Gebruik AI als jouw event-assistent [10 praktische tips]

AI en het creëren van content gaan inmiddels hand in hand. Maar hoe kun je AI inzetten om je events sneller en beter te organiseren? Events omvatten een schat aan waardevolle en unieke content. Ook hier kan je AI voor je laten werken. Denk aan het bedenken van je nieuwe event (concept), alle e-mais laten schrijven en zelfs je hele script uitwerken! In dit artikel deel ik 10 manieren om je te inspireren.

1. Inspiratie voor titel en programma

Je kunt tools als ChatGPT heel goed inzetten om inspiratie op te doen voor de naam van je event en de grote lijn van je programma. Doordat AI-tools heel snel verschillende opties kunnen genereren, stimuleert dat je eigen creativiteit. Je komt zo op nieuwe invalshoeken, programma-onderdelen of benamingen die je zelf niet zo snel had bedacht. Je kunt de Chatbot of AI-toepassing blijven uitdagen om nieuwe variaties te bedenken, tot je tevreden bent.

Ook over de inhoud kun je jouw AI-assistent laten meedenken. AI beschikt namelijk over heel veel informatie over jouw doelgroep of event-thema. Denk aan vragen als:

• Wat is het beste tijdstip om een event te organiseren voor doelgroep X in maand Y?
• Wat zijn belangrijke drijfveren van doelgroep X voor het bijwonen van een event over Y?
• Welke ontwikkelingen spelen binnen onderwerp X en welke experts spreken hierover?

2. Beelden en afbeeldingen

De bekendste AI-tools voor het genereren van beelden zijn Dall-E, Midjourney, Canva en Firefly. Deze ‘designertools’ leveren binnen no-time een beeld voor jouw website, e-mail of event. Het verschil met websites als Unsplash of GettyImages is dat de beelden die gegenereerd worden door AI-tools niet bestaan in de ‘echte’ wereld.

Je kunt AI-tools als Midjourney allerlei opdrachten geven, van het maken van logo’s tot afbeeldingen in een bepaalde stijl. Ook hier geldt: het valt of staat met de opdracht (prompt) die je de AI-toepassing geeft. Hoe beter jij het beeld al voor je ziet (en dus hoe concreter je de vraag stelt), hoe accurater het eruit rolt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een moodboard voor je concept om je event te pitchen aan je opdrachtgever, voor de inrichting of catering,
• een beeld voor je website en e-mailheader, of
• een nieuwe stijl voor je sprekers-afbeeldingen om ze bijvoorbeeld een ‘waterverf’ of ‘cartoonish’ look te geven.

3. Script

Je kunt een AI-toepassing als ChatGPT opdracht geven om een opzet te maken voor het script voor je event, podcast of webinar. Hoe meer input je geeft, hoe vollediger het script. Geef bijvoorbeeld aan welke onderwerpen je in elk geval wil gebruiken (en welke niet!). Bijvoorbeeld:

Je kunt deze basis aanvullen met eigen voorbeelden of anekdotes. Voor de webinar ‘AI voor events’, probeerde ik het zelf uit. Van de opzet die Chat-GPT genereerde, is ongeveer 50% gebruikt voor de webinar!

4. Teksten (website, mail, social media)

Als je je eventnaam, programma en script in hoofdlijnen klaar hebt, is het heel makkelijk om een AI-toepassing te gebruiken voor het maken van teksten. Bijvoorbeeld voor je website, uitnodigingen, update-e-mails en socialmedia-posts. ChatGPT genereert in minder dan een minuut een opzet die je zelf kunt tweaken.

Toen Momice-copywriter Fleur nog niet wist van het bestaan van ChatGPT, schreef zij een uitnodigingstekst voor de webinar ‘Digi-rust voor eventprofessionals’. Vervolgens vroeg ik aan ChatGPT om hetzelfde te doen. Het resultaat: enorm veel overeenkomsten in de twee teksten. En het verschil? De tekst van Fleur was een stuk ‘menselijker’. Je kunt ChatGPT dus goed gebruiken voor de basis, maar de menselijke blik blijft belangrijk. Kijk maar:

AI kan ook heel goed van pas komen bij het genereren van sprekers-bio’s. De tools speuren als het ware het internet af en stellen een accurate bio samen. Dit scheelt een hoop mail- en opvolgwerk in de aanloop naar je event.

5. Interactie-vragen

Voor de interactie met jouw publiek tijdens een live of online event, kan AI ook interessante input leveren. Je kunt een AI-tool zelfs aanmoedigen om meer humor toe te voegen aan de vragen, of specifieke onderwerpen invoeren voor polls of antwoordrichtingen. Denk ook aan het inzetten van verschillende manieren van interactie (chat, poll, publieksvragen) en neem ze mee in je vraagstelling.

