiten de landgrenzen bevindt.

Denk wel goed na of dit iets voor jou is, want de spreker heeft in plaats van een groep, twee groepen van toeschouwers waar hij interactie mee zoekt en dat kan behoorlijk afleiden en chaotisch zijn. Ook kunnen bezoekers veel makkelijker beslissen om thuis te blijven, waardoor je de face-to-face interactie met hen mist.

Hoe meet je het succes van je evenement?

Het succes van je evenement hangt af van de doelstellingen die je hebt geformuleerd. Een manier om het succes van je evenement te bepalen is, door te kijken naar:

• Het aantal mensen dat jouw event heeft bezocht. Zie je een groot verschil tussen het aantal registraties en de daadwerkelijke bezoekers en zo ja, hoe komt dat?
• De winst van jouw event, wanneer het een betaald event is. Heeft het voldoende opgeleverd?
• De buzz op social media, indien dat relevant is. Wordt jouw bijeenkomst genoemd op X, Instagram en LinkedIn? Praten influencers erover en delen mensen berichten van anderen?
• De ervaring van je bezoekers. Laat jouw bezoekers een vragenlijst invullen en vraag naar hun beleving. Wil je het kwantificeren? Vraag dan om een cijfer.
• De leads die het heeft opgeleverd. Dit kun je heel concreet bijhouden met een softwareprogramma, zoals Salesforce.

Houd rekening met je publiek

Het organiseren van een conferentie of klantendag kan een boost zijn voor je bedrijf en de relatie met je publiek versterken. Houd tijdens het plannen constant rekening met dit publiek, door op hun behoefte in te spelen. Niet alleen bij het samenstellen van een boeiend programma, maar met alles dat bij het plannen van een event komt kijken, want dat leidt tot de beste resultaten.

Succes!