Hybride onboarden als een baas: 4 tips voor de top

Misschien ken je het wel: de spanning van een nieuwe baan. Je loopt op de eerste werkdag vol enthousiasme en een tikkeltje nerveus naar binnen bij jouw nieuwe werkgever. Dan begint het gedonder. Het gebouw blijkt meerdere ingangen te hebben, waar moet je zijn? Vervolgens kijkt een receptioniste je glazig aan en zegt iets als ‘oh begin je vandaag al’. Vervolgens zit je met een laf bakje automatenkoffie duimendraaiend op je plek omdat er geen inlogcodes zijn en niemand écht tijd heeft om jou even te woord te staan.

Dit wil je niet.

De periode waarin je als nieuwe medewerker kennismaakt met jouw nieuwe bedrijf en de rol leert kennen staat bekend als de ‘onboarding’.

Deze periode is belangrijk voor een bedrijf. Een slechte onboarding kan een kostbaar geintje zijn. De vervangingskosten voor wegrennende medewerkers lopen van 21% tot 50-150% of zelfs 300% van het bruto jaarsalaris. In de huidige krappe arbeidsmarkt lopen die getallen in een aantal sectoren misschien nog wel verder op. Denk eens aan alle productiviteitsverlies. En doordat je dure bureau’s moet inschakelen om talent voor jou te zoeken. En aan de deuk die jouw imago als werkgever kan oplopen…

Dit terwijl een goede onboarding juist enorm waardevol is. Mensen zijn sneller productief, blijven langer werken als ze een top onboarding kregen en zijn meer betrokken. Investeren in onboarden loont dus.

Investeren in onboarden loont.

Hoe doe je dat? Hoe zorg je voor een geweldige ervaring van nieuwe medewerkers in een wereld waarin werk steeds vaker hybride is? Een combinatie online en offline. Tijdens Onboard.Amsterdam deelden een aantal grote bedrijven en organisaties hun ervaringen met deze vorm van ‘hybride onboarden’.

Grote organisaties zoals het Radboudumc, Financieel scale-up New10 en de GGD deelden hun inzichten over het aan boord brengen van nieuwe medewerkers in een hybride vorm. In stijl: ook het event was ‘hybride’. Een combinatie van een fysiek event op het Zaanse Hem-terrein en digitaal. Hieronder deel ik 4 inzichten die ik tijdens de dag opdeed uit de inspirerende verhalen van onder andere Appical, het Radboudumc en New10.

1. Hybride onboarden vraagt om een eigen aanpak

Hybride werken (deels op kantoor, deels ergens anders) is mede dankzij corona doorgebroken als een geaccepteerde vorm van werken. Het is niet meer een soort niche waar alleen een select clubje mensen gebruik van maakt. Daarom is het heel belangrijk dat je als bedrijf nadenkt hoe je jouw onboarding processen ‘hybrid proof’ maakt. Nu én op de langere termijn.

Peter Straatsma van onboardspecialisten Appical deelde in een gedetailleerde keynote de inzichten die zij hebben opgedaan:

Stap 1. Begin niet in de boardroom, maar vraag het aan de medewerkers. Zo weet je hoe het feitelijk gaat, niet hoe jij dénkt dat het gaat.

Stap 2. Schrijf vervolgens het interne proces opnieuw uit op basis van jouw wensen en doelen met de nieuwe onboarding. Vergeet niet om recruitment te betrekken. Een goede kennismaking begint immers al ver voor de eerste werkdag. Nienke van Stiphout van het Radboudumc stelt later op de dag nog steviger dat de onboarding begint bij het bouwen aan een jouw werkgeversmerk (bij employer branding dus).

Stap 3. Ieder bedrijf waar nieuwe mensen komen werken heeft een onboarding proces, ook als je denkt dat je er niet eentje hebt. Breng dit proces in lijn met de nieuwe aanpak die je in stap 1 en 2 bedacht.

In deze stap is de verleiding groot om niet kritisch genoeg te zijn voor jezelf. Peter benadrukt om die valkuil te voorkomen en juist wél heel eerlijk te zijn naar jezelf en jouw bedrijf. Is dit echt genoeg? Organiseer die kritiek.

Stap 4. Kijk eens goed in gereedschapskist waarmee je de onboarding doet. Welke middelen gebruik je? Voldoen die nog of heb je andere tools nodig? Hoewel technologie niet de basis is van een geslaagde onboarding, versterkt de slimme inzet van tools het proces enorm. Denk hierbij aan een onboarding app, maar ook aan een tool om digitaal te ondertekenen.

Stap 5. Waar traditionele onboarding draait om 4 c’s ziet Appical nog twee extra c’s om rekening mee te houden bij het inwerken van nieuwe medewerkers. De eerste vier c’s kom je in alle goed geregelde onboardingprogramma’s tegen:

• Compliance: contracten en andere formele zaken
• Clarification: wat kan ik als nieuwkomer verwachten en wat verwacht het bedrijf van mij
• Connection: het maken van de verbinding met jouw bedrijf
• Cultuur: wat zijn de ‘zachte’ kanten van het bedrijf? Dus hoe gaan mensen met elkaar om, wat zijn de normen rondom werktijden en kleding, is er een vrijmibo: dat soort zaken.

