Hoe automatisering de onboarding van nieuwe medewerkers kan ondersteunen

Iedere organisatie heeft ermee te maken. Een collega in spe heeft toegezegd om bij je bedrijf te komen werken en je kunt de voorbereidingen treffen. Je wil natuurlijk waarborgen dat die eerste o zo belangrijke indruk positief blijft bij de indiensttreding. Een hulpmiddel hierbij is de digitale werkomgeving. Zou het niet mooi zijn als je de digitale werkomgeving in kunt zetten om het pre- en onboardproces van medewerkers te begeleiden?

In dit artikel ga ik in op hoe de digitale werkomgeving kan ondersteunen bij pre- en onboarding van nieuwe medewerkers. Ik bespreek de stappen die hierbij spelen en hoe je deze kunt automatiseren door de inzet van marketing automation. Vervolgens stip ik aan hoe we in de nabije toekomst nog meer geholpen kunnen worden door de opkomst van artificial intelligence (AI). Tot slot geef ik aan waarom het belangrijk is om niet blind te staren op volledige automatisering.

Wat verstaan we onder automatisering van pre- en onboarding?

Stel je voor, het sollicitatiegesprek is zojuist afgerond en heeft een nieuwe geschikte collega opgeleverd. Dit is het moment dat de pre-boardingfase ingaat, de fase tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag.

Op dit moment moeten er veel processen in gang gezet worden. Denk aan het regelen van e-mailaccounts, bestellen van materialen en het informeren van collega’s. Zou het niet mooi zijn als je een deel van deze processen kunt automatiseren? Een mooie stap die bijdraagt aan de digitale transformatie van organisaties.

Maar ook na de eerste werkdag (de onboardingfase) kun je processen automatiseren om de nieuwe medewerker te begeleiden bij het opstarten van zijn of haar werkdag. Je kunt hierbij denken aan het tonen van introductiefilmpjes of het sturen van reminders voor documenten die aangeleverd moeten worden. Uiteraard wil je ook feedback ontvangen en evalueren hoe de werkdag verlopen is.

In een notendop zou het ideaal zijn om de onboard-status centraal te monitoren en corresponderende acties oftewel flows uit zetten. Hier kan de digitale werkomgeving uitkomst bieden.

Hoe kan de digitale werkomgeving ondersteunen in onboarding?

Een digitale werkomgeving of sociaal intranet is een ideale plek voor medewerkers om informatie te vinden en met elkaar in contact te komen. Je zou kunnen stellen dat het de centrale plek vormt, een hub naar de benodigde informatie.

Er zijn veel softwarepakketten beschikbaar die je kunt inzetten als digitale werkomgeving, waarbij organisaties de tools in handen krijgen om structuur te geven aan de gigantische hoeveelheid beschikbare informatie. Een aantal van dit soort software pakketten valt in de categorie Digital eXperience Platforms (DXP), zoals Kentico Xperience, Optimizely of Sitecore. Ze bieden een mix aan functionaliteiten aan voor onder andere contentmanagement, analytics, personalisatie en marketing automation.

Ik heb zelf veel ervaring met het DXP Kentico Xperience. Dit DXP volgt haar gebruikers op de voet en kan op specifieke momenten informatie aanbieden die bijdraagt aan pre- en onboarding. Denk hierbij aan marketing workflows waarin het systeem op vaste momenten in tijd, bijvoorbeeld x dagen voor de eerste werkdag, een mail verstuurt naar de nieuwe medewerker met daarin handige informatie ter voorbereiding van de eerste werkdag. Maar ook kan het gepersonaliseerde informatie tonen als de nieuwe medewerker op de eerste werkdag inlogt in de digitale werkomgeving. Dit kan een welkomstbericht zijn, maar het kan ook een actie bevatten zoals het doorlopen van een e-learningtraining.

Een voordeel van het inzetten van zo’n DXP als motor van de digitale werkomgeving is dat er standaard modules beschikbaar zijn die je kunt inzetten om geautomatiseerd mails te versturen. Ook kun je eenvoudig een formulier tonen met de vraag naar specifieke informatie, bijvoorbeeld ter verrijking van het profiel.

