Tips & templates voor verbonden teams & management in deze tijd

Als team is het belangrijk productiviteit inzichtelijk te maken. Maar wat je ook zeker niet moet vergeten zijn emotionele check-ins. Meer openheid en kwetsbaarheid naar elkaar toe. En om eerlijk te zijn, dit was voor mij ook even lastig. Maar als eenmaal de kop eraf is, en je dit consequent blijft doen, gaat het steeds natuurlijker. Vertrouw me. In dit artikel deel ik hoe we op dagelijkse, wekelijkse maandelijkse basis als team met elkaar verbonden blijven.

Dit artikel is geen actueel vervolg van Gabriel García Márquez’ boek ‘Liefde in tijden van Cholera’. Het thema is wel hetzelfde: hoe blijf je met elkaar verbonden, als je niet samen kunt zijn?

Ik leid een start-up. Snelle groei, continue aanpassingen en ad-hoc brainstorms zijn de norm. Wij, net als vele bedrijven, kunnen dankzij de lockdown al lange tijd niet samenwerken op kantoor. Veel van onze klanten, met name die met grote marketingteams, zijn zelfs al sinds maart 2020 niet meer in hun kantoor geweest. Dat is een jaar!

Hoe ga je om met collega’s die alleen in een klein appartement wonen? Of teamleden die 24/7 oppas, leraar, ouder én  werknemer zijn? Hoe functioneert het team als de wereld zo snel verandert en je niet samen kunt zijn?

Een andere tijd vereist een andere aanpak

Ik ben een ENTJ-persoonlijkheid, en dat zie je terug in mijn managementstijl. ENTJ’s houden van momentum. We zijn gedreven, vastberaden en willen snel doelen bereiken.
Video calls, Trello-boards en 1:1’s helpen om de productiviteit inzichtelijk te maken. Maar wat veel belangrijker blijkt: emotionele check-ins. Lichaamstaal, tone of voice, non-verbaal gedrag is lastig op te pikken als je niet in dezelfde ruimte bent.

Dus, wat is er veranderd?

Veel meer ruimte voor emotionele check-ins. Elk teamlid met mij en vice versa. Meer openheid en kwetsbaarheid naar elkaar toe. Hieronder laat ik zien hoe we op dag-, week- en maandniveau als team met elkaar verbonden blijven.

Hoe blijven we als team met elkaar verbonden?

Elke dag

• Aan het begin van de dag: we schrijven allemaal onze 2-3 doelen voor de dag in het WIP-kanaal (work in progress) op Slack.
• De stand-up om 9:15 uur. Ons ‘’ochtendpraatje bij het koffieapparaat’. Maar ook deelt iedereen hun beoogde win van de dag.
• De stand-down om 17 uur. Hierin delen we hoe onze dag is geweest, of er learnings waren en of de ‘win’ gelukt is, ja of nee.

Iedere week

• Fuck-up Friday. Digitale borrels zijn gewoon niet echt leuk. Zelf niet als je een borrelpakket laat bezorgen. Wij doen nu een Fuck-up Friday! Iedereen deelt een ding dat niet gelukt is, veel langer duurde of gewoon een mislukking werd. Het laat zien dat het oké is als niet altijd alles goed gaat. We lachen met elkaar en brainstormen hoe we het kunnen voorkomen. Maar soms is een fuck up ook gewoon een fuck up. En dat is ook oké.
• 1:1-meeting of wandeling van 15-30 minute. We gebruiken dit template, dat ieder teamlid vooraf invult. Het is een persoonlijke meeting. Als manager leer ik hoe ik beter kan ondersteunen. We praten over de huidige werkzaamheden en hoe die bijdragen aan onze teamdoelen. Dan lopen we door Trello en prioriteren de to do’s voor de volgende week.
• Tweewekelijkse feedback. Iedere twee weken delen we met het team onze feedback op lopende projecten. We kijken naar samenwerking, kwaliteit en voortgang van het project. Daarna sparren we kort over suggesties voor verbetering.

Elke maand

• De maandelijkse strategiemeeting. We checken of doelstellingen van de afgelopen maand zijn gehaald met ons Pirate Metric Dashboard. Zowel voor groei als voor product. We brainstormen over nieuwe ideeën voor groei en stellen prioriteiten voor ieder team in de komende maand.
• 1:1-functioneringsgesprekken. Elk teamlid heeft een maandelijks gesprek met hun manager. We gebruiken hiervoor dit template, dat vooraf door allebei wordt ingevuld. De rapporten worden vervolgens naast elkaar gelegd en vergeleken. Het is een manier om van elkaar te leren: over productiviteit en geluk. We gebruiken dit format al meer dan acht maanden en meestal is er een overlap van zo’n 80% in ‘scores’.

Wat hebben we tot nu toe geleerd?

Met een duidelijke structuur zijn we als team breder en dieper met elkaar verbonden. Natuurlijk is het belangrijk dat we doelen bereik en. Cliché maar waar: plezier en zeker nu mentale gezondheid is net zo belangrijk. Het is een pittige tijd, thuis geen vrienden ontvangen, misschien slecht slapen of in het weekend weinig vrijheid ervaren. Al deze dingen hebben invloed op hoe je je voelt op werk. Laat ze dus niet onbesproken.

In een notendop:

• Wanneer je op afstand werkt is het cruciaal om emotionele check-ins te doen met ieder teamlid.
• Creëer een veilige ruimte waar het oké is om je gevoelens te delen en waar je mee worstelt.
• Teammanagement vereist in deze tijd een aangepaste aanpak. De omstandigheden veranderen, waardoor dus ook de methodes continu moet worden bijgesteld.

Hoe ga jij ermee om?

Ik ben erg benieuwd hoe jij je team stuurt en motiveert in deze periode. Ik lees graag jullie reacties hieronder.

Alvast dank voor je openheid en tips. Laten we van elkaar leren!