7 tips voor jouw onduidelijke (overheids)tekst

De teksten op rijksoverheid.nl, brieven van de gemeente of aanslagen van de Belastingdienst: iedereen komt ermee in aanraking. Net als ik zullen ook anderen zich afvragen: waarom is die tekst zo moeilijk? In dit artikel 7 manieren om overheidsteksten te verbeteren. Schrijf je niet voor de overheid? Grote kans dat je er ook wat van oppikt 😉.

Waarom dit artikel? Twee weken geleden haalde ons onderzoek naar de begrijpelijkheid van de Troonrede onder andere RTL Nieuws en Radio 1. We legden 10 moeilijke zinnen uit de Troonrede voor aan 508 Nederlanders. De score was ongekend slecht: gemiddeld een 4,0. Met een vmbo-/mavo-opleiding scoorde je een 2,2.

Er een actieve herinnering aan hebben

De Troonrede staat in het onderzoek ook symbool voor andere teksten vanuit de overheid. En zeker ook voor teksten van politici.

Voorbeeld. Waar de meeste mensen zeggen: “Ik weet het niet meer” of “Kan ik me niet herinneren”, zegt een politicus: “Ik heb daar geen actieve herinnering aan”. En dat is gewoon een onnodig moeilijke zin. Mark Rutte staat daarin overigens niet alleen. Veel politici en topambtenaren maken zich hier schuldig aan.

‘Ik heb daar geen actieve herinnering aan’ is gewoon een onnodig moeilijke zin.

Goed voorbeeld doet goed volgen

Het probleem? Als ‘het management’ van Nederland geen normale taal gebruikt, mag dat management dan wél van de werknemers eisen dat er op B1-taalniveau wordt gecommuniceerd? Goed voorbeeld, doet goed volgen. Omgekeerd werkt dat hetzelfde.

Op dus naar de 9,0 voor overheidsteksten. Hierbij mijn adviezen om het makkelijker te maken.

1. Geen moeilijke woorden

Er is nooit een reden om een moeilijk woord te gebruiken als er een makkelijker alternatief is. Voor bijna alle woorden bestaat er zo’n makkelijk alternatief. Hetzelfde geldt voor oudhollandse woorden, zoals ‘schragen’. Niet doen.

De website ishetb1.nl blijft geweldig. Moeilijk woord erin. Makkelijk woord eruit. Zeker gebruiken als je twijfelt of jouw woord wel echt B1 is.

2. Geen beeldspraak

“Dat is de spiegel die de volwassen van morgen voorhouden aan de volwassenen van vandaag”. Een mooie, poëtische zin, afkomstig uit de vorige Troonrede. Alleen als je ‘m heel goed analyseert, snap je de inhoud. Maar dat kan bij de Troonrede niet. De koning is allang weer bezig met de volgende zin.

Als jouw tekst duidelijk en begrijpelijk moet zijn, is de regel simpel: geen beeldspraak. En als je het dan toch gebruikt, zorg dan dat het beeld jouw tekst écht makkelijker maakt. Hoe het niet moet, zie je in dit geniale item van Zondag met Lubach.

3. Korte zinnen

Houd zinnen kort. Webteksten worden bijvoorbeeld steeds korter. De ‘en’ kun je vaak vervangen door een nieuwe zin. Dat leest (en klinkt) meestal prettiger.

Deze blog van Taaluilen beschrijft de optimale lengte van de zin. Tot 20 woorden is een zin goed te begrijpen. Boven de 20 wordt een zin moeilijk. En boven de 28 woorden wordt deze héél moeilijk om te begrijpen.

Maar, zoals Taaluilen ook beschrijft, een tekst hoeft niet alleen maar korte zinnen te bevatten: “Door te spelen met zinslengte houd je de lezer geboeid. Mensen uit de reclamewereld snappen dat als geen ander. Zij weten dat ze alles uit de kast moeten halen om de doelgroep bij de les te houden.”

4. Oppassen met vaktaal

Denk oprecht goed na of de lezer van jouw tekst of de persoon die naar jouw speech luistert, hetzelfde kennisniveau heeft als jij. Gebruik géén vaktaal als je ook maar vermoedt dat een deel van de mensen in jouw vakgebied het woord niet kent.

Deze visie komt overigens niet van mezelf, maar vertelde NRC-columnist Japke-d. Bouma mij eerder: “Wie vaktaal gebruikt, zelfs binnen de eigen sector, moet zich realiseren dat sommige mensen in die sector de vaktaal gewoon niet snappen.”

Ook ik heb me hieraan schuldig gemaakt door in een blog voor Frankwatching woorden als conversie en call-to-action te gebruiken, zonder toelichting. Leerpunt.

