Talent werven? Verbeter de samenwerking tussen HR en recruiters [5 tips]

Haastige spoed is zelden goed. Maar binnen recruitment ligt dat anders. Ik stimuleer niemand om haastig te handelen, maar spoed is wel degelijk geboden. Tenminste, als je kans wil maken om de ‘war for talent’ te winnen.

Kandidaten zwaaien momenteel de scepter. Voor traditionele HR-managers is dat soms lastig om te accepteren, maar de cijfers liegen er niet om. Uit onderzoek van het CBS blijkt dat de arbeidsmarkt in het vierde kwartaal van 2022 weer wat krapper was geworden. Er waren 13.000 werklozen minder dan in het derde kwartaal en tegenover elke 100 werklozen stonden 123 vacatures. Bovendien groeide het aantal banen met 85.000.

Rode loper en vipbehandeling: dát verwacht de kandidaat van nu

Wie talent wil binnenhalen, moet nu gewoon de rode loper uitrollen. Want dat talent zit niet op de bank op jou te wachten. Sterker nog, goede mensen zijn vaak met meerdere potentiële werkgevers tegelijk in gesprek. In deze krappe arbeidsmarkt liggen er bijna altijd kapers op de kust. Met goede arbeidsvoorwaarden alléén kom je er dus niet meer. Goede kandidaten weten wat zij waard zijn en verwachten een vipbehandeling. Dat is soms best even slikken voor werkgevers, zéker als je gewend bent dat mensen voor je in de rij staan en er alles aan doen om zichzelf te verkopen.

Maar die tijd is al even voorbij. Kandidaten pamperen is je sleutel tot succes. En dat begint bij een soepel, vlot recruitmentproces. Alles moet op rolletjes verlopen, want tegenwoordig wijzen mensen banen af door geen of vertraagde communicatie, weinig transparantie omtrent selectiecriteria en de tijd die uitgetrokken wordt voor sollicitatiegesprekken. Daarnaast is reactiesnelheid een cruciale factor. In 2021 bleek uit onderzoek dat 62% van de professionals interesse verloor als een potentiële werkgever niet binnen 10 werkdagen reageerde. In mijn eigen praktijk merk ik dat een wachttijd van twee dagen je al een kandidaat kan kosten. Want die kaper op de kust — ja, die reageert dus wél binnen enkele uren na een goed gesprek. En houdt het enthousiasme zo vast.

Je wil dus alles op alles zetten om een log recruitmentproces te voorkomen. De vraag is: hoe doe je dat?

Terug naar de basis: is je recruitmentproces op orde?

Veel HR-medewerkers werken parttime. En natuurlijk pakken HR-managers ook weleens hun koffers om twee weken naar de noorderzon te vertrekken (lees: onbereikbaar te zijn voor iedereen). Dat is hun goed recht. Het wordt alleen problematisch wanneer ze geen vervanger hebben aangesteld en een kandidaat daarom moet wachten op een reactie. “Oók als er slechts een lang weekend overheen gaat?” hoor ik je vragen. Ja. In kandidatenland is dat een eeuwigheid. Daar kom ik weer met die concurrerende werkgever, maar: die reageert dus wél meteen en heeft daarmee een flinke streep voor. Het is immers een blijk van interesse.

Heel eerlijk: voor ons recruiters is dit een frustratie. Ik snap dat termen als ‘employer branding’ en ‘HR analytics’ veel spannender klinken en dat je je daar liever mee bezighoudt. Maar het is écht tijd om even terug naar de basis te gaan: als je de fundering van je recruitmentproces niet voor elkaar hebt, trap je in een heleboel valkuilen.

5 tips voor een betere samenwerking met recruiters

Mijn voorstel: laten we de samenwerking tussen HR-managers en recruiters verbeteren! We hebben elkaar hard nodig. Juist in deze kandidatenmarkt moeten we goed met elkaar communiceren en op één lijn zitten. Als we alles beter afstemmen, halen we de kandidaat samen binnen. En zo voorkomen we dat het recruitmentproces, dat uit behoorlijk wat stappen bestaat, in een laat stadium spaak loopt terwijl dat helemaal niet had gehoeven.

Hoe kunnen we de samenwerking verbeteren? HR-manager, ik zet op een rij wat wij recruiters van jou nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen.

1. Bereid een ‘elevator pitch’ voor

Ja, dat lees je goed: niet de kandidaat, maar jíj moet eerst pitchen. De talenten die je zoekt, hebben momenteel al een prima werkgever en zitten best op hun plek. Als ze goed zijn in hun werk, zijn er naast jou ongetwijfeld anderen die hen willen wegkapen. Oftewel, ze hebben het voor het kiezen. Dit betekent dat jij de vacature én je bedrijf moet pitchen. En graag in een minuut, want ze hebben nog andere dingen te doen.

Het vinden van de talenten, dáár helpen recruiters je bij. Ze screenen honderden cv’s en selecteren daaruit een of enkele geschikte kandidaten. Maar daarna is het aan jou. Tijdens het eerste gesprek moet je de kandidaat heel snel overtuigen van het ‘waarom’: waarom moet deze persoon alle huidige zekerheden opgeven en de overstap naar jouw bedrijf maken? De recruiter heeft je met een goede kandidaat aan tafel gezet. Nu is het aan jou om dat razendsnel en uitstekend uit te leggen.

