De verborgen kosten van gebrek aan accountability

Als je persoonlijk of zakelijk wil groeien, dan neem je vaak aan dat mindset en discipline de doorslaggevende factoren zijn. Maar in de praktijk zien we vaak over het hoofd hoe groot de rol van focus en accountability hierin eigenlijk zijn. Dat zorgt ervoor dat er enorm veel (verborgen) kosten gemaakt worden, doordat we het begrip ‘accountability’ verkeerd inzetten bij het bereiken van succes.

Doelen stellen vs. doelen realiseren

Doelen stellen kunnen we allemaal. Maar doelen realiseren is een ander verhaal. In de praktijk word je geconfronteerd met volle agenda’s, overlopende actielijsten en afleidingen. Dat zorgt er voor dat je vaak blijft hangen in werk dat (in onze ogen) urgent is. Werk dat belangrijk, maar niet urgent is krijgt vervolgens niet de aandacht die het verdient.

Zeker in groeiende teams is dit een bekend fenomeen. Je weet dat je hier iets mee moet, maar groei brengt operationele druk met zich mee. En operationele druk zorgt er weer voor dat werken aan strategische doelstellingen naar de achtergrond verdwijnt. Dat werkt als een vicieuze cirkel waar je wel doorheen wil breken, maar wat op de één of andere manier soms niet lukt.

Vaak komt dat door een gebrek aan accountability.

Wat is dat, accountability?

Omdat het een Engels woord is, is het misschien goed om de term ‘accountability’ toe te lichten. De letterlijke vertaling van accountability is verantwoording, verantwoordelijkheid en toerekenbaarheid in één. Toerekenbaarheid dekt misschien nog wel het meest de lading. Maar aangezien dat woord in de Nederlandse taal bijna niet wordt gebruikt vind ik de term accountability in deze context toch het beste de lading dekken.

De letterlijke vertaling van accountability is verantwoording, verantwoordelijkheid en toerekenbaarheid in één.

Want als jij voor iets heel concreets ‘accountable’ bent, dan is het voor iedereen glashelder wat jij doet en waar de focus moet liggen. In theorie is dat een goed idee, maar in de praktijk werkt dat niet altijd zo.

Het probleem met accountability

In veel organisaties is het vaak helemaal niet glashelder wie waar precies accountable voor is. En hoe minder transparant dit is, hoe makkelijker het wordt om nergens accountable voor te zijn. Het gevolg daarvan is dat veel teams en organisaties niet de impact maken die ze in potentie in zich hebben.

De kosten van gebrek aan accountability

Je zou dus kunnen zeggen dat een gebrek aan accountability ervoor zorgt dat er (verborgen) kosten ontstaan. Deze kosten zijn meestal verborgen of worden voor lief genomen en liggen bijvoorbeeld in:

• Een gebrek aan focus
• Een gebrek aan innovatiekracht
• Een gebrek aan transformatiekracht

Zeker als je als organisatie duurzaam wil groeien, dan zorgen deze verborgen kosten ervoor dat groei vaak gepaard gaat met frictie. Of groei is niet op een gezonde manier mogelijk. Omdat de operationele druk te hoog is of de marges continu onder druk blijven staan.

De oplossing

Er is in dit vraagstuk geen ‘one size fits all’-oplossing. Er zijn wel een aantal mechanismes en tools die je hierbij kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken.

1. Interne check-ins faciliteren

In veel gevallen is een gebrek aan accountability terug te leiden naar een situatie waarin niet iedereen scherp heeft welke dingen het meest bijdragen aan ‘de bedoeling’. Zelfs in teams die iedere dag een ‘standup’ of ‘daily scrum’ doen, zie je dit gebeuren. Zeker als de operationele druk hoog is, kan het helpen om korte check-ins te faciliteren met teamleden. Kijk naar de prioriteiten en de voortgang op het gebied van één of meerdere persoonlijke KPI’s. Als dit nieuw is in je team, houd het dan lekker simpel. Definieer samen ‘1 getal dat ertoe doet’ voor een specifieke rol. En houd dit getal samen in de gaten.

Je kunt dit soort check-ins bijvoorbeeld gebruiken als smeerolie bij een weekstart. Daarnaast kun je (bijvoorbeeld eenmaal per 2 weken) een check-in organiseren die terugblikt op de voortgang: wat is er gebeurd, wat waren de grootste learnings en obstakels en hoe staat de progressie ervoor op het gebied van de persoonlijke KPI’s?

