Dé 5 eventtrends die je in 2024 kunt verwachten

We zijn back on track! In 2023 zorgen de bomvolle agenda’s binnen de evenementenbranche, samen met de vele uitdagingen en nieuwe kansen, voor een ongekende achtbaan in het leven van ons als eventorganisatoren. Inmiddels worden de plannen voor 2024 alweer gesmeed en is het daarom goed om te kijken naar de verwachte trends voor dat jaar. In dit artikel deel ik de 5 belangrijkste die ik zie.

De terugkeer naar fysieke ontmoetingen gebeurt sneller en met een groter volume dan ik had verwacht. Hier en daar herinnert een niet weggehaalde pijl-sticker in gebouwen nog aan de verplichte looproutes door gebouwen tijdens de lockdown. Een periode die nog steeds impact heeft op de branche. Want de veelheid aan events zorgt niet alleen voor een luxeprobleem met bijvoorbeeld locaties die vrijwel helemaal zijn volgeboekt voor langere tijd.

Door de lange lockdown en daarbinnen het verbod op events, raakten 16.000 eventprofessionals en 17.000 ZZP’ers werkloos. Velen hebben gedwongen een overstap gemaakt naar een andere industrie. Zoals bijvoorbeeld technici, die voor een groot deel richting de bouw en installatietechniek vertrokken. Maar zonder de techniek geen beeld, geluid en andere essentiële onderdelen van een event. Hetzelfde geldt voor zaken als catering en productie.

De afgelopen maand sprak ik in voorbereiding van dit artikel met 20 eventorganisatoren. In het algemeen is de inhaalslag na corona wel gemaakt. Bedrijven hebben al hun ‘verplichte’ events georganiseerd en ook financieel zijn veel organisaties weer gezond. Professionals zijn optimistisch over de sector en nieuwe mogelijkheden zorgen weer voor het tegengaan van de uitdagingen.

Al jaren mag ik op Frankwatching de event-trends voorspellen en als ik terugblik op die van het afgelopen jaar, dan baal ik dat ik geen weddenschappen hierop heb afgesloten. Alle trends zijn niet alleen uitgekomen, ze hebben ook de voedingsbodem gegeven voor de trends die ik voorzie in het komende jaar.

Battle of mother agenda

Dat begint met de constante ‘battle of mother agenda’. Ik merk dit bijvoorbeeld in een ecosysteem waar ik niet alleen events zelf organiseer, maar ook spreek: web3 (alles rondom cryptovaluta, blockchain, NFTs, metaverse). Vergeleken met het jaar voordat corona uitbrak, is het aantal events niet verdubbeld, maar eerder keer drie gegaan. Kom daar nog maar eens tussen als nieuw event. Laat staan, probeer maar eens dezelfde zaal te vullen als bestaand event. De concurrentie is moordend en dit is iets wat ik echt in heel veel industrieën zie.

Maar dit wordt gecombineerd met een uitdaging die steeds groter wordt in onze maatschappij volgens het Sociaal Cultureel Planbureau. De gejaagdheid van de maatschappij. Altijd aan staan, constant overwhelmed door de hoeveelheid werk wat maar niet afneemt en het stijgende aantal verplichtingen in de privésfeer die er voor zorgen dat werkend Nederland bijna niet meer al haar ballen in de lucht kan houden.

Die voorspelling van experts  in de jaren zestig van de vorige eeuw, dat verveling het grootste probleem van de 21ste eeuw zou zijn, is wat dat betreft helemaal niet uitgekomen. In tegendeel.

De breinspa

Dat de andere voorspelling die ik deed: de ‘breinspa’, dan ook populair is geworden op veel events, lijkt mij dan ook niet meer dan heel erg logisch. In plaats van een dag volledig aan staan, is het fijn om soms ook even in een Fatboy bij te komen en de ogen en hersenen rust te geven.

Het afgelopen jaar hebben we als wereld ook in rap tempo kennis gemaakt met generatieve AI. Daar sluiten mijn andere twee voorspellingen mooi op aan; het sterke belang van een CTO aan boord en meer doen met marketing. Beide hebben het afgelopen jaar in veel organisaties van events sterke invloed gehad.

