Zo creëer je een werkomgeving die uitnodigt tot leren [6 stappen]

Organisaties vinden het belangrijk dat werknemers blijven leren in hun werk, zodat ze het werk goed en bekwaam kunnen uitvoeren en zo bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. En als medewerker wil je blijven leren, zodat je bekwaam en met zelfvertrouwen je werk kunt doen. Maar in de praktijk blijkt dat de dagelijkse werkcontext mensen lang niet altijd uitnodigt om in de leerstand te blijven. Hoe kun je dat veranderen?

Isolde Kolkhuis Tanke geeft in haar boek ‘In de leerstand‘ (affiliate) handvatten, zodat voortdurend blijven leren op jouw werk vanzelfsprekend wordt. Eén van de methodes die ze bespreekt in haar boek is die van een actieleerteam. Werken aan een leerrijke werkomgeving is een gezamenlijke opgave. Een actieleerteam bestaat uit leidinggevenden, HR en vooral medewerkers. Zij gaan met elkaar in gesprek over de leer-/werkomgeving. Dat brengt al een proces van bewustwording op gang, waarbij er meer inzicht en begrip ontstaat voor de verschillende perspectieven op de werkvloer. Daarnaast is het een mooie manier om te werken aan concrete verbeteringen. De verbeterpunten die uit een actieleerteam voortkomen zijn in de praktijk beproefd. Het zijn niet zomaar ballonnetjes die opgelaten worden. Ze zijn uitgeprobeerd, onderzocht en bijgesteld.

Een actieleerteam in het kort

• Doel: werken aan concrete verbeteracties, die bevorderen dat men (met elkaar) blijft leren in de dagelijkse uitvoering van het werk.
• Aantal personen: acht tot tien personen.
• Wie: leidinggevenden, HR, medewerkers (bijvoorbeeld van één team of afdeling) en eventueel andere betrokkenen.
• Hoeveel tijd en wat doen: ongeveer vier werksessies van twee uur, met tussenliggende praktijkperioden van ongeveer een maand.
• Doorlooptijd: ongeveer drie à vier maanden.

In 6 stappen naar een leerrijke werkomgeving

Er zijn 6 stappen die een actieleerteam doorloopt. Hieronder geef ik een samenvatting van iedere stap.

Stap 1. Initiatie-traject

Agenderen van het thema, actieleerteam samenstellen, initiator en begeleider kiezen.

Het moment is daar: je stelt vast dat het een goede zaak is om met een groep mensen aan de slag te gaan om de dagelijkse werkcontext leerrijker te maken. Het begint ermee dat iemand initiator en belanghebbende moet zijn: iemand die de mogelijkheden biedt en bereidheid toont om er een periode bewust aandacht aan te besteden en tijd voor vrij te maken. Dan kan een leidinggevende of een HR-manager zijn. Een initiator kiezen is noodzakelijk om te voorkomen dat dit initiatief na verloop van tijd uit het blikveld verdwijnt als er weinig tijd voor is.

De daadwerkelijke uitvoering en begeleiding van het actieleerteam ligt vaak in handen van iemand die het leuk vindt en er vaardig in is om zo’n team gedurende een bepaalde tijd te begeleiden, en zo met concrete verbeteracties te komen.

Als je een initiator en begeleider hebt, komt de vraag: wat wordt de focus waar het actieleerteam zich in eerste instantie op wil gaan richten? Er zijn twee mogelijkheden:

• Je kiest een overkoepelend thema: hoe zorgen we ervoor dat onze werkomgeving iedereen voldoende blijft uitnodigen om voortdurend nieuwe dingen te blijven leren?
• Je kiest een vraagstuk of lopend verandertraject dat op dit moment urgent is en waarbij het van belang is dat iedereen daar nu met elkaar van leert.

Tot slot is het belangrijk dat de initiator en begeleider kiezen wie er verder in het actieleerteam zitten en hoe zij benaderd worden.

Stap 2. Startbijeenkomst

Focus bepalen en verder aanscherpen.

Als het actieleerteam is samengesteld, kan de startsessie plaatsvinden. Vaak is het fijn om eerst nog wat meer uit te leggen over wat er van iedere deelnemer verwacht wordt in de komende tijd. Maak vooraf ook duidelijke afspraken over hoe jullie met elkaar omgaan. Denk met name aan vertrouwelijkheid van wat er besproken wordt, gespreksregels et cetera.

