Communicatieadviseur, pak je rol! Werkwijze & tips bij digitale transformatie

Een digitale transformatie gaat niet sneller dan dat medewerkers de verandering omarmen. Je krijgt medewerkers pas écht mee in de verandering als de technische oplossing hun dagelijkse werk makkelijker en efficiënter maakt. En daar kun jij als communicatieadviseur een rol in vervullen. Benieuwd hoe? In dit artikel deel ik mijn werkwijze en praktische tips met je.

Een digitale transformatie gaat niet sneller dan dat medewerkers de verandering omarmen.

Dat schreef ik een aantal jaren geleden in mijn blog Digitale transformatie: stap in de belevingswereld van je medewerkers.

Er wordt een nieuw platform binnen je organisatie uitgerold – laten we Microsoft Viva als voorbeeld nemen – en jij wordt als communicatieadviseur gevraagd om medewerkers daarover te informeren. Herkenbaar? De tijd dat de afdeling IT bepaalt wat uitgerold wordt en jij als communicatieadviseur de organisatie informeert, is voorbij. Kijk over de grenzen van je vakgebied heen, verdiep je in moderne technologieën en verruim je speelveld.

Zorg dat je tijdig aan tafel zit bij de afdeling IT en kunt meedenken over de technische oplossing. Daag hen uit om eerst de behoeften van de medewerkers, ofwel de toekomstige gebruikers, te onderzoeken. Ga daarbij ook zelf in gesprek met medewerkers. Daarmee zet je meteen een eerste stap om tot een doordachte communicatieaanpak te komen om ze mee te nemen in de verandering.

Werken vanuit de behoefte van medewerkers

Met behulp van het waardepropositiecanvas duik je in de wereld van medewerkers en krijg je inzicht in hoe ze werken, welke uitdagingen ze ervaren en welke veranderingen ze wensen in hun dagelijkse werk. ​Daarbij werk je van rechts naar links: van de gebruikersbehoeften naar de technische oplossing. Zo zorg je ervoor dat een platform wordt uitgerold dat medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk. Dat vergroot de kans dat ze het gaan gebruiken. Daarmee heb jij als communicatieadviseur ook een platform in handen waarmee je medewerkers kunt bereiken en samen kunt brengen.

Hybride werken heeft de uitdaging vergroot voor veel organisaties. Het vraagt om vernieuwende digitale kanalen. Om op afstand goed (samen) te kunnen werken én om binding met elkaar en met de organisatie te houden. Wat is daarvoor nodig? Is dat wel een platform zoals Microsoft Viva? Stel jezelf die vraag ook als je – vanuit je interne communicatiestrategie – besluit dat er een nieuw interactief platform moet komen. Hoe gaat dat medewerkers ondersteunen in hun dagelijkse werk? Over welke functionaliteiten moet het platform daarvoor beschikken?

Gebruikers een gezicht geven

Binnen elke organisatie heb je een diversiteit aan medewerkers, ofwel gebruikers. De uitdagingen en behoeften zullen voor elk van hen anders zijn. Met behulp van persona’s breng je de verschillende soorten gebruikers tot leven en kun je je beter in hen verplaatsen.

Hoe ziet hun dagelijkse werk eruit? Welke tools, kanalen en middelen gebruiken ze? Wat is hun informatiebehoefte? Welke (IT-)frustraties ervaren ze? En hoe digivaardig zijn ze? Deze inzichten helpen je niet alleen bij de keuze voor een platform, maar ook om je communicatie doelgroepgericht te ontwikkelen en in te zetten.

Zodra je weet welk platform uitgerold wordt en welke functionaliteiten dat medewerkers biedt, ​ga je verder met de impactanalyse en doelgroepreis (zoals beschreven in mijn vorige blog). Zo krijg je een goed beeld van wat de uitrol van dat platform betekent voor het dagelijkse werk van medewerkers en wat zij nodig hebben om in de verandering mee te gaan.

