Zo staat de basis van jouw bedrijfsvoering als een huis in 2024 [10 tips]

Ga 2024 goed van start. Want van een goede voorbereiding heb je de rest van het jaar profijt. Ik deel 10 tips die ervoor zorgen dat de basis van je bedrijfsvoering als een huis staat. Zo heb jij vanaf de start van het jaar controle over je financiële resultaten. En hoef jij je samen met je team nog maar op één ding te richten: geweldige projecten realiseren.

1. Maak een goede begroting

Zet eerst je verwachte inkomsten en uitgaven op een rij. Dit overzicht helpt je om je doelen te bereiken en om tussendoor te bepalen of je op koers ligt. Op basis van de begroting bepaal je de productiviteitsnorm, oftewel hoeveel tijd je medewerkers aan klanten besteden. De benodigde omzet bepaal je op basis van het aantal beschikbare uren van je medewerkers, het verkooptarief en je productiviteit.

2. Indexeer je tarieven

Het is heel normaal om je tarieven jaarlijks aan te passen. Door te indexeren zorg je dat de omzet op peil blijft, ook wanneer andere kosten stijgen. Maar hoe bepaal je de juiste prijs voor je diensten?

Om te beginnen analyseer je een aantal bronnen, zoals de inflatiecijfers van het CBS. Kijk ook wat je leveranciers en partners doen. En vergelijk jezelf met andere agencies, bijvoorbeeld via een Benchmark Report. Reken vervolgens uit wat een tariefswijziging betekent voor jouw bureau. Wat doet het nieuwe tarief met je gemiddelde omzet per fte? Controleer tot slot of de nieuwe tarieven aansluiten bij je begrotingsdoelen en communiceer de tarieven tijdig aan je klanten.

3. Betrek medewerkers bij de doelstellingen

Transparantie leidt tot meer betrokkenheid. Leg daarom aan je team uit welke doelstellingen je voor dit jaar hebt, hoe budgetten zijn opgebouwd en waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Met een dashboard geef je iedereen realtime inzicht in prestaties. Dat maakt jullie prestaties makkelijker bespreekbaar. Je leert van elkaar en werkt samen naar een gezamenlijk doel.

4. Stimuleer volledige tijdregistratie

Veel medewerkers zijn voorzichtig (of niet nauwkeurig) met het registreren van hun gewerkte uren. Nauwkeurig tijdschrijven stelt je in staat om vast te stellen of je binnen budget blijft en voorkomt onverwachte situaties met klanten.

Accuraat tijdschrijven houdt in dat je alle tijd registreert; ook je projectmanagementuren, interne uren of het herstellen van een foutje horen hierbij. Zo lekken er nooit meer uren weg en leer je wat een realistische tijdsinschatting is voor projecten.

5. Creëer een ritme in budgetbewaking

Hou regelmatig in de gaten of je project nog binnen budget blijft. Als projectleider doe je dat het liefst elke week. Zo weet je of je nog op schema ligt en stuur je op tijd bij als je over budget dreigt te gaan.

Regelmatig het budget checken zorgt ook dat je patronen ontdekt. Zo leer je waarom bepaalde projecten altijd binnen budget blijven en waarom andere juist overschreden worden. Ga over de resultaten in gesprek met je team. Misschien liggen een klant en een medewerker elkaar niet of vraagt de klant te veel van je. Projectsoftware helpt je hierbij.

6. Plan je werk efficiënt in

Voor de planning geldt een hoofdregel: heb je voldoende werk voor je medewerkers? Om werk efficiënt in te plannen, is een capaciteitsplanning onmisbaar. Hier zie je in een oogopslag hoe het werk verdeeld is en heb je inzicht in de planning en urenbesteding.

Plan werkzaamheden in op week- of maandniveau. Om overzicht te houden, is het handig om iedere twee weken vooruit te plannen. Houd daarbij wel rekening met ad-hoc-werkzaamheden. Heel strak plannen geeft misschien wel een gevoel van controle, maar je bent minder wendbaar. Geef je medewerkers juist de ruimte om zelf hun week- of dagindeling te plannen.

7. Laat projectleiders zelf factureren

Neem gelijk bij de start van het jaar controle over je financiële resultaten door projectleiders zelf te laten factureren. Wanneer je hen inzicht geeft in de opbrengsten van een project, voelen ze zich verantwoordelijk om een positieve bijdrage te leveren aan de organisatie. Ze zullen minder snel uren afboeken, waardoor de gemiddelde omzet per medewerker verhoogt.

Vaak factureert een financieel eindverantwoordelijke. Dit zorgt voor veel inefficiëntie in een organisatie, omdat het veel onderlinge afstemming vraagt. Sommige organisaties kost dit letterlijk enkele dagen per week. Dat is niet nodig als je de verantwoordelijkheid bij de projectleider legt.

8. Check lopende projecten en schoon oude projecten op

Begin het nieuwe jaar met een frisse start door alle projecten na te lopen. Controleer je lopende projecten en diensten om te zien of je alle resultaten mee hebt genomen voor 2024. Zo weet je zeker dat je geen werk én geld laat liggen.

• Heb je alle kosten en uren geregistreerd?
• Heb je alles gefactureerd voor het juiste boekjaar?

Een duidelijk overzicht geeft veel rust voor het nieuwe jaar.

9. Onderzoek integratiemogelijkheden voor je software

Voor een optimaal werkproces is het fijn als je favoriete online tools kunt integreren. Daarmee voorkom je dat informatie op meerdere plekken staat en maak je minder fouten. Inventariseer je huidige tools en onderzoek of je alle mogelijkheden nu optimaal gebruikt.

Werk je bijvoorbeeld met CRM- en projectsoftware, kijk dan of je hier tools zoals Jira, MailChimp of je online boekhouding aan kan koppelen. Dat is overzichtelijker, en je werkt een stuk efficiënter.

10. Bedrijfsvoering op orde: geniet van alle mooie projecten

Staat alles klaar voor een succesvolle start? Vergeet dan vooral niet te genieten van alle projecten waar jij en je team dit jaar aan gaan werken. Want uitdagende projecten voor interessante klanten zijn een heel belangrijk onderdeel voor een succesvolle bedrijfsvoering, maar vooral voor gelukkige werknemers. We wensen je een succesvol en efficiënt 2024!