Online & hybride onboarding: zo voelt je nieuwe collega zich snel thuis

Voor sommige bedrijven is thuiswerken nog steeds de norm. Andere organisaties faciliteren ook een hybride vorm. En bij kleinere organisaties werkt iedereen op kantoor, zolang de 1,5 meter afstand gewaarborgd kan worden. Het anti-COVID-beleid van de overheid heeft impact op ons werkleven, en dus ook op het verwelkomen van nieuwe medewerkers. Want hoe zorg je er op afstand voor dat een nieuwe medewerker zich onderdeel voelt van je organisatie en jullie cultuur? Met deze tips wordt een online of hybride onboarding een stuk makkelijker!

Breng eerst de journey in kaart

Wij vroegen ons na de eerste coronamaatregelen van de overheid het volgende af: hoe zorgen we er nu bij Happy Horizon voor dat iemand zich zo snel mogelijk thuis voelt binnen onze organisatie? Zelfs als die persoon hybride of volledig thuis werkt? Vandaar dat we besloten de onboarding-campagne voor nieuw personeel te herzien. We moesten dit gaan automatiseren, maar onze persoonlijke cultuur wilden we niet uit het oog verliezen.

Daarom gingen we terug naar de tekentafel. We vroegen ons af welke stappen een nieuwe medewerker doorloopt, nadat de krabbel op het contract is gezet. Deze touchpoints brachten we in kaart in een journey. Zo verwachten we bijvoorbeeld dat je de eerste paar dagen naar kantoor komt. Dit is geen verplichting overigens, maar het helpt je zeker om je sneller thuis te voelen.

Door de journey uit te tekenen, sla je geen stappen over én breng je eenvoudig in kaart wie er allemaal betrokken zijn bij het onboarding-traject. Het beperkt zich, in ons geval, namelijk niet alleen tot de nieuwe collega. Ook de teamlead en de buddy – een van de teamleden van de nieuwe collega die hem/haar gaat begeleiden – zullen bijvoorbeeld de handen uit de mouwen moeten steken.

Automatiseer waar mogelijk

Als we weten welke touchpoints we moeten bedienen, gaan we kijken hoe we dat het beste kunnen doen. Het familiegevoel staat centraal. We willen de nieuwe medewerker natuurlijk zo persoonlijk mogelijk welkom heten. Tegelijkertijd willen we een vlotte onboarding, met zo weinig mogelijk ‘gedoe’ voor zowel de nieuwe medewerker als de buddy. En het moet vooral leuk zijn! Dat doen we dan ook op verschillende manieren.

Is het contract getekend? Dan brengen we HRM hier automatisch per mail van op de hoogte. Zij geven op de door ons ontwikkelde landingspagina een digitale GO om het hybride onboarding-traject te starten. Finance weet bijvoorbeeld dat het iedere maand de salarisstrook moet controleren, ICT richt de werkplek in en de buddy kan het proces starten.

“Welkom nieuwe collega!”

Een simpel mailtje sturen waarin je de nieuwe collega welkom heet en praktische info biedt over de eerste werkdag, het is een mogelijkheid. Maar wij pakken het liever iets anders aan.

Wij versturen, geautomatiseerd, drie mails uit naam van de buddy. Dit gebeurt…

• … op het moment dat de medewerker het contract getekend heeft. Hij/zij krijgt dan een ‘welcome on board’-mail. De nieuwkomer weet nu dat het officieel is.
• … één week voor de eerste werkdag. Hij/zij krijgt een welkomstmail met praktische informatie.
• … aan het begin van zijn/haar tweede werkweek. Dan krijgt de nieuwe medewerker namelijk een mail waarin staat dat hij/zij met de buddy buiten de deur mag gaan lunchen.

We nemen de buddy bij bovenstaande mails als het ware in de CC mee. Op die manier weet de buddy precies wat er is gecommuniceerd. Maar we doen uiteraard nog veel meer!

Verwelkom een nieuwe collega online én offline

Om de nieuwe collega alleen maar welkom te heten via e-mails, vinden we niet zo tof. Dat noemen we geen warm welkom. Daarom zorgen we dat de collega ook via andere manieren welkom wordt geheten. Zo krijgt de buddy twee weken voor de startdatum van de nieuwe collega een melding om een fysieke ansichtkaart te versturen. De kaarten, envelop en postzegel liggen al klaar op kantoor. De buddy hoeft alleen maar de tekst over te nemen – die zelfs samen met de melding wordt aangeleverd – en te personaliseren.

