Sterkere slides voor je presentatie met deze 7 aandachtspunten

Presentaties worden vaak standaard in PowerPoint gemaakt. Het lijkt wel alsof we zijn vergeten hoe we zonder deze software een presentatie kunnen geven. Volgens de bekende marketeer David Oglivy gebruiken de meeste mensen PowerPoint zoals een dronken persoon een lantaarnpaal gebruikt: voor ondersteuning in plaats van verlichting. Slides die zo vol staan, dat ze van het vertelde verhaal afleiden, totaal niet in lijn zijn met jouw verhaal of onleesbaar zijn door een te klein lettertype. Hoe zorg je ervoor, dat jouw slide deck verrast? In dit artikel deel ik 7 aandachtspunten.

Waarom wil ik slides erbij?

Veel sprekers starten standaard met het maken van slides, zonder dat ze überhaupt hun verhaal en structuur scherp hebben. Volgens onderzoek van The Guardian is dit een slecht idee. Op die manier valt alle creativiteit bij het samenstellen van je verhaal weg. Slides moeten de ervaring van het publiek sterk verbeteren. Het is geen notitieblok voor de presentator.

Zorg er eerst voor dat je het hele verhaal af hebt. Pas daarna bedenk je of je slides nodig hebt om je verhaal te versterken. In driekwart van de gevallen dat ik dit met sprekers bekijk, zijn slides helemaal niet nodig. Het verhaal is zelf al sterk genoeg en slides leiden alleen maar af. Zonde van de tijd die je dan alsnog zou moeten steken in het maken van een slide deck.

I hate the way people use slide presentations instead of thinking. People confront problems by creating presentations. I want them to engage, to hash things out at the table, rather than show a bunch of slides. People who know what they’re talking about don’t need PowerPoint. – Steve Jobs

Steunen en niet stelen

De meest gemaakte fout bij het gebruiken van PowerPoint, is in mijn optiek het volproppen van de slides. Niet één, maar vijf verschillende boodschappen, die het publiek dan maar zelf mag ontcijferen. Je wil dat je publiek de boodschap die je wil overbrengen met een slide, direct begrijpt.

Als je meerdere punten wil maken in jouw presentatie, verspreid ze dan over meerdere slides. Om het nog behapbaarder te maken, is het vaak ook de moeite om één punt over meerdere slides te verdelen. Je kunt proberen om alles wat je wil vertellen in één slide te proppen, maar dan gaat de slide de aandacht van het publiek juist stelen en niet jouw verhaal steunen. Talloze onderzoeken laten zien, dat het publiek dan een slide gaat lezen, analyseren en verwerken en niet meer kan luisteren naar jouw verhaal. Extra slides toevoegen is gratis, dus bespaar er niet op.

Post-its als hulpmiddel

Voordat je slides gaat maken, zijn post-its een handig hulpmiddel. Schrijf alle ingrediënten uit die je wil verwerken in de presentatie op de verschillende post-its en kijk eerst naar de volgorde of die logisch is. Kill your darlings; probeer echt te focussen op jouw kernboodschap en niet 40 andere onderwerpen en sub-boodschappen. TED Talks zijn maximaal 18 minuten lang, omdat dit volgens neurowetenschappers de maximale lengte is dat het brein gefocust kan luisteren en het verhaal kan verwerken. Bedenk dus goed wat je live moet vertellen en wat je ook van te voren of nadien kunt nasturen als PDF-bestand.

Er bestaat geen perfect aantal slides. Ik heb briljante presentaties van een half uur gezien met 1 slide en indrukwekkende pitches van 5 minuten met 30 slides. Bekijk na het maken van je slides of elke slide nodig is en in lijn is met het verhaal dat je gaat vertellen. Zelf vraag ik altijd iemand in mijn omgeving om feedback, door Loom te gebruiken. Hiermee kun je heel makkelijk een presentatie inspreken en versturen als online video naar een collega, vriend of familielid.

Relaxt met de tekst

Probeer de PowerPoint niet als teleprompter te gebruiken door tekst erop te plakken en voor te lezen. Het komt onvoorbereid voor. En ook hier zorgt het ervoor dat de aandacht van het publiek verschuift van het door jou vertelde verhaal naar de slides. Volgens onderzoeken is het simpelweg voorlezen van tekst op slides door een spreker voor het publiek ook een indicatie dat de spreker zich niet (goed) heeft voorbereid.

Make slides that reinforce your words, not repeat them. – Seth Godin

Ook verdient het zeker aandacht om te kijken naar het lettertype, mocht je tekst op slides gebruiken. Zelf ben ik niet zo’n fan van serif-lettertypes, zoals Times New Roman. Zelf gebruik ik altijd de sans-serif lettertypes, zoals Helvetica of Tahoma. Deze hebben veel minder details, zijn vaak dikker en daardoor beter en fijner leesbaar. Gebruik een standaard lettertype om te voorkomen dat een onbekend lettertype op een andere computer wordt vervormd naar Times New Roman en ineens buiten de slides valt. Houd het bij één lettertype om het publiek niet te verwarren.

Test voorafgaand aan je presentatie ook of de mensen die achteraan zitten de tekst kunnen lezen. Ik verbaas mij erover hoe vaak ik sprekers tijdens een presentatie hoor vragen: ‘Kunnen jullie dit lezen?’. Dan ben je dus te laat, het staat knullig en je komt onvoorbereid over.

Voor virtuele presentaties moet het lettertype minimaal 36px groot zijn, anders is het niet te lezen binnen Zoom of Teams op een regulier laptopscherm. Fysieke presentaties raad ik altijd minimaal 30px aan.