Zoek de samenwerking op

Als communicatieadviseur kun je niet de volledige verantwoordelijkheid voor alles nemen. ​Vaak is er een projectteam met verschillende expertises. Denk aan een projectmanager, IT-specialisten en een adoptiespecialist. Werk gedurende het gehele proces nauw met hen samen. Maak bij de start duidelijke afspraken over wie waar verantwoordelijk voor is. Wanneer ben jij als communicatieadviseur uitvoerend, faciliterend of adviserend?

Praktische tips om aan de slag te gaan

• Stel een gebruikersgroep samen waarin alle persona’s vertegenwoordigd zijn voor een mooie afspiegeling van de verschillende soorten gebruikers binnen de organisatie. Betrek die gebruikersgroep zoveel mogelijk tijdens het gehele proces.
• Maak een waardepropositie, impactanalyse en doelgroepreis per persona. ​Laat de templates op groot formaat afdrukken en vul deze (tijdens een interactieve sessie) samen met een of enkele gebruikers in.
• Vul je de templates met het projectteam in? Pak dan de uitgewerkte persona’s erbij. Dat helpt je om je in de belevingswereld van de gebruikers te verplaatsen.​
• Deel de uitgewerkte waardepropositie, impactanalyse en doelgroepreis tot slot met de aanwezige gebruikers om het resultaat te toetsen.

Aandacht voor communicatie én adoptie

De basis is gelegd om de stap van voorbereiding naar uitrol te zetten. Op zich is een nieuw platform uitrollen ‘niet zo moeilijk’. Maar je wil natuurlijk dat medewerkers het gaan gebruiken. Dat begint ermee dat medewerkers begrijpen hoe het hun dagelijkse werk en de samenwerking met collega’s makkelijker en leuker maakt. En dan moeten ze nog weten welke functionaliteiten het platform biedt en hoe ze die gebruiken. Dat vraagt om een doordachte communicatie- en adoptieaanpak.

Hoe meer mogelijkheden een platform biedt, hoe belangrijker communicatie en adoptie is. Dat gaat niet alleen over een goede ‘toolkit’ samenstellen om de verschillende doelgroepen voor, tijdens én na de uitrol te ondersteunen. Dat gaat ook over doseren. Begin met de basisfunctionaliteiten en zorg dat medewerkers die goed (kunnen) gebruiken in hun dagelijkse werk. Neem ze daarna stap voor stap mee in andere ‘leuke’ functionaliteiten die het nieuwe platform biedt.

Laat het leven

Een ‘toolkit’ bestaat vaak uit gebruikelijke communicatiemiddelen en adoptietools zoals een informatiepagina, instructies, veelgestelde vragen, trainingen en video’s. Laat medewerkers ook vertellen hoe ze het platform in hun dagelijkse werk gebruiken en tips met collega’s delen. Verhalen uit de praktijk maken het vaak veel tastbaarder. Van die verhalen kun je bijvoorbeeld ook een poster maken, waarin je voor verschillende type gebruikers laat zien welke functionaliteiten ze gedurende hun werkdag gebruiken.

Aan wat voor communicatiemiddelen en adoptietools hebben de medewerkers in jouw organisatie behoefte? Heb je daar nog geen goed beeld van gekregen in het voortraject, zoek dan opnieuw de samenwerking met de gebruikersgroep op. Kijk ook hoe je die groep als ambassadeur kunt inzetten om collega’s in de verandering mee te nemen. Zorg dat je samen zichtbaar bent voor medewerkers, zodat je snel signalen opvangt over waar ruimte voor verbetering is in de communicatie en adoptie.

Ben jij klaar om jouw rol als communicatieadviseur te pakken bij de volgende digitale transformatie binnen jouw organisatie? Zeg nou zelf, dat maakt je werk toch veel leuker dan medewerkers ‘alleen maar informeren’?