Na deze introductie komt het erop aan om een goede start te maken als team, rondom het thema dat centraal staat. Wat betekent dit thema voor ieder van het team? Daar kun je aan de hand van verschillende werkvormen mee aan de slag, zodat je zicht krijgt op hoe een ieder de mate van leren in het dagelijkse werk ervaart. Waarschijnlijk heb je een aantal punten al meerdere keren voorbij horen komen. Bijvoorbeeld: de overmaat aan richtlijnen en procedures, de hoge werkdruk, samenwerking tussen verschillende generaties, openheid op het werk, et cetera.

De kernpunten kun je eruit halen door aan ieder teamlid te vragen, nadat hij zijn of zij haar verhaal verteld heeft, om de essentie op een briefje te schrijven. Nadat iedereen aan de beurt is geweest, leg je al die briefjes naast elkaar op tafel en kijk je welke bij elkaar horen. Vervolgens ga je met elkaar in gesprek over welke onderwerpen het allerbelangrijkste zijn als je kijkt naar de mogelijkheden om te blijven leren in het werk.

Met dit gezamenlijk gekozen kernthema kun je de volgende praktijkperiode in. Het gaat erom dat de actieleerteamleden in de periode tot de volgende werksessie heel goed gaan observeren en luisteren naar wat er zoal gezegd en gedaan wordt in de dagelijkse praktijk rondom het gekozen kernthema.

Stap 3. Praktijkperiode 1

Observeren en interviewen in de praktijk.

Na maximaal een maand zie je elkaar weer. In de tussentijd hebben alle leden inzichten opgedaan door situaties in de praktijk te observeren en collega’s te interviewen. De actieleerteamleden hebben korte verslagjes of notities gemaakt, zodat iedereen iets heeft om mee te nemen naar de volgende werksessie. Alles wat verzameld is in de praktijk, vormt namelijk de input voor de volgende werksessie.

Stap 4. Werksessie 1

Interpreteren van observaties en interviews, op naar experiment 1.0 in de praktijk.

Na de praktijkperiode volgt nu weer een werksessie met het actieleerteam. De teamleden hebben de afgelopen weken allerlei verhalen, voorbeeldsituaties en ervaringen verzameld die zij betekenisvol vinden voor het kernthema dat na de eerste sessie gekozen is als focus. Doordat het team na de eerste sessie die toespitsing heeft gemaakt, kan het zich op iets concreets richten; iets relatief ‘kleins’ maar wel belangrijks, waaraan gewerkt kan worden om het te verbeteren. Het doel is om aan het einde van deze sessie een aantal experimenten bedacht te hebben die de teamleden kunnen uitvoeren in de komende praktijkperiode.

Om een of meerdere geschikte experimenten voor het actieleerteam te kiezen, is het van belang om eerst goed zicht te krijgen op wat de zoektocht in de praktijk opgeleverd heeft.

• Welke thema’s vallen het meest op en zijn het vaakst besproken?
• Wat kenmerkt de succesvoorbeelden?
• Welke elementen komen regelmatig terug in de situaties die als negatief ervaren zijn?

Hoe maak je vervolgens de vertaling naar een of meerdere experimenten waar de deelnemers mee aan de slag kunnen in de volgende praktijkperiode? Dat kan vanuit twee invalshoeken

1. Kies een positief werkend mechanisme dat besproken is: hoe zou je de succesfactoren hiervan vaker kunnen inzetten, ook in situaties die lastiger zijn?
2. Kies een negatief werkend mechanisme dat besproken is: hoe zou je dit negatieve patroon kunnen doorbreken? Wat zou je dan anders dan anders kunnen doen om een negatief werkend patroon te doorbreken?

Maak aan het einde van werksessie een eerste opzet van de experimenten. De teamleden werken dit later verder uit en sturen dat naar de begeleider. Zo houdt de begeleider zicht op de experimenten en de voortgang ervan.

Stap 5. Werksessie 2

Leren van experiment 1.0, op naar experiment 2.0 in de praktijk.

