5 tips om je presentatie voor te bereiden in korte tijd

Was je druk? Of kwam de uitnodiging of vraag te laat? Veel professionals bereiden door tijdgebrek een presentatie vaak last-minute voor. Of worden juist op het laatste moment nog gevraagd. Hoe bereid je je dan nog in zo kort mogelijke tijd, zo efficiënt mogelijk voor? In dit artikel deel ik mijn 5 favoriete tips.

Volgens het CBS blijft de werkdruk in Nederland maar stijgen. De standaardantwoorden die ik steeds van meer mensen hoor, zijn ‘druk’, ‘packed’ en ‘rammend vol’. We trappen wat dat betreft steeds meer in de ‘busy trap’, zoals de New York Times het mooi omschreef. We nemen of krijgen constant te veel hooi op onze vork, waardoor de scherpte om prioriteiten van langetermijnacties te scheiden, steeds meer wegvaagt.

Ik krijg geregeld belletjes van professionals die door de bomen het bos niet meer zien. Ze moeten een belangrijke presentatie geven, maar ze hebben geen ruimte en rust om hier uitgebreid voor te gaan zitten. Dat merk ik trouwens niet alleen als coach, maar ook als eventorganisator. Veel bedrijven hebben inmiddels een beleid dat externe keynotes sterk minimaliseert. Ze prefereren ook meer onvoorbereide panels om de werknemers te beschermen.

Er zijn veel presentaties die gewoon gegeven moeten worden. Hiervoor wordt last-minute nog even een verzoek ingeschoten in de agenda. Of de presentatie wordt in een periode gepland waarin de agenda al helemaal is volgekleurd met andere prioriteiten. Hoe kan je hier zo efficiënt mogelijk aan werken, met zo min mogelijk tijd?

1. Schakel gelijk de copiloot in 🤖

Naar mijn mening is het een no-brainer, maar ik hoor vaak van professionals dat ze geen AI-tools gebruiken bij het voorbereiden van een presentatie. Eerder schreef ik al over de mogelijkheden van een presentatie laten maken door AI. We zijn inmiddels een half jaar verder en bij een recente, uitgebreide check, was ik weer stomverbaasd over de snelle ontwikkelingen wat betreft de mogelijkheden van AI.

Waar ik eerder enkel positief was over de resultaten van GPT, merk ik dat Google een mega stap vooruit heeft gedaan. Zo’n grote stap, dat het volgens talloze onderzoeken, zelfs qua kwaliteit van de output, ChatGPT voorbij is gestreefd. Vaar dus niet alleen op GPT, want Google’s Bard is op veel vlakken in mijn optiek al beter.

De afgelopen tijd heb ik in een aantal trainingen over AI uitgebreid diverse insteken van presentaties (een pitch, kwartaalcijfers, persoonlijk verhaal, etc.) getest. We keken echt naar de prompts en de outputs en of je dit ook zo zou durven presenteren. Iedereens mond viel open van verbazing. De kwaliteit van de tekst die eruit komt is van zulke goede kwaliteit, dat ik van de meeste mensen hoorde dat zij dit 1-op-1 zouden durven delen met hun collega’s of klanten. Sterker nog: dat het voor een betere tekst zorgde dan dat ze zelf zouden voorbereiden. Het had meer diepgang en meer structuur.

Twee belangrijke bouwstenen voor goed gebruik blijven de prompt en conversatie. Ik heb makkelijk een prompt van een half A4’tje qua lengte. Hoe specifieker de vraag, hoe significant beter de output. Daarnaast ga ik er nooit van uit dat ik meteen een kant-en-klaar verhaal krijg, maar ik moet dit echt in stappen doen. Eerst moet ik de juiste vragen stellen aan AI en daarna kan ik het geheel verder uitwerken. Zoals bijvoorbeeld:

1. Op basis van deze tekst; welke 5 vragen zou het publiek hebben? Kan je de antwoorden op die vragen ook gelijk al in de geüpdate tekst meenemen?
2. Mijn doel van dit verhaal is om mensen te overtuigen om XXX. Kan je aan het einde van het verhaal dit duidelijk laten terugkomen in een prikkelende vraag die het publiek kan aanzetten tot actie?