• 1. Omgaan met onzekerheid
• 2. Premium als nieuwe pijler
• 3. Meer gedaan krijgen voor minder
• 4. Meer knallen
• 5. Is mijn USP nog OK?

1. Omgaan met onzekerheid

Maar als afgestudeerd econoom kijk ik vooral vol spanning naar 2024. De ‘zachte landingen’ die de centrale bankiers ons voorzichtig proberen te beloven, staat in schril contrast tot heel veel andere economische ontwikkelingen die verre van zacht zijn. De wereldeconomie staat er op heel veel vlakken niet goed voor. En dat voelen we ook in de event sector.

De ‘verplichte nummers’ worden nog wel ingepland qua events. Maar ik zie zowel klanten als partners steeds meer voorzichtigheid betrachten bij het inkleuren van de eventagenda in 2024. Onzekerheid is hier het sleutelwoord. Wat gaat de wereldeconomie doen en wat voor effect gaat dat hebben op de organisatie?

Events worden afgeschaald, uitgekleed of zelfs niet meer georganiseerd. Omdat men de onzekerheid zo spannend vindt. Niet alleen over de impact van de wereldeconomie, maar ook over bijvoorbeeld tekorten van materialen en personeel. Het zijn niet alleen de restaurants die minder vaak open zijn dan ze willen. Eventlocaties hebben veel minder beschikbaarheid. Daarbij hoor ik ook van de marketingafdelingen van bedrijven dat door het wegvallen van personeelscapaciteit, keuzes worden gemaakt welke events wel doorgang vinden en welke niet. In een rapport van Deloitte gaf 83% van de professionals aan dat het werknemerstekort verdere groei tegenhoudt.

Maar ook aan de ‘voorkant’ van events zie ik dit terugkomen. Het ‘FOMO’-gevoel wat bezoekers vroeger hadden bij een event en wat hen altijd gelijk een ticket deed kopen, lijkt nu volledig weg. De meeste events die ik zelf organiseer of modereer, verkopen de meeste tickets vlak voor het event. Een event wat ik laatst modereerde, verkocht meer dan de helft van de 800 beschikbare kaarten, in de vier dagen voor het event. Een hele last-minute-uitdaging, om nog bijvoorbeeld catering bij te plussen.

Sponsordeals worden steeds later gesloten of zelfs on-hold gezet. Veel bedrijven geven hier aan echt pas op de plaats te moeten maken. Het maakt het leven van een eventorganisator er niet makkelijker op.

Zelf laat ik mij inspireren door de vlieg- en hotelbranche. Iets wat zij goed doen en wat ook sneller mensen overtuigt van het vastleggen van iets, is een flexibele optie aan te bieden tijdens de boeking. Iets wat 70% van de reizigers ook inmiddels na corona verwacht.

Niet gelijk iets volledig vastleggen, maar de mogelijkheid nog hebben om dit later te annuleren. Een model waar veel webwinkels ook soms mee sieren en wat volgens onderzoek iemand veel sneller over de streep trekt. Vanwege de psychologische veiligheid die men ervaart.

Dit kan je natuurlijk ook doen met tickets voor een event. Niet alleen mensen een incentive geven om op tijd te boeken, door bijvoorbeeld een ‘early bird’-prijs in te stellen, maar ook door de mogelijkheid te geven om bijvoorbeeld twee weken voor een event de registratie nog te annuleren. Ik voorzie dat dit ook in de eventbranche zal worden toegepast en eerder een norm dan een uitzondering gaat vormen.

2. Premium als nieuwe pijler

Inmiddels heb ik al een aantal keer van de premium stoelen van vliegmaatschappijen gebruik mogen maken. Op een aantal vlakken echt heel veel meer comfort, wat de hele reis een stuk aantrekkelijker maakt. Als het zakelijk wordt geboekt, ervaar je de pijn van het prijsverschil ook niet. Wel de lusten, niet de lasten.

