Onboarding is hét startpunt voor sterke employer branding [+ voorbeelden]

De employee journey is in veel organisaties ondergeschikt aan de customer journey. Ik wil een lans breken voor die employee journey, en met name de pre- en onboarding. Uiteraard mét concrete ideeën die jou kunnen inspireren om de employee journey te verbeteren om zo de beste krachten te werven én houden.

Niemand zal ontkennen dat investeren in klantenwerving waardevol is. Maar hoeveel prioriteit geef jij aan het werven én behoud van de juiste medewerkers? Organisaties die investeren in hun medewerkers kennen hogere betrokkenheid, productiviteit, bevlogenheid én klantgerichtheid. Dit is weer direct van invloed op je klanttevredenheid en -loyaliteit.

De employee journey: het ondergeschoven kindje

Heb jij je customer journey in kaart gebracht? Welke contactmomenten dragen bij aan klanttevredenheid? En welke touch points kunnen beter? Veel bedrijven hebben dit wel eens uitgedacht. Maar waarom zou je diezelfde exercitie niet ook voor je medewerkers (vervang dit woord gedurende het lezen gerust voor een woord dat je fijner vindt: werknemers, professionals, collega’s) uitvoeren?

Immers, nieuw personeel werven is vaak kostbaarder dan het werven van een nieuwe klant. Denk aan adverteren op Indeed en LinkedIn, personeelsadministratie, inwerkperiode. Als je personeelsverloop hoog is, vormt dit een flinke kostenpost met een lage ROI.

Arbeidsrelaties zijn (in potentie) aanzienlijk langer en intensiever, en dan heeft die arbeidsrelatie ook nog effect op hoe klanten jouw merk zien. Het loont dan ook de moeite om ook de employee journey eens in kaart te brengen zodat toppers in het vak bij jou willen (blijven) werken. Voor de employee journey zijn meerdere modellen in omloop, maar mijn variant hierop is deze:

1. Oriënteren en solliciteren

Dit is de eerste kennismaking met het werkgeversmerk. Waar hoort iemand voor het eerst over jouw organisatie? En wat hoort iemand dan? Word je meteen al “weggeswiped” of wordt de nieuwsgierigheid geprikkeld en begint je werkgeversmerk op te vallen? Als de oriëntatiefase goed verloopt, kun je deze uiteindelijk afsluiten met de ondertekening van een nieuwe arbeidsovereenkomst.

2. Pre-boarding

Het moment tussen handtekening en de eerste werkdag is een vaak vergeten, maar belangrijke fase. Hier kom ik zo op terug.

3. Onboarding

Met onboarding bedoelen organisaties in de regel de eerste 100 werkdagen van een nieuwe medewerker.

4. Iedere werkdag

Deze licht ik bewust uit in de employee journey. Veel modellen benoemen deze stap niet specifiek, maar kiezen ervoor om te focussen op de ‘lightbulb moments’, dus de echte hoogtepunten in iemands loopbaan. Toch geloof ik dat elke werkdag van groot belang is. Iedere dag opnieuw voelt je medewerker namelijk of hij/zij met plezier aan het werk gaat. En het eind van de werkdag kan variëren van pure opluchting dat hij/zij naar huis mag tot verbazing dat de werkdag er nu al op zit.

En uiteindelijk kiest je medewerker op basis van die gevoelens elke dag opnieuw of deze de relatie met jou (als werkgever) wil voortzetten of dat hij/zij toch weer de markt op gaat en mogelijk verliefd wordt op een ander(e werkgever). Anders gezegd: ook je arbeidsrelatie is een relatie waarin je moet blijven investeren, niet alleen op de ‘belangrijke dagen’.

5. Re- of crossboarding

In het geval van een reorganisatie of anderszins een nieuwe functie binnen jouw organisatie gaat het vaak om een stuk verwachtingsmanagement. Dit onderdeel laat ik in dit artikel even achterwege.

6. Afscheid

Of het nu is vanwege een jobswitch of een pensioen, er komt een moment dat je afscheid moet nemen van je medewerker. De manier waarop dat afscheid gaat is van grote invloed op het beeld dat achterblijft bij je oud-werknemer. Voelde deze zich gewaardeerd of is hij amper uitgezwaaid? Een vluchtig onpersoonlijk afscheid kan afbreuk doen aan de gehele contractduur. En dat is belangrijk, want na het afscheid zal er over je gepraat worden.

Vragen als ‘Heb je het hier beter naar je zin dan bij je vorige werk?’, ‘Waarom ben je daar weggegaan?’ of de eigen vergelijking tussen de oude en nieuwe situatie. Allemaal relevant voor de wijze waarop over jouw werkgeversmerk gesproken wordt in het netwerk van je alumni. Het zou toch zonde zijn als een onpersoonlijk afscheid ertoe leidt dat vakgenoten negatieve verhalen over jou horen?