2. Een (externe) accountability-partner

Niet zonder reden is het leger aan coaches de afgelopen jaren explosief gegroeid. Natuurlijk draagt een goede coach bij vanuit kennis en kunde. Maar in de kern brengt een coach je accountability: je wil een doel bereiken en je betaalt om dat doel te bereiken. Dat maakt de kans groter dat je ook daadwerkelijk deelneemt aan de coachingsessies en op die manier eerder de focus op de juiste plek legt.

Op teamniveau kun je ook werken met een accountability-partner. Bijvoorbeeld als je met een team een digitale transformatie door wil maken op het gebied van marketing of een ‘growth team’ wil opbouwen. De focus die je op deze manier realiseert, zorgt ervoor dat oplossingen op het gebied van (digitale) transformatie en innovatie eerder voet aan de grond krijgen. En het resultaat daarvan zie je terug op de lange termijn. Dat resultaat wordt duurzamer dan als je bijvoorbeeld alleen maar zou inzetten op snelle online campagnes. Commitment afgeven in tijd en geld verhoogt de kans dat een team ook daadwerkelijk de beoogde transformatie doormaakt.

3. Het implementeren van OKR’s

Ook het implementeren van de OKR’s (Objectives & Key Results) of een ander raamwerk voor doelstellingen kunnen een krachtige tool zijn bij het intern inzichtelijk maken en borgen van accountability. Het OKR-framework wordt onder andere andere gebruikt bij Google en krijgt steeds meer voet aan wal binnen veel organisaties. En dat is niet zonder reden.

Je neemt de missie en visie van een organisatie als basis. Daaronder hang je ‘Objectives’, die bestaan uit ambities zonder numerieke waarde. Per objective heb je vervolgens enkele key results die altijd meetbaar zijn en dus wel een numerieke waarde hebben. Op die manier kun je haarscherp inzichtelijk maken wat de Objectives en Key Results zijn van de organisatie, van teams en van individuen. Ook kun je op deze manier eenvoudig laten zien waar de focus op moet liggen en hoe de doelen samenhang hebben met het grotere gedeelde doel van de organisatie.

4. Het inzetten van teamontwikkeling

Soms is het gebrek aan accountability ook toe te wijzen aan teamrollen die suboptimaal zijn verdeeld. Het bewust inzetten op teamontwikkeling kan dan enorm helpen om verantwoordelijkheden te beleggen daar waar ze ook het meest op hun plek zijn. Door bewust inzicht te creëren in teamrollen en met ieder teamlid in gesprek te gaan wordt de kans groter dat er meer impact gemaakt kan worden op doelen die er echt toe doen.

Je kunt dit bijvoorbeeld aanvliegen door een of meerdere teamtrainingen en workshops te laten verzorgen door een partij van buitenaf. Dat werkt in de praktijk veel krachtiger dan wanneer een teamleider zelf op de stoel van teamtrainer gaat zitten. Een goed teamontwikkelingstraject kijkt naar individuen, het team, de samenhang daarvan en de koppeling met de bredere missie en visie van het bedrijf. Op die manier wordt het opeens duidelijk waarom je ergens accountable voor bent en snapt iedereen sneller waarom dit bijdraagt aan jullie gezamenlijke doelen.

5. Van feedback naar feed-forward

Tot slot kun je accountability ook stimuleren door mensen zelf meer regie te geven over hun eigen ontwikkeling. We zijn gewend om te werken met feedback en periodieke evaluatiegesprekken om het te hebben over wat er wel en niet goed ging. Maar het nadeel hiervan is dat je vooral terugkijkt naar het verleden. Daardoor blijft de nadruk van een gesprek hangen op wat er beter moet. Door gebruik van feed-forward te maken zorg je ervoor dat je een mentaal ‘frame’ creëert over positieve beweging richting de toekomst. Als de kernwaarden, visie en missie van een organisatie helder zijn, dan zal het voor teamleden makkelijker (en leuker!) worden om commitment te geven aan resultaten die bijdragen aan deze gedeelde waarden en missie.

Accountability naar het volgende niveau

Het gebrek aan accountability is in veel teams en organisaties een serieuze ‘leak’. Een laag niveau van accountability zorgt voor verborgen kosten door gebrek aan focus, transparantie en verminderde innovatie- en transformatiekracht.

Gelukkig zijn er hele praktische tools en mechanismes die ook jij in kunt zetten voor je bedrijf om accountability naar the next level te brengen. In dit artikel heb ik 5 van deze tools genoemd. Heb jij toevoegingen die aan dit lijstje niet mogen ontbreken? Laat ze gerust achter via de comments.