2. Slim met sjablonen 💡

Waarom alles zelf from scratch voorbereiden, als je ook een simpel sjabloon kan gebruiken, invullen en vertellen? Ik heb er inmiddels 42 en ik word elke maand wel weer geïnspireerd door een nieuw sjabloon die via een nieuwsbrief of op Linkedin voorbijkomt.

Het SCQA Framework (Situation, Complication, Question, en Answer), is een heel krachtig hulpmiddel voor het structureren van een presentatie en het wordt veel gebruikt door consultants.

In dit framework begin je met de situatie, waarin je de context of achtergrond beschrijft. Dit helpt het publiek het onderwerp te begrijpen binnen de juiste context. Vervolgens introduceer je de complicatie, de uitdaging die of het probleem dat de huidige situatie verstoort. Dit creëert een spanningsboog en trekt de aandacht van het publiek. Daarna stel je een vraag, die voortvloeit uit de complicatie. Deze vraag moet de kern zijn van waar het publiek antwoord op wil hebben. Tot slot bied je een antwoord: jouw oplossing of aanbeveling om de uitdaging of het probleem aan te pakken.

De SWOT-analyse ken je misschien nog van je opleiding. Het is een van de meest gebruikte hulpmiddelen om de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van een project, organisatie, product of persoon in kaart te brengen. Het kan in mijn optiek ook prima dienen als een template voor het maken van een presentatie.

Het AIDA-model is een bekende template die de verschillende stappen beschrijft in een aankoopproces of bij het overtuigd raken van een boodschap. AIDA staat voor Aandacht (Attention), Interesse (Interest), Verlangen (Desire) en Actie (Action). Het model wordt vaak gebruikt om reclamecampagnes en sales-strategieën uit te werken, maar het kan wat mij betreft ook prima dienen als een structuur voor een presentatie.

• Begin met het krijgen van de aandacht van jouw publiek. Begin met een gave visual, een goed verhaal of vraag.
• Nadat je de aandacht hebt getrokken, moet je de interesse van je publiek wekken. Probeer dit te doen door de waarde of het belang van je product of idee echt goed te benadrukken. In een wereld waar de aandachtspanne van een gemiddelde mens 8 seconden is, is het belangrijk om hier alle content die je deelt, relevant en beknopt te houden, zodat je publiek betrokken blijft.
• In de volgende stap ga je het verlangen naar het product, de dienst of jouw idee nog meer te versterken. Dit gaat verder dan alleen interesse. Je wil dat je publiek echt het idee krijgt dat ze dit nodig hebben of dat hun leven erdoor verbeterd zou worden. Speel hier op in door de voordelen te benadrukken en ook aan te geven wat de urgentie is van dat wat je wil ‘verkopen’.
• In de laatste stap ga je het publiek aanzetten tot actie. Dit kan zijn: het kopen van een product, het uitvoeren van een actie, het starten van iets nieuws, etc. Het belangrijkste hier (iets wat ik vaak sprekers nog zie vergeten): geef duidelijk aan hoe mensen deze actie kunnen uitvoeren.

3. Live & later ⏯️

Als ik om mij heen kijk, dan lijkt het wel alsof iedereen in de ‘busy trap’ is gevallen. Ik zie veel mensen multitasken, ik hoor van steeds meer mensen dat ze constant achter de feiten aanlopen en dat ze de agenda niet meer volgepland krijgen.

Houd dat ook in het achterhoofd als je een presentatie geeft. Ik mag inmiddels een paar keer per week op het podium staan en ik neem enkel de tijd die ik echt nodig heb. Soms krijg ik een half uur en ben ik vervolgens na vijf minuten al klaar. Ik geloof er echt in: een korte en krachtige presentatie, die je op een slimme manier geeft, bereikt zijn doel veel beter dan een onvoorbereide presentatie zonder non-verbale communicatie-uitingen die zo stroperig verloopt, dat je iedereen spontaan ziet ‘dying by powerpoint’.

