Geef video een prominente plek in je communicatiemix [stappenplan]

Iedereen met een smartphone kan videonieuws maken en verspreiden. Veel mensen doen dat ook. Als communicatiemanager kun je gebruikmaken van de inzet van je medewerkers en zo video een prominente plek geven in je communicatiemix. Maar hoe houd je grip op wat je medewerkers over je organisatie naar buiten brengen, zonder dat jij de politieagent moet uithangen?

Videocommunicatie is een uitermate krachtig middel om (strategische) communicatiedoelstellingen te bereiken. Jouw organisatie kan met jullie eigen nieuws veel bereiken. Zeker als je dat planmatig en gestructureerd opzet. Videocommunicatie verdient dan ook een prominente plaats in de mediamix van elke organisatie. Ik zie dat steeds meer organisaties – ook kleinere – de regie willen nemen over hun reputatie en hun eigen nieuws in beeld willen brengen. Zelf met nieuwsberichten reageren op de actualiteit, reportages maken over relevante onderwerpen en inhaken op thema’s die spelen in het bedrijf, de markt of de samenleving. Want zo word je als organisatie beter zichtbaar en weet het publiek duidelijk waar je voor staat.

Bestaande productieprocessen in videocommunicatie zijn echter nodeloos traag, ingewikkeld en duur. Zij staan daarom de adoptie van de effectieve inzet van video in de weg. Maar in deze tijden van de smartphone en social media kan dat anders.

Bottom-up versus top-down

Zakelijke videocommunicatie heeft twee kanten: die van de werkvloer en die van de bestuurskamer.

Werkvloer

Bijna iedereen vindt het leuk om filmpjes te maken en die rond te sturen. En die filmpjes kunnen ook gaan over de werkomgeving en daarmee de reputatie van jouw bedrijf beïnvloeden. Dankzij de smartphones van nu is de technische kwaliteit van dergelijke video’s vaak heel erg goed. Kosten voor productie en distributie zijn nagenoeg nihil. Het is vrijheid-blijheid-creativiteit.

Bestuurskamer

De andere kant is die van de bestuurskamer, de wereld van beleid, budgetten, reputatiemanagement en AVG-compliance. Als er al met video wordt gewerkt, gebeurt dat gecontroleerd en volgens vaste scripts en kwaliteitsnormen. Vaak worden dure professionals ingevlogen voor beeld, geluid, montage en wat er allemaal nog meer nodig is.

Video is dan meestal een dure en tijdrovende aangelegenheid. En dat zorgt er dan weer voor dat men niet staat te popelen om het vaker dan noodzakelijk in te zetten. Vaak genoeg blijkt een videoproductie uit te draaien op een echte ‘money pit’. Als communicatieprofessional zit je natuurlijk niet te wachten op een productieproces dat moeilijk te sturen is en waarbij je budget op het spel staat.

Verzoening

Het is ideaal als je beide werelden, die van de werkvoer en die van de bestuurskamer, weet te verzoenen. En wel door de creativiteit en de energie van medewerkers in te zetten voor het versterken van jullie messaging. Dat kan prima. En het moet ook: offensief omdat video kan helpen je bedrijf beter te laten presteren in PR, HR, marketing en sales. En defensief omdat je je reputatie en je bedrijfsgeheimen wil bewaken.

Maar het resultaat is natuurlijk sterk afhankelijk van het talent en enthousiasme van de medewerkers. En natuurlijk de tijd die zij krijgen om daadwerkelijk een videoproductie te maken. Training en coaching in het filmen met een smartphone en filmen van interviews/voxpops kan een mooie eerste aanzet zijn. Denk ook aan het ontwikkelen van vaste formats die het makkelijker maken om een item te produceren.