7. Na het dienstverband

En dan is er nog de hele periode na het dienstverband. Waarom zou je geen warme band onderhouden met je eerdere werknemers? Bijvoorbeeld met alumni-activiteiten of een alumni-nieuwsbrief. Wie weet, misschien komt je vertrokken werknemer wel weer terug, of beveelt hij jou als ambassadeur aan in zijn netwerk.

Focus op de pre- en onboarding

De momenten waarop ik me nu wil focussen zijn de pre- en de onboarding. Dus de tijd tussen het besluit dat iemand bij jouw prachtige organisatie komt werken tot de 100e werkdag. Waarom? Hoewel ik zoals eerder gezegd van mening ben dat elke werkdag van groot belang is in de relatie tussen werkgever en werknemer, zijn de pre- en onboarding toch wel dé momenten om die relatie zo goed mogelijk te starten.

Dit is het moment waarop jouw nieuwe medewerker voor het eerst over jou vertelt, dus zorg dat die verhalen positief zijn. Wie weet slaat het enthousiasme wel over op het netwerk?

Waarom is die eerste periode zo belangrijk? Twee woorden: cognitieve dissonantie. Een korte introductie. Jouw nieuwste aanwinst heeft zojuist een belangrijke keuze gemaakt. Je medewerker verruilt een eerdere werkgever (of het studentenleven) voor jou. Het moment waarop deze keuze definitief wordt gemaakt – met een handtekening op jouw contract en een break-up met de huidige werkgever – is typisch het moment dat de twijfel toeslaat. Net als met elke grote beslissing (een nieuwe auto of een huis kopen, een kind krijgen) is het menselijk dat mensen gaan denken met vragen als:

• Wil ik dit écht?
• Had ik toch niet nog een proefrit moeten maken in die BMW?
• Is dit echt mijn droomhuis of heb ik bouwkundige fouten over het hoofd gezien?
• Ben ik er wel klaar voor om een kind op te voeden?

Twijfel bij het wisselen van baan

Mensen twijfelen nu eenmaal bij grote veranderingen, en dat doen ze ook bij een job switch. Maar je zat toch goed bij je huidige werkgever? Is het wel slim om juist nu van baan te wisselen? En wat als je aanwinst bij de aankondiging van het vertrek een verleidelijk tegenaanbod krijgt van de huidige werkgever? Actie en verstand zijn dan niet altijd meteen te rijmen, en dus kan je nieuwe werkgever wel wat ondersteunende argumenten om deze onprettige twijfel (buyer’s remorse) op te lossen.

Daarom vind ik het zo jammer om te zien dat veel bedrijven een stilte laten vallen tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en die spannende eerste werkdag (pre-boarding). Waarom zou je jouw nieuwe medewerker niet blijven voeden in zijn of haar enthousiasme? Bevestig je nieuwste aanwinst in zijn of haar keuze en maak deze trots op zijn nieuwe stap. En dat brengt ons bij de hamvraag: hoe doe je dat (zonder dat je je HR-afdeling de burn-out in werkt of je een fortuin stuk moet slaan)?

Ben je er nog? Geweldig, dan weet ik dat je de employee journey belangrijk genoeg vindt om wat concrete tips te horen. Hierin gebruik ik voorbeelden uit de praktijk, met communicatiemiddelen die we bij mijn huidige werkgever GGz Breburg hebben geïntroduceerd om onze nieuwe collega’s een warm welkom te heten.

💡Onboarding app

Laat ik maar meteen beginnen met ons paradepaardje: de introductie-app voor nieuwe collega’s. Iedere nieuwe medewerker ontvangt bij zijn arbeidsovereenkomst een flyer. Hiermee krijgt hij toegang tot onze app. Afhankelijk van het functieprofiel van deze nieuwe medewerker start de nieuwe collega aan een functiegerelateerd informatief en interactief verhaal.

Tijdens de pre- en onboarding worden nieuwe hoofdstukken in dit verhaal ‘vrijgespeeld’. Zo heeft de nieuwe collega vanaf ondertekening van het arbeidsvoorwaardengesprek al toegang tot het eerste hoofdstuk, waarin we vooral onze organisatie, onze missie én de voordelen van bij ons werken delen.

De verhalen hebben we gevuld met allerhande content, van tekst (je ontkomt er niet aan), filmpjes, interactieve afbeeldingen, gifjes, quizjes, spelletjes en noem zo maar op. Zo kan onze nieuwste aanwinst direct kennismaken met alles wat onze organisatie te bieden heeft, binnen een luchtige omgeving.

Fasering

Een week voor de eerste werkdag (dit is allemaal vooraf ingesteld per medewerker) start weer een nieuw hoofdstuk met praktische informatie zoals ‘waar haal ik mijn lunch’, ‘wat voor kleren doe ik aan’ en ‘hoe zien mijn eerste dagen eruit?’ Vragen als deze en meer worden op een zo persoonlijk mogelijke wijze beantwoord. De dag voor de eerste werkdag opent nog een hoofdstuk waarin enkele collega’s de nieuwste collega veel succes wensen.

