Een podcast voor je medewerkers: interne communicatie 2.0

Vooral in tijden van structureel thuiswerken is het erg belangrijk om medewerkers betrokken te houden. En op het juiste moment met het juiste bericht te bereiken. Dat kan heel goed met een interne podcast.

Podcasts zijn erg populair. Het is niet voor niets dat er inmiddels zo’n 2 miljoen verschillende podcasts online staan wereldwijd. En het aantal luisteraars lijkt bijna dagelijks te groeien. Steeds meer mensen hebben namelijk door dat een podcast een makkelijke manier is om content te consumeren.

Als podcasts zo goed werken, waarom dan niet ook voor interne communicatie? De interne doelgroep, oftewel de medewerkers van een bedrijf, worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om bedrijfscommunicatie. In veel gevallen richt zich de aandacht op externe doelgroepen, de (potentiële) klanten van het bedrijf.

Een podcast voor interne communicatie? Jazeker.

Niet elke podcast hoeft openbaar online te staan. Je kunt er ook voor kiezen om een podcast na het opnemen alleen via het intranet of een ander besloten platform online te zetten. Dat kan zelfs via de hosting-platformen die meestal gebruikt worden om de podcast met streamingdiensten te delen. Daarbij heb je vaak een eigen landingspagina die je met een wachtwoord kunt voorzien, of een player die je eenvoudig kunt embedden op een pagina naar keuze.

Op die manier zijn jouw podcast-afleveringen alleen beschikbaar voor de mensen waarmee je het deelt en kun je ook interne onderwerpen bespreken. En kun je dus gebruikmaken van alle voordelen van een podcast voor jouw interne communicatie!

Het is namelijk niet voor niets dat podcasts het zo goed doen. En dan heb ik het niet alleen over dat het heel eenvoudig is om op te zetten en in eerste instantie bijna niets hoeft te kosten. Ik heb het vooral over de voordelen voor jouw collega’s. Ze kunnen de podcast namelijk tijdens werktijd, reistijd of tijdens een pauze luisteren. Dat kost duidelijk minder moeite dan te gaan zitten voor een lange mail met dezelfde inhoud.

Ook wordt auditieve communicatie (het horen van een stem) als persoonlijker ervaren dan het lezen van een tekst. Daardoor zorgt een podcast direct voor een hogere betrokkenheid dan een mailtje.

Het succes meten

Door collega’s van verschillende afdelingen aan het woord te laten en ervaringen en verhalen te laten delen, maak je het op een eenvoudige manier nog persoonlijker. Zo zorg je voor meer betrokkenheid, vooral bij de afdelingen die hun verhaal in de podcast terughoren. Win-win dus!

Het is ook heel makkelijk om het succes van een interne podcast te meten. Via een hosting-platform krijg je namelijk allemaal statistieken binnen. Zo zie je (afhankelijk van je hosting-dienst) eenvoudig hoe veel mensen naar de podcast geluisterd hebben (en hoe veel tot het einde blijven luisteren). En wanneer mensen naar de podcast hebben geluisterd en hoe vaak een aflevering is gedownload.

Betekent dit nou dat je sowieso je eigen interne podcast moet gaan starten? Nee, zeker niet. Ook al kan een podcast een goede aanvulling zijn op je bestaande interne communicatie is het altijd noodzakelijk om te kijken of een podcast wel bij jouw doelgroep en bij jouw bedrijf past. Daarnaast leent niet elk onderwerp zich even goed voor een interne podcast.

Hoe weet je of jouw medewerkers openstaan voor een interne podcast?

Zoals altijd bij (interne) communicatie geldt ook voor een interne podcast: ken je doelgroep. Breng dus eerst de behoeften en voorkeuren van de medewerkers in beeld. Door te beginnen met een doelgroepanalyse kom je niet alleen te weten wat er speelt binnen de verschillende afdelingen, maar weet je ook welke informatiebehoefte er is. En via welke kanalen medewerkers het liefst informatie ontvangen.

Vragen die je kunt stellen:

• Welke onderwerpen spelen er binnen het bedrijf?
• Zijn er successen die gevierd kunnen worden of verandertrajecten die nog lopend zijn?
• Hoe krijgt jouw doelgroep dit soort informatie op dit moment binnen?
• Staan ze er wel voor open om een interne podcast te luisteren? Of anders gezegd: leent hun werk zich ervoor om tussendoor een podcast te luisteren?

Mensen die veel in de auto zitten kunnen bijvoorbeeld prima luisteren tijdens de autorit. Medewerkers die op kantoor zitten kunnen de podcast opzetten als ze met administratieve taken bezig zijn. Maar collega’s die in een lawaaierige omgeving, bijvoorbeeld op een bouwplaats werken, zullen waarschijnlijk minder snel tijd en rust hebben om naar een podcast te luisteren.

