13 praktische tips voor een overtuigende motivatiebrief

In je cv staan de feiten en in je motivatiebrief wat jij voor de organisatie kan betekenen. Belangrijk dus dat je de juiste woorden op papier zet, maar hoe krijg je dat voor elkaar? Hoe schrijf je een motivatiebrief die zo overtuigend is dat je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek? Met deze 13 tips gaan we weer even terug naar de basis.

In haar boek Succesvol Solliciteren (affiliate) beschrijft Anita Rasenberg hoe je zelf aan het stuur van je loopbaan gaat staan. Dat begint met een loopbaanplan, een sterke personal brand en als je eenmaal een leuke vacature vindt: een killer cv en overtuigende motivatiebrief.

Dat laatste is nog niet zo eenvoudig. Het doel van de brief is om de lezer ervan te overtuigen dat er een sterke match is tussen wat jij te bieden hebt en wat de organisatie vraagt. Gelukkig deelt Rasenberg veel tips in haar boek.

1. Opbouw motivatiebrief

Schrijven is logisch nadenken en ordenen. Wat ga ik in welke volgorde schrijven? Beschouw iedere alinea van je motivatiebrief als een afgeronde teksteenheid en vul die al schrijvende in. De afgeronde teksteenheden zijn:

De aanhef

De aanhef moet correct en persoonlijk zijn. Als je niet weet aan wie je je brief moet richten, dan bel je even naar de organisatie. Dat is ook direct een goed moment om jezelf te introduceren en je enthousiasme voor de functie kenbaar te maken.

De opening

In de opening geef je aan naar welke functie jij solliciteert en waar je de vacature gevonden hebt. Laat je niet afschrikken door adviezen waarin staat dat je je sollicitatiebrief per se origineel moet beginnen. Dat is vaak alleen écht noodzakelijk als je in de creatieve branche solliciteert.

Jouw motivatie

In deze alinea geef je antwoord op de vraag waarom jij solliciteert naar deze functie en waarom deze organisatie je zo aanspreekt. Blijf in het antwoord dicht bij jezelf.

De match tussen jouw kwaliteiten en de functie-eisen

Formuleer in deze alinea waarom jij een geschikte kandidaat bent. Wees niet te stellig, maar ook zeker niet te bescheiden. Een goed voorbeeld is “Ik verwacht deze functie volwaardig te kunnen uitoefenen, omdat de functie-eisen in hoge mate aansluiten bij mijn recente werkervaring…‘ Vervolgens onderbouw je deze verwachting met feiten.

De afronding

Ter afronding kun je jouw belangrijkste boodschap samenvatten.

2. Neem de tijd voor het schrijven

We hebben het allemaal weleens meegemaakt: je ziet een vacature waarop je wil solliciteren, maar het komt er maar niet van. Uiteindelijk schrik je: de deadline is morgen, dat betekent dat je nog maar één avond hebt om je brief te schrijven. Ja, je kan écht een motivatiebrief wel in een paar uur schrijven, maar wordt het dan echt de weloverwogen brief die op maat is afgestemd? Neem de tijd om zaken rustig te overdenken en zinnen te herschrijven.

Dit is een reminder: je schrijft een betere en meer passende brief als je er rustig de tijd voor neemt. Wat vragen ze precies van de kandidaat? Wat voor organisatie is het? Waar zitten de raakvlakken met jouw persoon, jouw waarden en je ervaring? Begin er op tijd mee, zodat je jezelf de ruimte geeft om steeds weer met frisse blik naar je brief te kijken en eventueel iemand kan laten meelezen.

3. Geef je cv en brief dezelfde naam

Geef je cv en brief een eenduidige benaming, zodat de lezer ziet dat beide bestanden van jou afkomstig zijn.