Ook hier kun je weer spelen met je input. Vraag de AI-assistent bijvoorbeeld om stellingen of vragen over een specifiek thema, een formulering in een bepaalde stijl of bijvoorbeeld meer humor in de antwoordopties. Interactie tool Sendsteps helpt je met vragen en slides bedenken voor jouw presentatie.

6. Live ondertiteling & vertalingen

Het is fijn als zoveel mogelijk mensen jouw event (live of online) kunnen volgen. Slimme AI-toepassingen kunnen het geluid van de spreker razendsnel omzetten in tekst. Deze tekst kun je op verschillende manieren gebruiken:

• Live ondertiteling van de spreker.
• Real-time vertalingen voor deelnemers die een andere taal spreken.
• Directe doorvertaling in beelden of grafieken die het verhaal van de spreker ondersteunen.

Een voorbeeld van een real-time vertaaltool is Syncwords. Er komen dagelijks nieuwe toepassingen bij, dus onderzoek vooral de laatste ontwikkelingen voor jouw events!

7. Data analyse

Met AI kun je makkelijk veel inzichten verzamelen over het resultaat van een event. Als het aankomt op slimme berekeningen of het leggen van verbanden, is AI vaak sneller en efficiënter dan een ‘gewoon’ mens. Als je een event-enquête hebt uitgestuurd, kun je de resultaten laten analyseren door AI. Dit is vergelijkbaar met het maken van een draaitabel in Excel, alleen dan automatisch.

Je kunt ook een zogenaamde ‘sentiment-analyse’ laten doen, door AI te vragen om socialmedia-posts en andere publicaties over het event te analyseren. Dit werkt vooral bij grotere events met veel externe aandacht.

Hoe meer data je verzamelt, hoe meer je kunt analyseren. Als je over langere tijd data verzamelt over je doelgroep en bijbehorende eventresultaten, workshopdeelname en/of persoonlijke voorkeuren, kun je AI inzetten voor een zogenaamde ‘predictive analysis’. Op die manier kun je je toekomstige events nog beter laten aansluiten op de behoeften van de doelgroep.

8. Video tools

Organiseer jij regelmatig online events of webinars? Of maak je gebruik van video gedurende jouw event? Ook daar kan AI je bij helpen!

• Welkomst- of instructievideo’s

De tools Synthesia en Tavus maken het maken van een korte video heel laagdrempelig. Je laat een AI-personage (Synthesia) of een AI-versie van jezelf (Tavus) jouw gasten welkom heten, of uitleg geven over specifieke tools of programma-onderdelen.

• Blogs to video

Ben je beter in schrijven dan in video’s maken? Laat AI het voor je doen! Upload je blog in een tool als Lumen5, die vervolgens een presentatievideo maakt met de belangrijkste content met bijbehorende beelden. Je kunt hem ook nog zelf editten.

• Event video’s

Webinars samenvatten of aftermovies maken? Dat doe je met Lanva in no-time. Gewoon het complete bestand uploaden en aangeven hoe lang de video moet zijn. De rest gaat vanzelf.

9. Logo & design

Ben je op zoek naar een specifieke huisstijl of logo voor jouw event? Met AI-tools als Canva of Looka kun je veel maken. Je geeft een aantal specificaties zoals kleur, naam en type event. Bij Looka kun je een aantal ontwerpen selecteren die jou aanspreken. Klik op ‘Genereer’ en voilá, daar is een serie logo’s voor jouw event. Je kunt ze aanpassen aan jouw eigen voorkeuren en omzetten naar verschillende branding-items zoals stickers, visitekaartjes of andere materialen. Ook de online ontwerptool Canva maakt het ontwerpen van logo’s en het genereren van beelden waarin tekst verwerkt zit eenvoudig. Er zijn gratis en betaalde toepassingen beschikbaar.

10. Audio

Het ‘illegaal’ afspelen van muziek in publieke ruimtes is strafbaar, dus ook op events. Wil jij een gratis muziekje gebruiken voor tijdens de ontvangst, of als achtergrondmuziek voor een video of aftermovie? De AI-applicatie Soundful genereert rechtenvrije, nieuwe muziek voor allerlei verschillende gelegenheden.

Zie je event als content-machine

Zakelijke events zijn ‘content-machines’ en AI kan jou als organisator helpen als assistent. Binnen events zijn er veel verschillende tools die je kunnen helpen met het maken van teksten, beelden en videos. Ontdek wat er mogelijk is. Met een kleine kanttekening: laat hierin de tools vóór je werken, maar blijf zelf ‘in control’. Zodat jouw event uniek en bijzonder blijft.

Header-afbeelding: rkl_foto / Shutterstock.com