Het hangt er dus erg vanaf wie je met jouw boodschap wil bereiken. Zodra je informatie over de interne doelgroep(en) hebt verzameld, heb je al een indicatie of een podcast een goede aanvulling is op jouw interne communicatiestrategie. Wil je bijvoorbeeld een groot verandertraject intern communiceren? Dan kan een podcast de perfecte aanvulling zijn om (een deel van) jouw doelgroep meer achtergrondinformatie over bepaalde aspecten van het verandertraject te geven.

Welke onderwerpen zijn wel of niet geschikt voor een interne podcast?

Podcasts kunnen theoretisch over alle onderwerpen gaan die je maar kunt bedenken. Maar met het doel om de betrokkenheid van medewerkers hoog te houden of zelfs te verhogen is het niet handig om over van alles en nog wat te praten natuurlijk. Het is belangrijk om de podcast relevant te maken voor jouw interne doelgroep. Probeer daarom een rode draad te vinden om ervoor te zorgen dat luisteraars weten wat ze kunnen verwachten en waarom het relevant is voor ze.

Als ze de meerwaarde van de podcast zien, zullen ze ook blijven luisteren. Net als bij externe communicatie. Kijk goed naar de informatiebehoefte van jouw doelgroep en jouw onderwerp: waar zitten raakvlakken? En hoe kun je deze informatie verwoorden in een podcast?

Heb je een onderwerp gevonden? Begin dan altijd met ‘waarom’. Door direct duidelijk te maken waarom een onderwerp relevant is voor de doelgroep, verhoog je namelijk de betrokkenheid van de medewerkers bij het onderwerp.

Je kunt de interne podcast inzetten om een verandertraject beter te communiceren of inzetten als algemeen intern communicatiemiddel op de lange termijn. Zodra je doelgroep begrijpt dat het onderwerp voor hen relevant is (bijvoorbeeld om het verandertraject succesvol te kunnen implementeren of om de bedrijfsstrategie nog beter te begrijpen) is de kans groter dat je podcast ook daadwerkelijk geluisterd wordt.

Checklist: wat heb je nodig om je eigen interne podcast te starten?

Ben je van plan om een eigen (interne) podcast te starten? Ondanks dat het heel eenvoudig is heb je wel een aantal dingen nodig.

✔️ Concept

Voor je begint met opnemen is het belangrijk om een goed concept te hebben.

• Wat is de boodschap die je wil communiceren?
• Hoe ga je de podcast intern verspreiden?
• Wat is het doel van jouw podcast? Wil je de interne podcast gebruiken om structureel te communiceren of is het onderdeel van bijvoorbeeld een verandertraject?

Op basis van deze informatie kun je het concept per aflevering opstellen. Op die manier zorg je ervoor dat alle betrokken partijen weten waarover het gaat en met welk doel de podcast wordt opgenomen!

✔️ Host

Uiteraard heb je ook iemand nodig die de podcast presenteert. Een terugkerende persoon die bijvoorbeeld gasten interviewt, de inleiding inspreekt, samenvattingen brengt en zich direct aan de luisteraars richt. Dit kan natuurlijk een bekend persoon binnen het bedrijf zijn.

Is er niemand die ervaring heeft met het opnemen van podcasts? Dan kan het een handige keuze zijn om iemand in te huren die al vaker podcasts heeft opgenomen. Daardoor haal je de spanning ervan af en heb je ook direct iemand die mee kan kijken met jouw script.

✔️ Script

Het script is eigenlijk een gedetailleerd concept per aflevering. Je hoeft niet alles uit te typen en het script letterlijk op te lezen. Maar door van tevoren in een aantal punten de inhoud van een afleveringen op papier te zetten, waarborg je dat de aflevering bijdraagt aan het doel van de podcast. En vergroot je de kans dat je de podcast in één take op kunt nemen. Dat kan je een heleboel tijd besparen, als je bijvoorbeeld kijkt naar het nabewerken van de audiofile.

✔️ Opname apparatuur & software

Je kunt eindelijk aan de slag met opnemen! In principe heb je geen dure apparatuur nodig. Natuurlijk is de geluidskwaliteit beter als je gebruikmaakt van goede microfoons, maar het kan in principe ook met een smartphone. Zorg er dan wel voor dat er zo weinig mogelijk achtergrondgeluiden zijn en maak gebruik van een headset om ruis te voorkomen.

Ben je nog niet helemaal tevreden? Neem dan het stuk waarover je twijfelt nog een keer op en bewerk de podcast met (gratis) podcastsoftware.

✔️ Software-host

De podcast is klaar! Om hem online te kunnen zetten heb je waarschijnlijk een hosting-platform nodig. Er zijn verschillende aanbieders die mogelijkheden bieden om een podcast live te zetten. Bijvoorbeeld met een eigen landingspagina (als gewenst met wachtwoord) en de mogelijkheid om de podcast te embedden. Mocht je het willen, dan kun je jouw podcast ook via het hosting-platform op Spotify en andere kanalen zetten.

Heb jij nog tips voor een interne podcast? Deel ze in de comments.