Eén dag voor de eerste werkdag ontvangt de buddy een e-mail waarin staat dat ze de werkplek op orde moeten maken. Dat betekent dat de buddy een bakje vol welkomstcadeaus klaar moet zetten. Hierin zit:

• een Dopper met logo – zo’n kekke drinkfles;
• een pen;
• kennismakingskaartjes – met vragen om het voorstelrondje met nieuwe collega’s op gang te brengen ;
• een notitieboekje;
• een onboarding-document – met onder andere belangrijke handleidingen;
• een chocoladereep;
• het cultuurmanifest.

Met name het manifest is belangrijk. Dit is een document waarin staat beschreven waar we voor staan, waar we waarde aan hechten, hoe we samenwerken en hoe we doelen bereiken. Het is geen boek van 80 pagina’s, maar een beknopte beschrijving met de belangrijkste pijlers waar onze cultuur op is gebouwd. Zéér belangrijk om onze cultuur over te brengen, dus!

Breng je team op de hoogte

Verder plakken we een poster op iedere deur van het kantoor, zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van de start van de nieuwe collega. Werken mensen thuis en krijgen ze het dus niet mee? Dan worden ze via het mailtje van de teamlead aan het hele bedrijf alsnog op de hoogte gebracht. Dan kunnen ze ook meteen een connectie maken via LinkedIn!

Uiteraard krijgt de nieuwe collega op zijn/haar eerste werkdag een warm ontvangst van de buddy. Die verzorgt de rondleiding, inclusief voorstelrondje met de aanwezigen. En het blijft natuurlijk niet bij de begeleiding op de eerste werkdag. Er vindt namelijk intensief contact plaats gaandeweg de eerste week, die we afsluiten met een evaluatiegesprek. In de tweede week krijgt de nieuwe collega een uitnodiging om – zoals eerder beschreven – te gaan lunchen met de buddy en in de derde en laatste week van de onboarding plannen we wederom een evaluatiemoment in.

And that’s it! Vanaf dat moment is het online en hybride onboarding-traject volledig doorlopen door de nieuwe medewerker. We hopen dat deze zich dan volledig thuisvoelt binnen onze cultuur.

Learnings over een online en hybride onboarding

Uiteraard zijn er een aantal zaken die we van het inrichten van dit traject hebben geleerd.

1. Weet wie een rol speelt

Het is belangrijk alle nodige collega’s in het proces te betrekken. Dit ging af en toe nog mis in de testfase. Van de directeur die de handtekening op het contract moet zetten tot de ICT’er die moet zorgen voor een nieuwe laptop, zorg dat ze op de hoogte zijn.

2. Vind de juiste balans

Wij zijn natuurlijk voorstander van automatiseren, maar houd het wel persoonlijk. Zorg daarom dat je bekijkt waar je juist moet kiezen voor de ‘human touch’, zoals een belletje of een kaartje. Dat is beter dan wéér een e-mail verzenden.

3. Beschik over de juiste resources

Als je wil automatiseren, moet je natuurlijk de juiste middelen hebben. Ga voor jezelf dus na wat je nodig hebt om het contract digitaal op te stellen én digitaal te laten ondertekenen, indien je dat wil. En hoe ga je e-mails verzenden? Is dat via het HRM-systeem of via een ESP (Email Service Provider)? En welke data heb je dan nodig? Zorg dat je het datalandschap én de resources – data en medewerkers – in kaart hebt om het geheel op te tuigen.

4. Haal het net op

Zorg dat je aan alle betrokkenen feedback vraagt. Probeer dit zo veel mogelijk face-to-face te doen. Dan kan je doorvragen op specifieke onderwerpen. Hoe heeft de nieuwe medewerker het ervaren? En voelt hij zich thuis? Maar vergeet ook zeker de andere betrokkenen niet! Blijf het proces optimaliseren.

Hopelijk geeft deze aanpak je inspiratie voor jullie eigen online of hybride onboarding-traject. Hoe verwelkom jij nieuwe medewerkers nu er meer op afstand gewerkt wordt?