Groeien als startende ondernemer? Fix je financiën!

Wanneer je start als ondernemer, dan ben je meestal vooral heel druk met het aantrekken van klanten. Om jezelf een salaris te kunnen betalen, heb je namelijk betalende klanten nodig. Hoe kun je goede financiële beslissingen nemen en gebruikmaken van fiscale voordelen?

Als je die eerste betalende klanten hebt aangetrokken, is de volgende stap professionaliseren en groter groeien. Als startende ondernemer kan het best uitdagend zijn om goede financiële beslissingen te nemen. Hoe ga je ervoor zorgen dat je meer gaat verdienen? En hoe kun je daarbij gebruik maken van fiscale voordelen?

Inzicht in je financiën

Zorg dat je inzicht hebt in de financiën van jouw bedrijf! Dat is een hele belangrijke stap om te zetten. Het maakt niet uit hoe je onderneming eruit ziet, het is altijd belangrijk om goed inzicht te hebben. In haar boek Groeien met je bedrijf (affiliate), beschrijft Marjan Heemskerk de belangrijkste zaken die je moet weten rondom jouw bedrijfsfinanciën.

De volgende onderdelen zijn belangrijk om voor jezelf inzichtelijk te hebben:

• Hoeveel je eigenlijk verdient (en kijk dan niet alleen naar je omzet, maar ook juist naar je winst).
• Welk basissalaris je zou willen verdienen en hoeveel omzet je moet maken om dat voor elkaar te krijgen (het is belangrijk om niet te weinig voor je diensten te vragen, denk ook aan je directe en indirecte kosten).
• Een maandelijkse analyse van je cijfers (loopt alles volgens plan of is er bijsturing nodig?).

Zorg voor voldoende cashflow

Waar veel startende ondernemers de mist in gaan, is dat ze niet altijd voldoende cashflow hebben. Je kunt nog zoveel facturen versturen, maar als je op het moment dat de Belastingdienst komt geen saldo op je bankrekening hebt staan, dan heb je alsnog een probleem. Been there, done that.

Het kan helpen om voor jezelf een liquiditeitsoverzicht te maken. Hierin som je op welke betalingen er binnen komen deze periode en welke betalingen je zelf moet doen. Zo weet je precies of je aan het eind van de periode voldoende saldo op je rekening hebt.

Tips om er voor te zorgen dat je zo snel mogelijk betaald krijgt:

1. Geef in je offerte al aan wat je betalingscondities zijn.
2. Overweeg of het binnen jouw bedrijf een optie is om klanten (deels) vooruit te laten betalen.
3. Stuur direct een factuur als je opdracht afgerond is of als je product is geleverd.
4. Benoem een uiterste betaaldatum op je factuur, klanten betalen sneller als ze een datum zien staan.
5. Maak het makkelijk voor je klanten. Zorg dat je een duidelijke factuur hebt en als het mogelijk is zelf een koppeling met iDEAL. Ook kun je een betalingskorting geven als klanten binnen 7 dagen betalen.
6. Blijf in contact met je klant, soms hebben ze niet in de gaten dat ze jouw factuur nog niet betaald hebben.
7. Houd een overzicht van openstaande facturen bij.

Verder groeien met je bedrijf

Wanneer je net gestart bent, heb je misschien nog niet zo veel facturen te versturen en maak je nog niet zoveel kosten. Dan kan het voor jou prima werken om je administratie handmatig bij te houden. Maar hoe meer je groeit, des te groter de kans op foutjes in je administratie wordt.

Daarom adviseert Marjan Heemskerk in haar boek ook dat je de boekhouding automatiseert. Maak je facturen uit je online boekhoudprogramma, koppel je bankmutaties en schrijf je uren in je boekhoudprogramma. Zo voorkom je fouten. De volgende onderdelen vind je in je administratie:

• Inkomende facturen
• Verkoopfacturen
• Bankafschriften
• Correspondentie met de Belastingdienst
• Permanent dossier met documenten die je langer wil bewaren

En nog een voordeel van automatiseren: je boekhouder is minder tijd kwijt aan de administratie waardoor jij een lagere rekening krijgt.

Personeel in dienst nemen of samenwerkingen aangaan

Een andere vorm van groei is het uitbesteden van werk. Je kunt bijvoorbeeld een ZZP’er inhuren, personeel aannemen of je kiest voor een tussenvorm zoals een uitzendkracht. Bekijk de voor- en nadelen van de verschillende opties goed en overweeg wat voor jouw bedrijf het meest voordelig is.

Nog een andere optie is een samenwerking. Je huurt iemand dan niet in, maar je bundelt de krachten op basis van gelijkwaardigheid. Dan is het heel belangrijk om jullie afspraken goed vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst om achteraf ellende te voorkomen.

Tijd voor een kantoor, of liever thuiswerken?