Je moet je wel rekenschap geven van een aantal dilemma’s en vragen:

• Vrijheid-blijheid of sturing?
• Kwaliteit versus spontaniteit?
• Quick & Dirty of conformeren aan corporate guidelines?
• Zelf doen of uitbesteden?
• Kosten versus ROI?
• Wie is de eigenaar van de content: de organisatie of de maker?
• Wie is verantwoordelijk voor de output?
• Wat zijn de KPI’s?

7 praktische stappen

Videocommunicatie is een kwestie van doen. Maar waar begin je?

1. Waar wringt het?

De eerste stap is om te bepalen waar je videocommunicatie voor wil of moet inzetten. Waar ligt de urgentie? Is dat personeelswerving? Sales? Klantenservice? PR?

2. Wie wil je bereiken?

De volgende stap is het identificeren van de doelgroepen en hoe die te bereiken zijn. Denk goed na over messaging en CTA’s.

3. Een goede aanleiding geeft vleugels

De derde stap is het identificeren van een geschikte aanleiding. Liefst eentje met een deadline. Bijvoorbeeld een bedrijfsevent, de start van een reclamecampagne of de lancering van een nieuw product. Dat houdt de vaart in je project. Werken naar een concreet einddoel geeft focus en urgentie. Kijk eens in je contentkalender bij welke topics je video zou kunnen inzetten.

4. Maak het concreet

Stap vier is de ontwikkeling van een praktisch format waar video’s aan moeten voldoen. Denk daarbij aan:

• Huisstijl
• Tone of voice
• Visual identity
• Lengte van de video
• Opbouw
• Welke elementen (intro, aftiteling, muziek, logo, etc.)
• Waar (bijv. op locatie of in een studiosetting)
• Hoe gebracht (interview, roundtable, verslag, stand-up, presentatie).
• Wil je gaan werken met een professionele presentator of juist iemand uit de organisatie die het graag wil doen?
• En het allerbelangrijkste: wie is verantwoordelijk voor de output en wat zijn werkbare KPI’s?

5. Voorzieningen regelen

Dan komt het regelen van de voorzieningen aan de beurt: opnamelocatie kiezen en inrichten (dat kan een opnamestudio zijn), scripts en muziekjes laten maken, montage regelen, (social)media-kanalen selecteren en voorbereiden. Maar ook het inrichten van een end-to-end proces, vanaf het bedenken van het videotopic tot en met het monitoren van het effect op social media. En breid bestaande contentkalenders uit met video-items om te waarborgen dat video op de radar blijft.

6. Goede uitleg stelt kaders

Zorg vervolgens voor goede, bedrijfsbrede en doorlopende communicatie over het hoe, wat, waarom van videocommunicatie op jullie manier. Inclusief praktische richtlijnen en hulpmiddelen. Nodig de organisatie uit om mee te doen door zelf video’s te maken. Laat management het goede voorbeeld geven, bijvoorbeeld door de directeur te laten vloggen of maak van het wekelijkse MT-overleg een kort videoverslag.

7. ‘Empower’ enthousiaste medewerkers

Dan is het de tijd om enthousiaste mensen vertrouwd te maken met het gekozen format, wat dit voor hun input betekent en wat zij wanneer moeten doen. Zij krijgen ook een korte, hands-on training voor het maken van video’s op hun smartphone en wat zij met het ruwe materiaal aan moeten.

En… Action!

En daarna: action! Produceren en delen maar. Je eerste producties hebben ertoe geleid dat je mensen en middelen hebt opgelijnd. Dat je een macht aan ervaring hebt opgedaan, zodat je weet wat er anders of beter kan. Je hebt ook ondervonden wat jullie zelf kunnen blijven doen en wat je beter kunt uitbesteden, zodat je je budget beter kunt balanceren. En je medewerkers hebben resultaat gezien. Ze weten dat ze mee kunnen doen, wat er dan van ze wordt verwacht en hoe ze hun filmpjes kunnen aanleveren. Je hebt nu alles op voor elkaar om zonder hoge kosten doorlopend video’s op te leveren en het (video)vliegwiel te laten draaien!