Als ik spreek op events in het buitenland, dan zie ik dit ook terugkomen in de ticketing. Niet één standaard toegangskaart, maar allerlei typen tickets. Laatst sprak ik op een event in de Verenigde Staten waar zelfs 12 typen tickets voor werden verkocht. Maar in Nederland lijkt dit nog niet echt doorgebroken. Ik weet niet of dit aan de Calvinistische mindset ligt, of omdat er simpelweg nog nooit goed naar is gekeken. Zonde!

Want ik hoor van collega’s die dit al wel doen, dat het een ontzettend positieve impact heeft op de inkomsten. Denk aan festivalorganisatoren die de VIP decks echt als een cashcow zien, tot aan een event als TED, dat met de duurdere tickets allerlei programma’s kan financieren. Het standaard kaartje kost $12500 en het duurste ‘Patron’ zelfs $250.000 per persoon.

Er zijn steeds meer mensen die graag wat extra betalen voor een aparte registratiebalie, eigen toiletten, onbeperkt catering de hele dag en zelfs unieke netwerkmogelijkheden met sprekers. De organisatorische kosten hiervoor zijn in vergelijking met de opbrengsten echt marginaal. Daarnaast zie ik ook steeds meer bedrijven voor dit type tickets kiezen in plaats van een sponsorship. Liever een aantal collega’s goed verzorgd laten genieten van een event, dan nog een volle aanwezigheid met een stand.

3. Meer gedaan krijgen voor minder

Gelukkig kwam er begin van dit jaar ineens een positief antwoord op de uitdagingen die veel events hebben rondom dalende budgetten en moeilijk vindbaar personeel: generatieve AI.

Hoewel organisatoren variëren twijfel tot het volledig omarmen van de kracht van deze technologie, is het duidelijk geworden dat kunstmatige intelligentie steeds verder geïntegreerd gaan worden in de sector. De uitdaging is om de mogelijkheden ervan te begrijpen en deze op een intelligente manier te gebruiken.

Eerder schreef ik al over allerlei AI- en blockchain-tools, die je als organisatie kan inzetten. Sommige voor het creëren van een extra beleving, maar ook voor het optimaliseren van processen. Het web staat vol met lijsten prompts, waarmee je GPT veel kan laten uitvoeren.

Van het meedenken over de strategie, maken van socialmediaposts en schrijven van plannen. Tot het uitwerken van e-mails naar gasten en voorbereiden van sponsorvoorstellen tot eigenlijk elk onderdeel in de voorbereiding. Maar ook tijdens het event. Ik zie steeds meer events chatbots inzetten om gasten snel te helpen met antwoorden op hun vragen.

En daarna: verschillende AI tools hielpen mij al met het analyseren van de questionnaires van gasten, het klaarmaken van video-opnames van YouTube en het genereren van ondertitels en beschrijvingen.

Het komende jaar is het in mijn optiek dan ook niet meer ‘spelen met’, maar echt bij elk element in de organisatie van een event, kijken hoe AI zaken kan complementeren of zelfs volledig overnemen.

4. Meer knallen

Door het jaar heen bezoek ik graag en vaak festivals en indoor feesten. Iets wat mij hier heel duidelijk opvalt; met een simpel podium kom je er tegenwoordig niet meer. De meest uitzinnige decors, eindeloze vuurwerkshows en led-schermen zorgen ervoor dat het publiek steeds meer kan knallen. Nu dacht ik dat dit enkel bij muziekevents gelde, maar laatst werd ik bij het oplopen van een podium van een zakelijk event als spreker ook al getrakteerd op vuurwerkfonteinen.

De mogelijkheden op het gebied van techniek blijven maar toenemen. Niet alleen om de organisatie te versterken, maar ook de beleving van de gast. Er is altijd wel scepsis over de inzet en impact van technologie. Experts die robots verwachten in restaurants en zorginstellingen werden voor gek verklaard, maar inmiddels zijn ze in steeds meer organisaties niet meer weg te slaan en worden de effecten er van ook steeds positiever.

Gastvrijheid en persoonlijke verbindingen zijn belangrijk, maar als je steeds lang moet wachten voordat je bestelling wordt opgenomen en bezorgd, dan neemt die lol snel af. Als je een QR-code kan scannen en een halve minuut later een robot met jouw drankje komt aanrijden, dan hebben we ineens een heel ander verhaal. Iets waar een restaurant in Maastricht jarenlang mee experimenteerde en vanuit de gasten louter positieve reacties op kwamen. Inmiddels zien we ook al bierautomaten op Tomorrowland en de F1 in Zandvoort.