Een krachtige toolbox voor HR professionals

Stap als HR-professional een dag in de voeten van een marketeer. En denk aan de oneindige mogelijkheden die je krijgt als je beschikt over een volwassen marketing platform binnen de digitale werkomgeving! Met slechts enkele kliks richt je een complete onboarding-flow in en maak je het leven van de nieuwe medewerkers een stuk aantrekkelijker. Door op diverse momenten evaluaties aan te bieden, kun je continu van de ervaringen leren en verbeteringen doorvoeren.

Ook wordt direct inzichtelijk in welke onboarding-stap een (nieuwe) medewerker zich bevindt. Dit helpt bij het vroegtijdig signaleren van problemen. Zo kun je direct op de hoogte worden gebracht als iemand te lang in een bepaalde stap blijft hangen of wanneer uit de evaluatie blijkt dat er een onvoldoende op een bepaald onderwerp wordt gescoord. Ook hier kun je het DXP gebruiken voor notificatie-mails naar HR.

Klaar voor de toekomst?

Een interessante trend die steeds vaker terugkomt binnen DXP’s is de toepassing van kunstmatige intelligentie om zaken te automatiseren. Denk aan het automatisch aanbrengen van tags na het uploaden van een afbeelding. Handig op het moment dat een medewerker zijn profielfoto uploadt waarin zijn leeftijd of geslacht automatisch bepaald wordt.

Een andere interessante functionaliteit op het vlak van AI is het automatisch analyseren van teksten. Hierbij kan het sentiment bepaald worden, dus of een tekst positief of negatief is. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken om evaluaties te beoordelen en daar direct acties aan te koppelen.

Verlies de persoonlijke touch niet uit oog!

Een DXP helpt marketeers om een 360-gradendoorsnede te krijgen van de bezoekers van het platform. Hierbij draait het vooral om conversie om uiteindelijk het product te verkopen. Met dit instrument kan een HR-professional hetzelfde bereiken, maar het doel is anders. Het is raadzaam om het gereedschap ter ondersteuning te blijven inzetten, zodat je sommige acties niet meer handmatig hoeft uit te voeren. Daardoor verklein je de kans dat ze vergeten worden.

Voor de nieuwe medewerker is het persoonlijke contact een belangrijk aspect dat niet ten koste mag gaan van de automatisering. Wellicht heeft de nieuwe medewerker juist gekozen voor de persoonlijke benadering en het plezierige contact met het bedrijf. Het is daarom aan te bevelen dat de face-to-face momenten, waaronder introductie en kennismaking met het team, blijven plaatsvinden. Het is natuurlijk wel prettig om ondersteuning te hebben van automatisering. Het zou toch fantastisch zijn als collega’s en teams automatisch uitgenodigd worden voor een persoonlijke kennismaking bij indiensttreding van nieuwe medewerkers?

Focus op het gladstrijken van de interne processen

Voordat je kunt starten met de automatisering van pre- en onboardingprocessen, is het raadzaam dat de interne processen op orde zijn. Zorg ervoor dat de invulling van het onboarding-programma voldoende bijdraagt om nieuwe medewerkers te binden en ondersteunen, wat leidt tot een lager verloop.

Digitalisering an sich moet niet het doel zijn! Pas automatisering van processen toe waar het moet en waar het tijdsbesparing oplevert voor de HR-professionals. Bij de automatisering speelt ook privacy een belangrijke rol. Toets of de persoonsgegevens gebruikt mogen worden om te automatiseren. Vraag goedkeuring van de medewerker waar nodig en verwerk deze vervolgens op de juiste manier.

Aan de slag?

Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel inspiratie opgedaan om zelf aan de slag te gaan met het automatiseren van jullie pre- en onboardingprocessen. Mogelijk overweeg je om deze automatisering toe te passen binnen jullie digitale werkomgeving of heb je het al meerdere malen succesvol toegepast. Ik hoor graag jullie ervaringen rondom automatisering van pre- en onboarding in de comments van dit artikel. Neem gerust ook contact met me op als je meer wil weten over dit onderwerp.