If I’d had more time, I would have written a shorter letter – Blaise Pascal, wiskundige en filosoof

Uiteraard kun je in een langere presentatie dieper ingaan op de details, maar het is vaak moeilijker voor je publiek om de volledige duur gefocust te blijven. De TED Talks zijn ook maximaal 18 minuten, omdat de wetenschap laat zien dat het publiek daarna de aandacht verliest. Zo werkt het menselijk brein nu eenmaal. Ik hanteer hier zelf 2 simpele gedachten:

• Zou je zelf naar jouw presentatie luisteren?
• Past elke slide binnen de ‘Goldfish Attention Span Rule’? Houd bij elke slide rekening met de aandachtsspanne van een goudvis (8-9 seconden). Dit dwingt je echt om alleen de meest essentiële informatie te presenteren.

Het belangrijkste: wat moet je écht live vertellen en wat kun je ook prima van tevoren of na afloop sturen in een document? Ik heb zo met klanten een presentatie teruggebracht van een uur naar vijf minuten en 80 procent van de content van tevoren laten sturen als PDF.

Mensen die het onderwerp aangingen en interesse hadden, lazen dit en konden hierop vragen stellen. Het voorkomt dat je een uur lang hele slides vol met bulletpoints aan het voorlezen bent. Je zorgt ervoor de kwaliteit van de live of fysieke meeting significant omhoog gaat. Maar nog belangrijker: het positieve effect dat mensen tijd ‘gewonnen’ hadden, gaf de sessie een nóg betere sfeer.

4. Je hoeft het niet alleen te doen 🤝

Wanneer je een last-minute presentatie voorbereidt, zorg er dan voor dat je het publiek er zoveel mogelijk bij betrekt. Je publiek zit vol goede ideeën en kennis, dus maak hier gebruik van. Zorg voor een doorlopende interactie, in plaats van een monoloog. Laat het publiek het werk voor je doen. Hoe kijken zij tegen het onderwerp aan? Welke tegenwerpingen hebben zij? Hebben ze eigen oplossingen? Wat is hun bijdrage in een mogelijke oplossing?

Ik heb al genoeg goede dialogen gezien, waar de presentator slechts een korte kickstart gaf en daarna vooral een doorlopende dialoog met het publiek had. Het is een kwestie van een aantal belangrijke feiten, cijfers en vragen voorbereiden.

5. Oefenen blijft key 🗣️

Ook al heb je geen tijd en ook al is de presentatie morgen: blijf minimaal 1 à 2 oefenmomenten inplannen. De tekst die je wil zeggen moet je volledig uitspreken. Elke oefening telt. Kijk goed naar de timing, naar gekke woorden, of er content mist of er juist eruit moet. Maar vooral: door vaak te oefenen, krijg je meer zelfvertrouwen.

Daarnaast kun je alvast nadenken over mogelijke vragen vanuit het publiek. De antwoorden kun je alvast voorbereiden. Heb je echt helemaal geen tijd, omdat je over een uur al op moet? Zorg er dan voor dat je je volledig richt op de start van jouw verhaal; de eerste paar zinnen of minuten. Leer die uit je hoofd. Die ‘first impression’ blijft heel belangrijk voor zowel het publiek, als voor jezelf. Het publiek blijft dan doorluisteren en het geeft jezelf meestal een positieve-kick, die de rest van het verhaal ook zeker ten goede komt.

Blijft vertrouwen hebben in jouw eigen capaciteiten rondom presenteren. Als je op het laatste moment wordt gevraagd om een presentatie te geven, dan betekent dit dat mensen vertrouwen hebben in je kennis en expertise. Ze vertrouwen erop dat je dit gaaf organiseert, ook binnen een korte tijdspanne. Geloof dus in jezelf en het harde werk dat je hiervoor hebt gedaan.

Je publiek kent het verloop van jouw presentatie niet. Als je een punt vergeet en je het later herinnert, zeg dan eenvoudig: ‘Er is nog een punt dat ik graag wil toevoegen’.

Maar het belangrijkste: ontspan. Angst is een belangrijke factor die ertoe bijdraagt dat je je gedachten en ideeën kwijtraakt. Haal een paar keer diep adem, neem een glas water mee naar de ruimte waar je mag presenteren, vergeet niet te glimlachen en geloof in jezelf! En zorg ervoor dat je de uitnodiging de volgende keer op tijd krijgt, of gewoon meer tijd inplant om de volgende presentatie beter voor te bereiden. 😉