5. Maak het concreet

Hoe concreter, hoe beter. Van veel woorden of woordcombinaties weten we ongeveer wat ze betekenen. Maar niet precies. Kun je het concreter maken? Doe dat dan. Voorbeelden van té abstracte taal:

• Economische welvaart
• Publieke dienstverlening
• Collectief bezit
• Regionale samenwerking
• Structurele hervorming
• Transparantie
• Mentale veerkracht

6. Geef voorbeelden

Voorbeelden maken ingewikkelde inhoud duidelijk. Stel, je hebt de volgende zin: “Zorg dat u voldoende financiële buffers aanhoudt voor onverwachte tegenslagen in komende jaren.”

Naast het feit dat je deze zin moet herschrijven, maken voorbeelden het ook makkelijk.

Houd je weleens geld over? Geef het dan niet gelijk uit. Zet het als reserve op de spaarrekening. Zo kun je dit geld gebruiken als je onverwacht werkloos wordt, of als je vaatwasser kapot gaat.

7. Vermijd vakinhoud

Lukt het jou met bovenstaande 6 tips niet om de tekst begrijpelijk te maken? Dan is de inhoud te moeilijk. Je hebt het dan niet over vaktaal, maar over vakinhoud.

De koning heeft het in de Troonrede over de term ‘multilaterale wereldorde’.

Wij hebben deze term herschreven, maar dat lukte nauwelijks. De inhoud is gewoon te ingewikkeld om het begrijpelijk op te schrijven.

Wat is het tekstdoel?

Geldt de slechte communicatie nou specifiek voor de overheid of ook voor het bedrijfsleven? Om eerlijk te zijn, gaat het meer om het tekstdoel dan om de sector.

Veel (semi-)overheidsteksten moeten de lezer informeren (nieuwe wet, wegwerkzaamheden, coronamaatregelen) of tot actie aanzetten (belastingaangifte doen, zorgtoeslag terugbetalen).

• Bij informeren is er geen interactie met de ontvanger nodig. Je weet dus niet of jouw brief goed of slecht is ontvangen.
• Bij brieven die tot actie aanzetten is de interactie dat de ontvanger direct een boete krijgt als deze niet op tijd reageert.

Die tweede categorie is oprecht zorgelijk. Denk maar eens na over het volgende: hoe slechter een brief van de Belastingdienst, hoe meer boetes die Belastingdienst zal uitdelen aan de ontvangers van die brief.

Hoe slechter een brief van de Belastingdienst, hoe meer boetes de Belastingdienst zal uitdelen aan de ontvangers van die brief.

Anders gezegd: niet de maker van de brief wordt afgestraft. Nee, de ontvanger krijgt straf. Omdat hij of zij niet op tijd reageert op de veel te moeilijke brief.

Is het bedrijfsleven beter?

Het bedrijfsleven heeft een categorie teksten die de overheid (bijna) niet heeft: commerciële teksten. Een tekst gericht op interactie dus. Een tekst waarmee je een ontvanger bijvoorbeeld wil laten drukken op een knop; op de website of in een e-mail.

Wat gebeurt er als de lezers van die tekst nauwelijks reageren? Dan gaat de schrijver (eventueel samen met de UX-designer) keihard z’n best doen om de volgende keer een veel betere tekst te maken.

Overheid zoekt commerciële tekstschrijver

Dit type teksten met interactie bestaat binnen de (semi-)overheid veel minder. Commerciële bedrijven en de overheid zouden dan ook hun krachten moeten bundelen. Misschien heeft de overheid meer commercieel tekstschrijvers nodig. En ja, ik snap dat ik dit zeg terwijl ik zelf ook een commercieel tekstschrijver ben.

Binnen de overheid werken heel veel mensen in het vakgebied communicatie die hun uiterste best doen om communicatie begrijpelijk te krijgen. Op B1-niveau. Dit artikel is niet gericht op die mensen.

Omgekeerd zijn er binnen de commerciële sector ook genoeg bedrijven, zoals pensioeninstellingen, verzekeraars en advocatenkantoren, die ook heel goed zijn in het schrijven van onduidelijke en wollige teksten. Ook zij scoren een onvoldoende op begrijpelijkheid.

Hanteer de kroeg-regel. Leg iets uit alsof je met een vriend in de kroeg staat te praten.

Dit artikel is vooral gericht op de mensen die zich weinig tot niet verplaatsen in de ontvanger. Hanteer gewoon de kroeg-regel. Leg iets uit alsof je met een vriend in de kroeg staat te praten. Snapt diegene dan écht wat jij bedoelt?