Of waarom niet Cecilia inzetten? Zij maakt 120 cocktails per uur terwijl ze interactie heeft met het publiek om ze aan het lachen te maken of te praten over de agenda van je bedrijf of evenement.

Een veelgebruikte functie bij filmpjes op social media en YouTube, is de ondertitelingsfunctie. Handig, als je iets niet altijd goed verstaat. Maar het geeft volgens allerlei onderzoeken de kijker ook een veel prettiger gevoel, omdat de content veel beter begrepen kan worden.

Ik zie als presentatiecoach veel professionals worstelen met articulatie. Duidelijk spreken. Vooral belangrijk als er geen microfoon bij de presentatie is. Gelukkig zijn er ook steeds meer technische oplossingen, om niet achteraf, maar live vertalingen en ondertitels aan te bieden aan het publiek.

Wordly biedt live AI-vertaling in audio en ondertiteling, waardoor sessies voor iedereen toegankelijk worden. Zowel voor het evenement als voor live kijkers die vanuit huis aanwezig zijn, ongeacht de taal.

De suffe zwarte backdrops worden ook steeds vaker vervangen door LED-schermen die zich aanpassen aan de sfeer in de zaal of presentatie van de spreker. Het summum zagen we recent in Las Vegas, waar in het $2 miljard kostende ‘Sphere’-theater U2 optrad. De 1.2 miljoen LED-lampjes zorgen daar voor een ongekende beleving.

Mijn favoriet blijft de ‘Unsupervised –muur van Refik Anadol, die ik laatst in New York zag. Een door AI gegenereerd werk, waar je uren naar kan kijken.

Technologiegedreven belevingen worden steeds gaver, steeds toegankelijker en steeds belangrijker. Het zal niet lang meer duren, voordat je hier als eventorganisator niet meer onderuit kunt.

5. Is mijn USP nog OK?

Even snel kijken naar de feedback van de gasten tijdens een vorige editie en dan vooral weer hetzelfde draaiboek afwerken. Ik zie het bij veel events waar ik op verschillende manieren aan mee mag werken. Dit, terwijl de wereld zo waanzinnig snel verandert. Nieuwe doelgroepen, nieuwe wensen, nieuwe kansen. Ik zie sterke veranderingen in de behoeften van sponsoren en gasten, maar ook in de mogelijkheden van toeleveranciers. Maar ook niet te vergeten; wet- en regelgeving.

Een keer scherp terug naar de tekentafel en kijken of alle plannen en activiteiten nog wel actueel zijn, is geen overbodige luxe. Een aantal zaken die ik zelf op basis van deze analyses recent heb toegepast zijn:

• Focus op brede inzet content na het event met een contentplatform. Hier de opnames plaatsen, eventueel alleen voor premium bezoekers.
• Geen volle dagen meer, maar maximaal een dagdeel met scherpgeplande content. Keynotes van maximaal 20 minuten, enkel voorbereide verhalen en panels.
• Grote inzet van technologie in matchmaking van bezoekers. Niet meer denken ‘dat het wel goed komt’ bij de bier & bitterballen, maar echt pro-actief met apps dit ondersteunen. Het is en blijft bij veel events het belangrijkste element voor de bezoeker.
• Elke 5 minuten interactie met het publiek, in plaats van monoloog-stijl.
• Veel meer focus op verschillende emoties bij een event van de bezoeker en op basis daarvan verschillende areas inrichten (rust, ontmoeting, focus etc).

Eerder schreef ik ook over de ‘klantreis’ tijdens een event. Om eens wat verder te gaan dan alleen het vastleggen van een locatie en wat sprekers.

Het creatieve en innovatieve vermogen

Uitdagend of niet; het creatieve en innovatieve vermogen van de evenementensector heeft zich al een aantal keer heel duidelijk bewezen. Ik verwacht dan ook voor komend jaar dat het minstens zo’n mooi jaar gaat worden, met alle mogelijkheden die in het verschiet liggen!