Webteksten als zakelijke tool: in 5 stappen naar teksten die voor je wérken

Webteksten zijn een perfecte tool om je zakelijke doelen mee te bereiken. Met goed geschreven teksten beïnvloed je namelijk het gevoel én dus het gedrag van jouw bezoekers en ontvangers. Uiteindelijk bepaalt dat gedrag of jij jouw doelen haalt. Investeren in goede teksten is dus investeren in het succes van jouw organisatie.

Maar vóórdat je nu direct zelf gaat (her)schrijven of een professionele copywriter inhuurt: think again. Als je ‘gewoon maar start met schrijven’ is er geen begin- en eindpunt. En die start en finish zijn juist belangrijk als je het maximale uit jouw webteksten wilt halen, resultaten inzichtelijk wilt krijgen en successen wilt delen.

Roadmap: in 5 stappen naar webteksten die voor je wérken

1. Leg éérst het huidige niveau vast van jouw webteksten
2. Bepaal vervolgens het gewenste niveau van jouw webteksten
3. Maak interne schrijfafspraken en leg deze vast
4. Deel schrijfkennis en borg de schrijfafspraken binnen de organisatie
5. Evalueer of het gewenste niveau en de bijbehorende zakelijke doelen zijn bereikt

Deze roadmap zorgt voor een grondige aanpak. Een aanpak die inzicht en overzicht geeft, en gebaseerd is op mijn ervaringen bij schrijf-, trainings- en adviesopdrachten. Dit zijn de voordelen:

• Een roadmap biedt je een begin- en eindpunt voor de kwaliteit van jouw webteksten.
• Een roadmap zorgt ervoor dat teksten niet op zichzelf staan, maar business driven zijn en bijdragen aan het succes van de organisatie.
• Een roadmap maakt duidelijk welke tekstaspecten wél prioriteit hebben … en welke niet!

Stap 1. Leg éérst het huidige niveau vast van jouw webteksten

Het huidige tekstniveau kun je op verschillende manieren in kaart brengen. Als je een nulmeting wilt uitvoeren om tot een blauwdruk te komen, zijn dit de belangrijkste vragen om te beantwoorden:

1. Wat gaat er goed in onze huidige teksten? (En waarom?)
2. Wat kan/moet er beter in onze huidige teksten? (En waarom?)
3. Hoe dragen onze huidige teksten bij aan het realiseren van onze doelen?

De antwoorden op deze vragen geven je inzicht in de teksten van een team, afdeling, divisie of zelfs de complete organisatie.

Om inzicht te geven in het huidige tekstniveau, maken we bij Papier is passé gebruik van de TXT-score. De TXT-score is een gemiddelde, en maakt duidelijk op welk niveau jouw teksten zich bevinden. De niveaus lopen van 1 (correcte spelling en grammatica) tot en met 5 (verwachtingen overtreffen met teksten). Hierover later meer.

Stap 2. Bepaal vervolgens het gewenste niveau van jouw webteksten

Tijdens deze stap bepaal je welk tekstniveau je wilt bereiken. Dit gewenste niveau wordt voor het grootste deel bepaald door de doelen van het team, de afdeling, divisie of zelfs de complete organisatie. Dit zijn belangrijke vragen om te beantwoorden:

• Wat zijn onze doelen? Denk aan specifieke doelen op het gebied van branding, klantbeleving, omzetverhoging en kostenverlaging
• Wat zijn de obstakels waardoor we onze doelen niet bereiken?
• Wat kunnen we met onze content (lees: teksten) doen om die obstakels te verkleinen of zelfs te verwijderen?

Zodra het huidige en het gewenste niveau helder zijn, zorg je voor een prioritering: waar moeten we op korte en middel(lange) termijn mee aan de slag? Wat zijn onze must haves, should haves en could haves? De lijst met verbeteracties en de bijhorende prioritering zijn uniek voor iedere organisatie.

Voor de ene organisatie maakt een correcte en uniforme weergave van de namen van producten en diensten al een wereld van verschil op het gebied van branding. Voor de andere organisatie leidt gedrag beïnvloeden met teksten snel tot salessuccessen.