Na een week werken duiken we wat dieper de materie in met uitleg over de werkplek en vragen we hoe de eerste week is bevallen. Na een maand start het laatste hoofdstuk met wat meer diepgaande informatie zoals onze samenwerkingspartners, opleidingsmogelijkheden en wat we doen om ons team gezond en gelukkig te houden.

Met deze app hebben onze nieuwe collega’s allemaal beschikking over de informatie die zij nodig hebben om van elke werkdag een geweldige dag te maken. Omdat deze ontdekkingsreis al voor de eerste werkdag en vanuit huis gestart kan worden, zijn onze collega’s bovendien sneller up-and-running en is ook onze groep ambassadeurs gegroeid.

Misschien kun jij ook meer inspelen op de verschillende fases tijdens de pre-boarding?

💡Interactief introductieboek vol easter eggs

Met alleen de app zijn we er nog niet. Zoals ik al zei, elke werkdag is belangrijk in de kwaliteit en duur van relatie tussen werkgever en werknemer. Daarom hebben we naast de onboarding app, ook een introductieboek. Dit boek wordt het komende jaar een soort heilige graal voor de werknemer. Het boek bevat alle informatie die de collega gedurende het eerste jaar nodig heeft. Uiteraard bevat ons sociaal intranet nog meer informatie, dus we houden het hier even op de need-to-know informatie, aangevuld met wat iemand echt wíl weten.

Maar het Breburg voor Beginners Boek is veel meer dan een naslagwerk. Het is een middel om de nieuwe collega kennis te laten maken met de organisatie en collega’s. Denk aan gesprekstarters, 30-seconds met termen over ons werk(gebied), een 100-dagen quiz, en een vriendenboek dat je door collega’s uit je eigen én andere teams moet laten invullen. En dan zit het boek nog vol met allerlei verrassingen, zoals op je 100e werkdag.

Ook voor partners en kinderen

En vergeet de kracht van een steunende achterban niet. Wat ik bedoel? Waarom zouden we ons in de onboarding alleen richten op de medewerker? Als je echt wil dat iemand trots is op zijn werkplek, wil je dat het thuisfront snapt waarom. Daarom is het boek zó ingericht dat ook de eventuele partner en/of kinderen van onze medewerker dit boek willen verslinden. Denk aan:

• Leuke weetjes over GGz Breburg
• ‘Ganzenbord vertaald naar de ggz’ (je zit niet fysiek maar mentaal in de put)
• Een woordzoeker met welke behandelingen wij bieden
• Kijktips over de ggz

Doordat dit boek vol zit met interactieve elementen (uitschuifbladen, een ansichtkaart die de collega kan verzenden naar de vorige werkgever om diegene te bedanken voor de fijne tijd) gecombineerd met alle belangrijkste informatie (verklarende woordenlijst, afkortingen, missie, visie, uitleg over teams, afdelingen en werkwijze) moet het dusdanig gebruikt worden dat de kaft het aan het eind van het jaar amper houdt.

Enkele reacties op dit boek: “Ik werk hier al jaren maar zelfs ik leer hier nog van.” “Lezen van dit boek maakt me trots op onze mooie organisatie” en “Mag ik ook zo’n boek voor mijn kinderen?”

Dit boek valt de week voor de eerste werkdag bij de nieuwe medewerker op de mat. Hierbij zit nog wat praktische informatie, zoals een uitleg over het verdere introductieprogramma dat hij of zij tijdens de eerste 100 dagen zal volgen. Ook vragen we hen om het boek mee te nemen op de eerste werkdag. Juist omdat dit boek allerlei manieren biedt om kennis te maken met het team en de organisatie. Zo weten we zeker dat – zoals toch vaak bij werkgevers gebeurt – de nieuwe medewerker niet gewoon achter de pc wordt gezet om zelf op zoek te gaan naar informatie en motivatie.

Onboarding gaat over iedere werkdag

Dit zijn slechts twee voorbeelden van onboardinginitiatieven die kunnen zorgen voor een goede onbaording die je centraal kunt regelen. Uiteraard mag persoonlijk contact hierin niet ontbreken. Heet je nieuwe medewerker welkom. Introduceer deze bij de juiste personen en zorg ervoor dat je – ook bij remote werk – laagdrempelig bereikbaar bent voor vragen.

Ik benoemde het eerder al, maar uiteindelijk is iedere werkdag belangrijk voor de duur van een arbeidsrelatie. Dus investeer in een goede onboarding, maar stop daar ook zeker niet. Zo vragen wij nieuwe medewerkers regelmatig hoe het hen bevalt. Met deze waardevolle inzichten kun je blijven werken aan de onboarding, werksfeer en je werkgeversmerk. Ik ben vooral heel benieuwd hoe jullie dit doen, dus deel jouw tips zeker onder dit artikel!