2. Zorg dat je beschikbaar bent

Vakantie, ziekte, parttime contracten: voor zulke zaken moet ruimte zijn. Stel daarom meer dan één persoon verantwoordelijk voor het recruitmentproces en leg goed vast wie wanneer de honneurs waarneemt. Heb je het talent gevonden dat je zoekt, dan houd je het zo ook vast.

Goede recruiters doen nu óók dat stapje extra. Ik voer bijvoorbeeld weleens gesprekken met kandidaten in de avonden en weekenden, simpelweg omdat dat erbij hoort als je succes wil boeken. Want in onze 24/7-economie wacht een kandidaat niet. Staat iemand op het punt om voor jou te kiezen, maar doet een andere werkgever een prachtaanbod terwijl jij op de piste staat? Dan mis je alsnog de boot. Hartstikke zonde!

3. Serveer een driegangen-recruitmentdiner

Haal de controlfreak in jezelf naar boven, want het is tijd om je proces uit te tekenen!

• Hoeveel rondes doorloopt een kandidaat?
• Wat gebeurt er precies in welke ronde?
• Wie spreekt een kandidaat op welk moment?
• Wat kan de kandidaat van elke stap verwachten?
• Kun je sommige stappen niet samenvoegen?

Te vaak zie ik dat twee verschillende managers exact hetzelfde gesprek voeren met een kandidaat. Mijn advies: zet dit allemaal helder op papier en communiceer het proces van tevoren naar kandidaten. Zo weten zij waar ze aan toe zijn vóórdat ze het sollicitatieproces ingaan. En dat stukje duidelijkheid brengt je in mijn ervaring heel ver.

Eigenlijk is het ook niet meer dan normaal, toch? Als je een restaurant binnenstapt om uitgebreid te dineren, krijg je meteen een menukaart voorgeschoteld. Je bekijkt de gerechten, bestelt voor-, hoofd- en nagerecht en vermaakt je terwijl de kok je eten binnen afzienbare tijd bereidt. Je maakt je geen zorgen, want je wéét wat er allemaal gaat gebeuren. En als dit proces rommelig of onprofessioneel verloopt, pak je je spullen en ga je lekker naar een ander restaurant. Etablissementen te over, dus jíj hebt het voor het kiezen. Net als de kandidaat in het recruitmentproces.

4. Speel nooit ‘hard to get’

“Eager zijn is onaantrekkelijk. Speel hard to get.” Heb je dat weleens gehoord? Ik ga me niet met je persoonlijke leven bemoeien, maar in het huidige recruitmentlandschap is dit zo ongeveer het slechtste advies dat je kunt krijgen. Doe je alsof een topkandidaat blij moet zijn om bij jou te mogen werken, omdat je denkt dat dit je een betere onderhandelingspositie oplevert? Dan verdwijnt deze persoon meestal met de snelheid van het licht.

Als je een klik hebt, moet je dat nu meer dan ooit tonen. Wil je iemand graag aan je bedrijf binden? Wees daar open over! Doe niet lauwtjes terwijl je enthousiast bent. Bied niet een lager salaris, omdat je denkt dat je dan uitkomt op het bedrag dat je écht wil uitgeven. En nogmaals, laat een kandidaat niet 10 dagen in onzekerheid verkeren. Het zijn afknappers die een comeback vaak voorgoed uitsluiten. Ik heb hele enthousiaste kandidaten op het laatste moment tóch zien gaan voor een ‘tweede-keus-werkgever’, simpelweg omdat die sneller het juiste aanbod deed. En aan zo’n beslissing was dan niet meer te tornen. Niet manipulatief doen, dus.

5. Wees eerlijk tegen de kandidaat (én de recruiter!)

Luchtkastelen, daar heeft niemand wat aan. Ik begrijp dat je een steengoede kandidaat graag wil binnenhalen, maar sla alsjeblieft niet door in je elevator pitch. Als je zaken te rooskleurig voorstelt, komt dat je vaak duur te staan. Je lokt er kandidaten misschien mee binnen, maar zodra ze erachter komen dat jij je beloftes niet kunt waarmaken, haken ze af. Een enorme tijdverspilling voor HR-manager én recruiter, als je het mij vraagt.

Eerlijke communicatie is heel belangrijk. Op álle fronten. Of het nu gaat om salaris, bonusregeling of secundaire arbeidsvoorwaarden. Werk je met een recruiter, bespreek dan wat je écht kunt en wil bieden aan de kandidaat die je zoekt. Een marktconform salaris voldoet meestal niet meer, want dat verdienen kandidaten al. Een goede recruiter geeft je advies en helpt je realistische verwachtingen te stellen. Samen kunnen we de arbeidsvoorwaarden óf de vacatureomschrijving bijstellen. Het beste moment om dat te doen is vóórdat we de zoektocht naar de kandidaat starten. Zo staan de neuzen vanaf het begin dezelfde kant op. Een belangrijke voorwaarde voor succes, waaraan we alleen voldoen als we eerlijk tegen elkaar zijn!

Dialoog: wat is jouw visie?

Zo. Dat zijn de vijf tips die aansluiten op mijn behoeftes als recruiter. Nu ben ik natuurlijk heel benieuwd wat HR-managers van mij nodig hebben. En wat collega-recruiters hiervan vinden. Laat het me weten in een reactie onder dit artikel. Ik ga het gesprek graag met je aan.