Het tijdperk van hybride werken is begonnen. Hoe geef je daar vorm aan?

Veel mensen zullen teruggaan naar kantoor en daar heel blij van worden, maar anderen willen de pluspunten van werken-op-afstand juist behouden. Ergo: het tijdperk van hybride werken is begonnen. Maar wat doen we nu dan? Wat betekent hybride werken meer dan alleen de locatie waar je werkt? Daarover gaat dit artikel.

Sinds zaterdag 26 juni geldt niet langer het advies van de Nederlandse overheid om, als dat kan, thuis te werken. In België is telewerken sinds maandag 28 juni niet meer verplicht. Hoe geef je vorm aan hybride werken?

Thuiswerken: van gedoogd naar geaccepteerd

Veel mensen werkten de afgelopen anderhalf jaar vanuit huis, gaven onderwijs aan hun kinderen, en leefden door een pandemie die zijn weerga niet kent. Met alle persoonlijke en maatschappelijke zorgen en lichamelijke en psychische klachten die daar bij horen. Toch hebben velen van hen ook ondervonden dat werken-op-afstand zo z’n voordelen heeft. Geen reistijd meer, gemakkelijker wisselen tussen werk en privé (hoewel dat zeker niet vanzelf ging), en meer tijd en ruimte voor gefocust werk.

Voor de pandemie werd thuiswerken eigenlijk alleen maar een beetje gedoogd. Als een soort luxe die kenniswerkers zich konden veroorloven als zij eens een paar uur geconcentreerd wilden werken, of als ze een nieuwe wasmachine lieten bezorgen, of de deur open wilden doen voor de stukadoor. De COVID19-pandemie heeft aangetoond dat werken vanuit huis eigenlijk prima kan, zonder al te groot productiviteitsverlies, of zelfs met productiviteitswinst.

Daarmee heeft corona voor acceptatie van thuiswerken en werken-op-afstand gezorgd. Waarvoor dank.

Terug naar kantoor, maar niet voor het ‘echte’ werk

Tegelijk heeft de pandemie ook laten zien dat mensen weliswaar deels terug naar hun kantoor willen, maar niet per se alleen voor het ‘echte’ werk, waarbij ze weer in een veel te drukke kantoortuin moeten zitten. Nee, het lijkt erop dat mensen vooral naar kantoor willen voor ontmoeting met hun collega’s. Voor de informele contacten. En voor intensieve vormen van (live) samenwerking. Dat besef is bij veel organisaties intussen ook ingedaald. Sterker: de grotere ondernemingen sturen al aan op meer samenwerkruimten in hun kantoren en minder ‘gewone’ werkplekken.

Intussen is het ook wel eens mooi geweest, vinden veel (andere) organisaties. Bankdirecteuren zeggen dat iedereen gewoon weer eens aan het werk moet en vergeten gemakshalve dat de mensen waarover ze het hebben de afgelopen 18 maanden hun bedrijf overeind hebben gehouden. Apple vraagt medewerkers doodleuk om op maandag, dinsdag en donderdag naar kantoor te komen, waar die medewerkers (terecht) tegen ageren.

Begrijp me goed: op kantoor werken heeft zijn voordelen. Thuiswerken heeft dat echter ook, en dat hebben we, ondanks de pandemie, echt wel geleerd.

Hybride werken is het antwoord

Gelukkig is de redding nabij, want het antwoord op al deze problemen is ‘hybride’. We gaan hybride vergaderen, we worden een hybride organisatie… en misschien leven we binnenkort wel in een hybride maatschappij. Hybride werken is echter helemaal niet zo nieuw als je zou denken. De talloze zelfstandige professionals in Nederland werken al jaren in een soort hybride vorm. Digital nomads zijn daarvan de overtreffende trap. En de meeste kenniswerkers konden ook al vrij goed een of twee dagen vanuit huis hun werk doen.

Hybride is alleen in die zin nieuw dat organisaties er nu een label op kunnen plakken, nu zij erachter zijn gekomen dat het een plausibele route voor de komende maanden en jaren is. Immers: iedereen terug naar de fysieke werkplekken — kantoren, fabrieken, enzovoort — gaat zeer waarschijnlijk niet gebeuren, net zo min als iedereen altijd vanuit huis zal blijven werken. En voilà: je hebt een hybride situatie.

Plaats- én tijdonafhankelijk werken

Maar wat is hybride werken eigenlijk? Vooralsnog gaat het gesprek vooral over waar je werkt: op kantoor of vanuit huis. Dat is misschien wel het kenmerk van hybride werken dat het meest direct invloed op ons heeft, maar ik vind het zeer de vraag of dat het bepalende kenmerk is. Daarover schreven Tabhita Minten en ik vorig jaar hier op Frankwatching en deze gedachte komt ook terug in ons boek ‘Digital employee experience: met je medewerker voorop richting een menselijke digitale werkomgeving’ (affiliate).