Daar komen deze twee c’s bij:

Confidence: bij onboarden op afstand is het heel belangrijk om veel aandacht te geven aan het gevoel dat de nieuwkomer er echt bij hoort en vertrouwen krijgt. Deze c is heel belangrijk in de pre-boardingfase: de periode tussen het moment dat je bent aangenomen en de eerste werkdag. Veel mensen voelen zich onzeker in deze fase. Waar kom ik terecht? Heb ik wel de goede keuze gemaakt? Gaat dit wel goed komen?

Zorg dat je een nieuwe medewerker bevestigt dat de juiste keuze is gemaakt en dat jullie niet kunnen wachten tot de eerste werkdag. Denk hierbij aan een welkomstpakket opsturen of contact met nieuwe collega’s.

Checkback: de onboarding is niet een rechte lijn van A naar B waar je niet omkijkt en zo snel mogelijk op de finish af dendert. Regelmatig even stilstaan en kijken of je nog op de goede route zit is net zo belangrijk. Het geeft jou ook de kans om een band met de medewerker op te bouwen en snel eventuele problemen op het spoor te komen. Dit kunt je doen in een combinatie van algemene polls (automatische vragen tussendoor) en verdiepende persoonlijke gesprekken.

2. Soms zijn de vragen van nieuwe medewerkers bedrieglijk eenvoudig

Nieuwkomers hebben toegang tot een uitgebreid programma waarin je mensen echt meeneemt in jullie cultuur, de historie van het bedrijf en wie al die leuke nieuwe collega’s zijn. Maar zijn dat ook de vragen waar een nieuwe medewerker in de eerste periode mee zit?

Het Radboudumc ontdekte dat het niet de informatie over de cultuur, of andere ‘leuke’ aspecten van de organisatie waren waar de meeste nieuwkomers op klikten in hun onboarding tool. Integendeel: het was de pagina over ‘compliance’ (de wet -en regelgeving in de organisatie) en de plattegrond van het Radboudumc die de meeste bezoekers trok. Besef je dat jouw nieuwe medewerkers met veel meer basale dingen bezig zijn dan jullie ongetwijfeld epische jaarlijkse ski-trip, of hoe jullie bedrijf is ontstaan. Het gaat om veel ‘saaiere’ dingen zoals waar de fietsenstalling is, en of het arbeidscontract al in orde is.

Door dit soort basale vragen prominent aan bod te laten komen laat je zien dat je de nieuwe medewerker begrijpt. New10 doet dit overigens slim door de eerste periode van onboarding over bedrijfsbrede zaken te laten gaan en daarna pas functioneel de diepte induikt. Dit soort informatie kun je prima op afstand delen en hoeft niet te wachten totdat de medewerker op het kantoor rondloopt.

3. Zorg dat je de nieuwkomers echt begrijpt

Om de onboarding goed te plannen is het handig om nieuwe medewerkers actief te betrekken. Dit lijkt een inkoppertje, toch doen te weinig bedrijven het. Scale-up New10 (onderdeel van ABN-Amro) ontdekte bijvoorbeeld dat nieuwkomers zich na een geweldige eerste paar dagen (waar New10 veel werk in stak) verloren voelden. Het bedrijf paste het programma aan en zorgde voor meer aandacht voor de eerste maand.

Het effect? Meer betrokken medewerkers en een nog effectiever onboardingprogramma. New10 drukt de toehoorders daarbij op het hart om data te gebruiken. Zonder data is jouw idee ook maar een mening.

4. Op afstand is niet afstandelijk

Het cliché schrikbeeld van een remote of hybride onboarden is dat de nieuwe collega zelf verloren achter een laptop zit aan de keukentafel, afgesloten van het ‘echte’ contact dat je op een kantoor met collega’s hebt. Dit beeld klopt niet, mits je er goed op let als bedrijf.

Zorg voor een goede mix tussen kennisdeling via online tools en persoonlijke contactmomenten met collega’s. Realiseer je daarbij dat hybride niet een binaire keuze is tussen óf thuis óf kantoor. Er is een enorm grijs gebied tussen beide werelden. Plan eens een koffiedate met jouw nieuwe medewerker in de buurt, ga een wandeling maken of spreek af in een coworkingspace.  Besef je ook dat een goed georganiseerd online welkom veel waardevoller is dan een tankstationboeketje en ongeïnteresseerde collega’s. Een medewerker kan op kantoor psychologisch enorm zijn afgehaakt bij jouw team, terwijl iemand op afstand zich juist heel betrokken kan voelen.

Stuur de nieuwe medewerker dus een bloemetje of een welkomstpakket en geef ze tijdens een online meeting een online applaus. Een rondleiding kan ook prima digitaal is de ervaring van New10. Uiteindelijk zijn het de mensen die zorgen dat je je welkom voelt: online én offline.

Hoe zit dit in jouw bedrijf?

Onboarden is een heel belangrijk onderdeel van de employee journey: de reis die een medewerker aflegt vanaf het moment dat deze jouw bedrijf leert kennen tot het moment dat deze vertrekt. Verknal je de onboarding? Dan heb je als werkgever een probleem.

In een snel digitaliserende wereld wereld waarin werk steeds vaker gebeurd in een hybride vorm is het daarom slim om goed na te denken hoe je jouw bedrijf inricht op hybride onboarden. Hoe zit dit in jouw bedrijf of organisatie? Wat willen mensen weten? Sluit ons proces aan op de wensen van nieuwkomers? Als je die vragen weet te beantwoorden kun je, met afstand, de beste onboarding bieden. En dat is in de huidige krappe arbeidsmarkt geen overbodige luxe.