Een kantoorruimte is misschien niet direct prioriteit als je start met ondernemen. Maar op een gegeven moment kan dit toch een mooie stap zijn om verder te groeien. Wist je bijvoorbeeld dat je kosten voor thuiswerken niet zomaar kunt aftrekken van je winst? Alleen zakelijke kosten die je maakt voor je onderneming zijn aftrekbaar. Je kopje koffie ’s ochtends is bijvoorbeeld niet aftrekbaar, maar een laptop dan weer wel.

De kosten van koffie, energie of inrichting zijn alleen aftrekbaar als je thuis een zelfstandige ruimte hebt om te werken. Dit is een ruimte in je woning die apart verhuurbaar is: een eigen opgang, toilet en energievoorziening. Daarnaast moet je hier ook minstens 30% van je omzet maken.

Wil je niet direct een eigen kantoorruimte huren, maar wel je kosten aftrekken? Dan zou je een flexwerkplek kunnen overwegen. De kosten voor de huur van je flexplek zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar van je winst.

Natuurlijk kun je er ook voor kiezen een eigen kantoorruimte te huren. Een tip die Marjan in haar boek geeft voor het bepalen van een goede huurprijs is dat huurlasten ongeveer 10% tot 15% van je omzet zijn.

Pensioen: een zorg voor later?

Je pensioen is zeker geen zorg voor later! Hoe vroeger je begint met het opbouwen van pensioen, des te meer voordeel jij ervan ervaart als je met pensioen wil gaan. Dit zijn de mogelijkheden om je pensioen te regelen:

1. Een spaarpotje opbouwen
2. Banksparen
3. Zelfstandig beleggen
4. Oudedagreserve
5. Collectief ondernemerspensioen
6. Verplichte aansluiting bij beroeps- of bedrijfstakpensioenfonds
7. Collectief pensioen via je oude werkgever
8. Aflossen op je hypotheek
9. Niets doen

Rechtsvorm van je bedrijf

Interessant om te overwegen: past de huidige rechtsvorm nog wel bij mijn bedrijf? Met een bv ben je bijvoorbeeld een rechtspersoon en met een eenmanszaak of vof een natuurlijk persoon. Dit heeft te maken met jou persoonlijke aansprakelijkheid als je bedrijf schulden heeft die je niet meer kunt betalen.

Neem ook je toekomstplannen mee in je overweging. Heb je geld uit je zaak nodig voor privé? Dan gaat dat makkelijker bij een eenmanszaak of vof dan bij een bv. Een bv kan aan de andere kant weer fiscale voordelen hebben.

Fiscale voordelen om te gebruiken

Als ondernemer kun je gebruik maken van een hoop fiscale voordelen. Zo zijn een aantal zakelijke kosten volledig aftrekbaar en kun je zelfs een studie of cursus volgen en dit aftrekken als zakelijke kosten (in 2022 tot een maximum van €4.800,-).

Daarnaast bestaat er de KIA: kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Hiermee krijg je een gedeelte van je investering terug via de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Een investering mag je namelijk extra aftrekken van je winst.

Voorwaarden van een investering:

• Het moet een bedrijfsmiddel zijn dat je meerdere jaren nodig hebt (anders is het voorraad of inkoop).
• De minimale investering moet €450,- exclusief btw zijn.

Naast de KIA bestaan er ook de EIA (Energie-investeringsaftrek) en de MIA (Milieu-investeringsaftrek) of VAMIL (Willekeurige afschrijving milieu-investeringen).

Fiscale voor- en nadelen van een bv

Eerder in dit artikel ging het al over het verschil tussen de verschillende rechtsvormen van een onderneming. De fiscale voor- en nadelen van een bv zijn daarbij ook belangrijk om in overweging te nemen.

Bij een bv ga je in dienst bij je eigen onderneming. De wet bepaalt dat je een gebruikelijk loon moet krijgen wat elk jaar wordt vastgelegd. In 2022 is dit €48.000,-. Het loon mag ook niet minder zijn dan de best betaalde werknemer van de bv. Daarnaast mag je niet zomaar geld uit je bv halen. Onttrek je geld uit je onderneming, naast je salaris, dan betaal je daar dividendbelasting over. In 2022 is dit percentage 15%.

Verdiep jezelf in de verschillende rechtsvormen en bepaal daarna welke vorm het best bij jouw (toekomstige) bedrijf past.

Onmisbare kennis om te groeien met je bedrijf

Mocht je net zoals ik nooit hebben begrepen hoe een balans in elkaar zit, waarom je die eigenlijk nodig hebt in je administratie of welke invloed een rechtsvorm op je onderneming heeft, dan raad ik je aan Groeien met je bedrijf (affiliate) te lezen. De informatie in het boek is niet nieuw, maar wel heel praktisch beschreven. De koppeling naar mijn eigen onderneming en financiële situatie is heel makkelijk te maken.

Ik heb eindelijk het gevoel dat ik grip heb op mijn bedrijfsfinanciën en dat ik begrijp welke stappen ik mag gaan zetten, ook als je kijkt naar de fiscale voordelen. Een absolute must-read voor startende ondernemers en ondernemers die willen groeien met hun bedrijf.