Stap 3. Maak interne schrijfafspraken en leg deze vast

Als je als organisatie géén schrijfkeuzes maakt, zie je dat alle schrijvers binnen een organisatie een eigen koers varen. Dat is een gemiste kans! Door keuzes te maken, deze vast te leggen en goed te delen, zorg je voor consistente en dus herkenbare teksten. Het is niet direct nodig om een werkinstructie, schrijfwijzer of klantbelevingsmodel van 50 pagina’s op te stellen. Je kunt klein beginnen! Een checklist van 1 A4 biedt vaak een prima basis en breid je later makkelijk uit.

Schrijfafspraken vastleggen geeft je de mogelijkheid om schrijfkeuzes te onderbouwen, voor interne én externe doelgroepen. Door bijvoorbeeld de link te laten zien met de merk-/kernwaarden, de identiteit en het gewenste imago van de organisatie.

Voor veel organisaties leveren schrijfafspraken direct (uren)winst op. Doordat schrijvende collega’s en ingehuurde copywriters zo een heldere briefing krijgen, krijgen communicatieprofessionals de kans om feedback te geven op een hoger (schrijf)niveau en echt méér waarde te bieden.

Stap 4. Deel schrijfkennis en borg de schrijfafspraken binnen de organisatie

Medewerkers houden zich aan schrijfafspraken als ze er zélf mee aan de slag gaan en direct de voordelen ervaren. Bijvoorbeeld dankzij schrijftrainingen van externe of interne professionals. Schrijftrainingen hoeven niet altijd door een externe partij te worden gegeven. Ook interne ambassadeurs zijn uitstekend in staat om schrijfkennis te delen en schrijfafspraken te borgen. Denk aan senior communicatieadviseurs die zelf interne presentaties, kennissessies of trainingen verzorgen.

Houd bij het delen en borgen van schrijfkennis en schrijfafspraken altijd rekening met de schrijftaken van de medewerkers en de hiervoor:

• beschikbare kennis
• opgedane ervaring
• aanwezige competenties

Stap 5. Evalueer of het gewenste niveau en de bijbehorende zakelijke doelen zijn bereikt

Dankzij de nulmeting uit stap 1 is het altijd mogelijk om te evalueren of jouw interventies de gewenste resultaten hebben opgeleverd:

• Is het gewenste tekstniveau bereikt dat je in stap 2 voor ogen had?
• Wat gaat goed en wat kan/moet nog beter?
• Zijn de zakelijke doelstellingen gerealiseerd?

Om de resultaten te meten kun je altijd kiezen voor een ‘lightvariant’ van de TXT-score uit stap 1. Dit geeft je ook de kans om bij te sturen.

Bekijk tot slot of er nieuwe of gewijzigde doelen zijn (altijd business driven), waarvoor je jouw webteksten weer als tool kunt inzetten.

Inzicht in het huidige tekstniveau dankzij de TXT-score

De TXT-score geeft inzicht in jouw huidige tekstniveau. De TXT-score is een gemiddelde, en maakt duidelijk op welk van de 5 niveaus jouw teksten zich bevinden:

• Niveau 1: correcte spelling en grammatica gebruiken (het Nederlands staat hier centraal)
• Niveau 2: schrijven volgens regels en conventies (de vorm staat hier centraal)
• Niveau 3: klant-/bezoeker-/ontvangergericht schrijven (de stijl staat hier centraal)
• Niveau 4: servicegericht schrijven (de inhoud staat hier centraal)
• Niveau 5: verwachtingen overtreffen (de creativiteit staat hier centraal)

De vorm heeft te maken met de scanbaarheid en dus opbouw van complete teksten, alinea’s en zinnen. De stijl hangt af de merk-/kernwaarden, de identiteit en het gewenste imago van de organisatie. De inhoud draait om keuzes maken: welke inhoud bied je tijdens de verschillende fases van de klantreis?

Op niveau 4 speelt biologie een rol: hier speel je in op de stemming van jouw bezoeker/ontvanger. Op niveau 5 staat psychologie centraal: hier zet je bewezen beïnvloedingstechnieken in om jouw bezoeker/ontvanger tot actie aan te zetten.

Bezoekers en ontvangers zijn net mensen … Met een gedegen aanpak en professionele webteksten zorg je ervoor dat je hun gevoel én dus gedrag beïnvloedt.