Na maximaal een maand zien de leden van het actieleerteam elkaar weer. Maak tijd om met elkaar de ervaringen te delen vanuit de eerste experimenten – en vooral om daarvan te leren. Wat heeft positief gewerkt en waarom? En wat juist niet en waarom? Is het überhaupt gelukt om de experimenten uit te voeren en bewust stil te staan bij wat het opgebracht heeft? Meestal is er wel van alles gedaan en uitgeprobeerd en zit de uitdaging er vooral in om dat goed met elkaar onder de loep te nemen en te ontdekken wat je hiervan kunt leren. Om dat proces wat te structuren is het handig als de teamleden vooraf een monitorformulier invullen. Daarin kunnen ze de belangrijkste ervaringen uit het experiment noteren. En alvast nadenken over de geleerde lessen en inzichten die dit hen gebracht heeft.

Wat een fijne manier kan zijn om opgedane inzichten met elkaar in verband te brengen, is een mindmap of een zogeheten causaal-lusdiagram te maken. Met zo’n visuele weergave probeer je condities of factoren in de werkomgeving die in positieve of negatieve zin inwerken op het blijven leren in het werk, met elkaar in verband te brengen.

Je ziet dat er dan patronen ontstaan die iets positiefs versterken en die iets negatiefs versterken (of ontkrachten). Door op deze wijze naar de bevindingen van de experimenten te kijken, kom je vaak een laag dieper terecht. Responsive focussing noem je dat. Die aangescherpte focus op een diepere laag gaat je helpen als actieleerteam om met nog effectievere acties te komen. Die acties worden dan vertaald naar experiment 2.0.

Stap 6. Werksessie 3 en follow-up

Leren van experiment 2.0, wat brengt het op en hoe verder.

Doorgaans is stap 6 de laatste werksessie. Het bespreken van de tweede ronde van experimenten staat centraal. Ook hier kun je gebruikmaken van verschillende hulpmiddelen en methoden. Wat je met name kunt toevoegen aan deze sessie om tot een goede officiële afronding te komen, is het volgende:

• Zorg dat je met elkaar een samenvatting of overzicht maakt van wat er allemaal aan acties in gang is gezet om bij te dragen aan het doel dat vooraf gesteld is. Wat heeft dat aan resultaten en inzichten opgeleverd? Belangrijk om te doen, zodat ook collega’s die niet in het actieleerteam zaten op de hoogte zijn van de bevindingen.
• Hoe kun je de beweging groter maken? Oftewel: hoe kun je als actieleerteam zorgen dat steeds meer collega’s betrokken worden en mee gaan doen in datgene wat het team in gang heeft gezet en geleerd heeft?
• En ten slotte de vraag: hoe wil het actieleerteam nu verder gaan? Wat is nodig om succesvolle ontwikkelingen vast te houden en door te zetten? Wie zijn er nodig om dat te ondersteunen?

Met dat laatste punt kom je ook weer uit bij de initiator. Als het goed is hebben jullie die als actieleerteam regelmatig meegenomen, of was diegene lid van het team. Het is zinvol om een eindgesprek te plannen met die collega, om te evalueren en na te denken over het vervolg.

De kracht van deze methode is dat je met elkaar vanuit een frisse en open blik naar je eigen werkelijkheid kijkt. Dat levert mooie en nieuwe inzichten op, waarvan vaak blijkt dat die ineens een hefboom voor verandering in zich hebben.

Ik ben heel benieuwd wat er binnen jouw organisatie gedaan wordt om een leerrijke werkomgeving te creëren?

Over het boek

‘In de leerstand‘ (affiliate) is een heel praktisch boek wat als doel heeft om leidinggevenden, HR-managers en L&D professionals uit te dagen en te helpen om een uitnodigende leer-werkomgeving te creëren. Dat is gezien de personeelstekorten en hoge werkdruk in veel sectoren een ingewikkeld thema. Maar juist zo ontzettend belangrijk om mensen blij en gemotiveerd te houden, zodat ze graag bij je blijven werken. Ondanks dat ik zelf niet in de doelgroep val, heeft het me wel me aan het denken gezet over het thema ‘altijd blijven leren’. Maar het is wel echt gericht op de doelgroep die ik eerder noemde. Het boek bevat veel tips & trics voor hen. Informatief, veelomvattend boek wat een thema op de kaart zet wat belangrijker is dan ooit.