Prikkelende platen

Als ik al een slide deck maak, dan is dat eigenlijk nooit met tekst maar alleen met afbeeldingen. We zijn als mens nu eenmaal ingesteld op een visuele wereld en voor de meeste acties die we uitvoeren op een dag, daarvan afhankelijk. Van eten tot daten, van reizen tot vermaakt worden. Ons brein is dus ook veel beter ingesteld op het verwerken van beelden dan tekst. Volgens MIT verwerkt je brein in 13 milliseconden een beeld. Dat gaat volgens post-it maker 3M 60.000 keer sneller dan de verwerking van tekst.

Beelden met een emotionele reactie

Steeds vaker zie ik mensen afbeeldingen gebruiken in hun presentaties. Maar vaak zijn deze beelden heel cliché. Voor teamwerk bijvoorbeeld: een Amerikaanse stockfoto waar iedereen in pak met een Prodent-smile aan tafel zit. En voor ‘innovatie’ de welbekende gloeilamp.

Het draait hier in mijn optiek om emotie. Als je een beeld laat zien, dan wil je dat dit jouw boodschap versterkt, verduidelijkt en beter laat onthouden door het publiek. Verschillende onderzoeken laten zien dat als je een beeld gebruikt dat een emotionele reactie oproept, dit vele malen beter wordt onthouden door het publiek dan een standaard afbeelding.

De gebruikte afbeelding kan een metafoor zijn of iets meer letterlijks. Maar het moet duidelijk zijn waarom het publiek ernaar kijkt en waarom het overeenkomt met wat je zegt. Zoek hiervoor naar afbeeldingen die niet alleen sterk spreken over het concept, maar ook voor het publiek makkelijk in lijn te brengen zijn met jouw verhaal.

Als ik een slide deck in elkaar zet, kijk ik eerst altijd naar foto’s die ik zelf heb gemaakt.  Die zijn uniek en laten daarnaast ook perfect zien wat ik wil zeggen. Heb ik die niet voor handen? Dan kijk ik altijd op gratis fotostock websites als Pexels, Pixabay of Unsplash.

Kijk ook even goed van te voren op wat voor beeldscherm je de presentatie geeft. Je wil voorkomen, dat je op ‘squarescreen’ (4:4, 1024×768 pixels) een presentatie maakt, die op ‘widescreen’ (16:9, 1920×1080 pixels) wordt afgespeeld, waardoor er boven en onderaan de slides zwarte balken verschijnen.

De kracht van kleur

Ook met het goed gebruik van kleuren kun je emoties oproepen. Uiteraard, in lijn met het verhaal wat je wil vertellen, de toon van het verhaal en niet gelijk de hele regenboog als palet. Waarschuwend, inspirerend of juist informatief: op basis van de toon die ik wil zetten, gebruik ik Coolors om een goed kleurenpalet te maken.

Daarbij let ik altijd goed op de contrasten. Talloze onderzoeken laten zien dat het gebruik van contrastkleuren verschillende positieve effecten heeft op het publiek, door de effecten in het brein. Het zorgt ervoor dat het publiek niet alleen een verhaal beter begrijpt, maar het ook meer emotionele reacties oproept.

Probeer het publiek ook eens rust te geven. Bijvoorbeeld door witte slides met zwarte tekst om te draaien in zwarte slides met witte tekst, wat heel fijn is voor de ogen. Maar ook door visuele pauzes in te lassen: zwarte slides met niks er op. Je hoeft niet altijd een slide achter je te hebben als je een verhaal vertelt. Het geeft het publiek rust, omdat ze enkel op jou hoeven te focussen en kunnen daardoor jouw verhaal nog beter consumeren.

Maskeren kun je leren

Het is zo fijn dat je vanuit Word een tabel of grafiek 1-1 kunt copy-pasten in PowerPoint. Maar, te grote tabellen en grafieken zorgen ervoor dat de gegevens voor het publiek onleesbaar zijn, voor- of achterin de zaal. Laat staan dat ze in één oogopslag begrijpen wat je wil vertellen. Je verplicht het publiek hiermee om eerst alles helemaal te lezen, analyseren en er een mening over te vormen. Weg aandacht.

Als je een tabel of grafiek gebruikt, vraag je eerst goed af wat je precies wil dat het publiek ermee gaat doen. Hoe past dit in jouw verhaal? En waarom is het belangrijk om te laten zien?

Vaak zie je dat er maar één onderdeel interessant is voor het publiek. Arceer de interessante data met een rood kader en maskeer de rest van de data, door het in een lichtere kleur te zetten of te vervagen.

Beweging

Vroeger op de middelbare school vond ik de animaties tussen slides geweldig! Als professional is het in mijn optiek echt not done. Tenzij je er een hele goede reden voor hebt. Zelf gebruik ik wel vaak korte videofragmenten in mijn slides.

Nee, geen YouTube-link plakken op de slide en die dan tijdens het presenteren openen, wachten totdat hij geladen is en dan naar het juiste moment scrollen… Download de video en plak hem op je slide. Het komt mij nog te vaak voor dat er op de locatie waar ik moet spreken geen beschikbare wifi is. Het direct van de slides afspelen voorkomt veel stress om niet werkende zaken en wegvallende aandacht van het publiek op het moment suprême.

De best bekeken TED Talks blijven de verhalen zonder een slide deck, recht uit het hart. Als professional kom je er echter vaak niet meer aan toe, om een slide deck te gebruiken voor het visualiseren van bepaalde zaken. Blijf altijd scherp kijken naar jouw gebruik van slides en het slide deck zelf, want zoals het hoofd onderzoek van Google het zo mooi omschrijft:

PowerPoint doesn’t kill meetings. People kill meetings. But using PowerPoint is like having a loaded AK-47 on the table: You can do very bad things with it.