4. Herhaal geen informatie uit jouw cv

Maak niet de fout om in jouw brief teksten uit jouw cv te herhalen. Je kunt er wel naar verwijzen. ‘Zoals u kunt lezen in het bijgesloten curriculum vitae, beschik ik over de vereiste ervaring op het terrein van …‘ of ‘In mijn cv vindt u voorbeelden van mijn ervaring en aanpak op het terrein van…’

5. Schrijf formeel

Verwar een formele stijl niet met een verouderde stijl. Zorg dat je schrijfstijl passend is bij de organisatie waar je solliciteert. Over het algemeen wordt een formele stijl gewaardeerd.

6. Spreek de lezer persoonlijk aan

Spreek mensen persoonlijk aan in jouw brief. Dan voelt de lezer zich eerder verbonden met jou. Gebruik dus termen als ‘uw organisatie’, ‘de waarden van uw organisatie’, enzovoort.

7. Schrijf direct

Jouw boodschap komt bij een directe schrijfstijl beter over dan bij een schrijfstijl met veel omhaal van woorden. Een overdreven voorbeeld ‘Ik zou wel kunnen zeggen dat ik veel ervaring heb…‘, klinkt natuurlijk verschrikkelijk. Hou het direct (en feitelijk) ‘Ik heb twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie…‘

8. Schrijf vanuit de lezer

Bij het schrijven moet je steeds gericht zijn op de ander. Schrijf vanuit het perspectief van de ontvanger. Schrijf dus niet ‘Hierbij zend ik u een brief…‘, maar ‘Hierbij ontvangt u mijn brief…‘. Bij de tweede zin zal de lezer zich meer aangesproken voelen en dat is precies wat je wil.

9. Gebruik geen woord te veel

Ieder woord in je brief moet van betekenis zijn voor jouw boodschap. Woorden moeten er niet voor niets staan. Het leidt tot irritatie bij de lezer – die meestal in korte tijd een groot aantal brieven moet doornemen – wanneer jij onnodig veel woorden gebruikt om tot jouw boodschap te komen. Schrijf dus to the point.

10. Spel correct

Deze deur staat wagenwijd open, maar toch: de spelling moet foutloos zijn. Ook ik maak als ervaren tekstschrijver nog weleens een typefout en laat motivatiebrieven en andere belangrijke documenten altijd door iemand anders controleren. Dat raad ik je bij een motivatiebrief dan ook zeker aan.

11. Let goed op bij het knippen en plakken

Pas op voor fouten die kunnen ontstaan wanneer je een tekst uit een eerdere motivatiebrief in jouw nieuwe brief plakt. Het per ongeluk laten staan van een zin uit een eerdere sollicitatiebrief komt regelmatig voor zegt Rasenberg in haar boek. De lezer twijfelt dan vast of je wel de moeite hebt genomen om je brief nog een keer door te lezen voor je op ‘verzend’ klikte. Het zegt iets over jouw manier van werken.

12. Hanteer een duidelijke en rustige lay-out

Ten eerste geeft een te zwaar bestand met kleuren, foto’s en dergelijke vaak problemen met opslaan. Ten tweede wil je dat de lay-out van je brief de tekst ondersteunt en de lezer niet te veel afleidt. Kies voor een strak en eigentijds lettertype dat duidelijk te lezen is op het scherm en zorg dat de tekst ruimte heeft op het blad, dus hanteer brede marges.

13. Stuur je brief in een PDF-versie

Dan weet je zeker dat je brief in het juiste formaat op het scherm van de lezer verschijnt en er niet van alles versprongen is.

Interesse in het boek?

Het boek Succesvol Solliciteren is een aanrader voor iedereen die een nieuwe baan zoekt of van baan wil wisselen. Het boek leest makkelijk weg en de informatie is toegankelijk voor iedereen, op ieder niveau. Ze zet je aan het denken: wat wil ik eigenlijk op werkgebied? En doe ik daar nog de juiste dingen voor?

Verder begeleidt Rasenberg je helemaal door je sollicitatieprocedure: van het op orde maken van de teksten op je sociale media tot het oefenen van je elevator pitch en de voorbereiding op je gesprekken. Na het lezen van dit boek kan het niet anders dan dat je een baan gaat vinden die bij je past.

Ben je nieuwsgierig naar dit boek? Je bestelt het eenvoudig via Managementboek.nl (affiliate).