Digitaal (samen)werken maakt het namelijk niet alleen mogelijk om plaatsonafhankelijk te werken, maar ook tijdonafhankelijk. Onder meer Esther van der Storm maakte hiervoor een kwadrant dat aangeeft hoe plaats- en tijdonafhankelijk werken zicht tot elkaar verhouden.

‘Werken doe je thuis, samenwerken op kantoor’

Veel organisaties spreken over een splitsing tussen zelfstandig en gefocust werken — dat kunnen medewerkers vanaf nu vooral vanuit huis doen — en interactief samenwerken — dat moet vooral op kantoor plaatsvinden. Dan kunnen de meeste mensen uit de voeten met twee dagen op kantoor en drie dagen thuis, of eventueel andersom als de functie daarom vraagt.

Op het eerste gezicht een prima splitsing, toch? Dat dacht ik ook… totdat Chris Tubb liet zien dat de kans dat je mensen op dezelfde dag treft voor een ‘live’ vergadering of bijeenkomst bij zo’n verdeling thuis versus kantoor nihil is. Wil je met 5 mensen samenwerken die allemaal twee dagen per week op kantoor zijn, dan is de kans dat je een geschikte dag en tijd vindt slechts 5 procent.

Stel jezelf 7 vragen rond (hybride) werken

Maar er is meer dan alleen plaats- en tijdonafhankelijk werken. Zeker als we het over hybride werken hebben. Jitske Kramer schreef in dat licht al in november 2020 in haar boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’ (affiliate) dat “Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de locatie waar het werk plaatsvindt” om daar meteen aan toe te voegen:

In hybride werkculturen is voor de werklocatiekeuze niet het beschikbare gebouw leidend, maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten (cliënten, leerlingen, afnemers).

Ook Isabel De Clercq schrijft in haar recente boekje ‘Het hybride werken: een manifest’  (affiliate) dat professionals, leidinggevenden en organisaties zich moeten afvragen wat ze eigenlijk willen bereiken door hybride werken.

Ik denk dat er 7 vragen zijn die relevant zijn om te bepalen hoe je hybride werk:

1. Waartoe: wat wil ik bereiken? Wat is het doel van mijn taak of opdracht?
2. Hoe: op welke manier doe ik het werk? Welke afspraken en processen zijn er?
3. Waarmee: welk gereedschap, welke apps en systemen heb ik nodig?
4. Wie: met welke mensen werk ik samen? In welke vorm?
5. Wat zijn ieders behoeften, verwachtingen en persoonlijke voorkeuren?
6. Wanneer doe ik dat werk? Op welke dag en welke tijd?
7. Waar doe ik dat werk is dan de laatste vraag… en het antwoord erop wordt bovendien vooral bepaald door de antwoorden op de andere vragen.

Hybride werken draait dus om keuzes maken. Voor de beste vorm, tools, communicatie en vorm van samenwerken bij het werk dat je doet. Die keuzes maak je bovendien niet alleen, maar samen met je team of afdeling, of met je projectgroep. En dat betekent mogelijk dat er per groep of team andere afspraken zijn.

Al dit kiezen vergt vaardigheden die we niet per se hebben geleerd. Je moet kritisch kijken naar je eigen werk en naar dat van anderen. Het vraagt ook innoverend vermogen om buiten je huidige werkprocessen te kunnen denken. Het vraagt bewuste keuzes voor welke tools je gebruikt. En het vraagt van leidinggevenden ondersteuning, coaching en voorbeeldgedrag.

Hybride werken: veel meer dan de locatie

Ik hoop dat ik je heb laten zien dat hybride werken (veel) meer is dan slechts kiezen op welke plek je je werk doet. Dat het meer eist van professionals en organisaties, onder meer kritisch kijken naar het eigen werk en samenwerking. En ik hoop je daar een aantal praktische handvatten voor te hebben gegeven.

In mijn volgende artikel ga ik in op andere vormen van digitaal (samen)werken die te verkiezen zijn boven alleen maar videobellen en documenten. En dat je als samenwerkverband — of dat nu een afdeling of team is, een projectgroep of iets anders — onderling moet afstemmen op welke manier je werkt én samenwerkt. In mijn derde en laatste artikel in deze reeks over hybride werken gaat het over digitale tools.

Hybride werken is voor veel professionals en organisaties een nieuw thema. Hoe ga jij om met dit onderwerp? Deel je vragen, zorgen, ideeën en oplossingen. Zo helpen we elkaar stapje voor stapje verder.