Effectieve offerte opstellen? 11 onmisbare onderdelen op een rij

Een offerte: misschien wel de laatste kans die je krijgt om van een potentiële klant, een betalende klant te maken. De laatste kans om je lead te overtuigen, om een ‘ja, dat is diegene die mijn probleem oplost’ in het hoofd van hem of haar te krijgen. Dan is het van ‘omzetbelang’ dat je een offerte schrijft die daarvoor zorgt. Maar hoe schrijf je zo’n onweerstaanbare offerte eigenlijk?

Met dit artikel help ik je op weg om met makkelijk toepasbare tips offertes te schrijven. Daarnaast geef ik je een handige structuur die echt werkt.

Praktische tips

Of je nou wel of niet je offertes flink onder de loep gaat nemen, onderstaande tips zijn voor iedereen handig. Hier komen ze:

• Schrijf je offerte zoals je op je website schrijft. Zo zorg je voor consistentie in al je uitingen, waardoor je betrouwbaar overkomt.
• Je offerte hoeft geen bijbelwerk te zijn, maar het moet wel de lading dekken. Bedenk wat jij, als je je eigen klant zou zijn, allemaal wil lezen in een offerte.
• Richt je met je offerte op de uitkomsten van je dienst. Je klanten willen een probleem opgelost hebben – wat gebeurt er als jij dat probleem voor hen oplost?

De 11 onmisbare delen van een effectieve offerte

Maak het jezelf makkelijk door te werken met een offerte-template. Zo gebruik je voor elke offerte dezelfde structuur, waardoor je steeds sneller de offertes opmaakt.

De onderstaande structuur is een beetje van mezelf, en een beetje van Jonathan Stark. Jonathan is een succesvolle IT-ondernemer die opdrachten binnenharkt van enkele tonnen, ook door zijn offertes.

De opbouw is als volgt:

1. Voorblad
2. Inhoudsopgave
3. Over je klant
4. Over het project
5. Waarom ik?
6. Uitkomst
7. Werkwijze
8. Stappenplan
9. De inhoud en verschillende opties
10. Investering (per optie)
11. CTA

1. Voorblad

Hier is weinig spannends aan. Zie het een beetje als het voorblad van je scriptie. Zet er wat praktische informatie op: je naam, datum, naam van je klant, contactinformatie. Je snapt het wel.

2. Inhoudsopgave

Door een inhoudsopgave te gebruiken houd je voor jou én je klant het overzicht. Gebruik voor de ‘hoofdstukken’  bulletpoints.

3. Over je klant

Zet je klant in een verhaal. Wie is je klant? In welke markt zit hij? Welk probleem heeft je klant? En waarom zoeken ze jou op om dat probleem op te lossen? Al deze informatie graaf je bij je klant op tijdens een eerste kennismakingsgesprek.

Pro tip: gebruik dezelfde woorden en termen als je klant. Zo herkent je klant zich 100% in dit stukje tekst.

4. Over het project

Beschrijf in je offerte kort en bondig wat je voor de klant gaat doen. Benoem wat je klant wil bereiken door jou in te schakelen, bijvoorbeeld. Omschrijf daarnaast de situatie waar je klant inzit.

5. Waarom ik?

Meestal vergelijken mensen de offertes met elkaar. Vergeet dan niet om niet alleen je oplossing te verkopen, maar ook jezelf. Denk aan je USP’s. Het belangrijkste is dat je overkomt als een sympathiek mens met kennis en kunde. Wees vooral jezelf, dat is altijd het beste.

6. Uitkomst

In deze alinea heb je het over de zachte en harde eisen van je klant. Denk aan KPI’s als conversiepercentage, omzet, organisch verkeer, dat soort dingen. Maar herhaal vooral de wensen van de klant.

Stel je voor: jullie samenwerking is succesvol tot een einde gekomen. Al de eisen van je klant zijn vlekkeloos gehaald. Wat betekent dit voor zijn bedrijf of leven? Vertel het hem of haar.

7. Werkwijze

Vaak gortdroge materie, maar voor je klant wel nodig om gelezen te hebben. Beschrijf hoe je globaal te werk gaat. Denk aan praktische dingen als facturatie, contactmomenten, de briefing, feedbackrondes en de urenregistratie.

8. Stappenplan

Als het goed is heb je met je klant al het een en ander besproken over data. Schrijf in dit stuk het stappenplan op en gebruik daarbij de data die je overlegd hebt.

Sowieso moeten je startdatum en deadline erin staan. Daarnaast is het ook handig als je manier van werken in dit stappenplan verwerkt is.

9. De inhoud en verschillende opties

In dit gedeelte ga je dieper in op het project. Wat ga je precies doen? Welke dienst of pakket bied je aan? Wat krijgt de klant voor zijn geld en wat niet? Denk ook aan dingen die voor jou vanzelfsprekend zijn, maar niet voor je klant. Een voorbeeld: gratis correctierondes, gratis installatie van software, dat soort dingen.

Het kan ook voorkomen dat je verschillende opties aan je klant aanbiedt, beschrijf die opties. Maak het per optie overzichtelijk wat er wél en niet in die optie zit. Herhaal nog eens welke optie je klant moet kiezen.

10. Investering (per optie)

Een offerte zonder prijsopgave is voor je klant net zo waardeloos als gebakken lucht. Het is van belang dat je overzichtelijk maakt wat de investering is per optie, zodat je klant precies weet waar hij aan toe is.

Tip van een copywriter: gebruik niet het woordje ‘prijs’, maar investering. Dit werkt beter, omdat ‘prijs’ of ‘kosten’ negatieve gevoelens oproepen.

11. CTA

Sluit je offerte af met een call-to-action. Je wil op z’n minst een reactie hebben, dus vraag er letterlijk om. Gebruik bijvoorbeeld een tussenkop als ‘Deal?’, en vraag of je klant binnen een bepaalde termijn wil reageren.

Pro tip: leg ook uit waarom je klant binnen bepaalde tijd ‘moet’ reageren. Omdat je nog maar een aantal plekken hebt, bijvoorbeeld. Zo creëer je schaarste, en verhoog je de kans op een ‘ja’.

Aan de gang met je offerte

Je hebt nu een beter idee hoe je offertes onweerstaanbaar maakt. Ga er dan ook direct mee aan de slag, en zorg dat je meer leads omtovert in klanten. Gebruik bovenstaande structuur als leidraad, maar wees niet bang om zelf te knutselen aan je offerte. Jij weet wat het beste is voor je klant in jouw markt.