Internetbureau kiezen? Hier moet je op letten [checklist]

Nieuwe onderneming gestart en wil je een eerste website of webapplicatie laten ontwikkelen? Of heb je jarenlang prettig samengewerkt met je internetbureau, maar passen jullie niet goed meer bij elkaar? Dan ga je op zoek naar een (nieuwe) partner. Maar hoe doe je dat? Hoe vind je een bureau dat bij je past? Hoe voorkom je dat je appels met peren gaat vergelijken?

Stel, je wil je assortiment ook online aan gaan bieden en een webshop laten bouwen. Dan Google je op ‘webshop laten maken’, kijk je of er een internetbureau in de buurt zit en bel je voor een afspraak. Als het klikt en je valt niet steil achterover van de offerte, dan kan het heel makkelijk gaan. Een samenwerking met een bureau ga je voor een lange tijd aan. De ‘klik’ is dan vaak een erg belangrijke factor. Toch is het verstandig uitgebreider onderzoek te doen naar mogelijke partners en hun expertises, zodat je een weloverwogen keuze maakt voor een partner waar je hopelijk een duurzame samenwerking mee kunt aangaan.

Hieronder volgt een uitgebreid overzicht van factoren die van toepassing zijn tijdens het keuzeproces, zodat je zeker weet dat je overal aan gedacht hebt en een eerlijke vergelijking kunt maken tussen verschillende bureaus en hun offertes. Ik heb alles ook verzameld in een handige checklist.

• 1. Het vooronderzoek
• 2. De afspraak
• 3. Het project
• 4. De offerte
• Je keuze maken

1. Het vooronderzoek

Voordat je op zoek gaat, is het belangrijk te weten waar je naar op zoek gaat. Het ene internetbureau is het andere niet. Sommige bureaus zijn gespecialiseerd in het bouwen van eenvoudige websites voor het MKB, andere in complexere websites met externe koppelingen of in de ontwikkeling van webshops. Sommige bouwen in WordPress, andere in Drupal, Magento of een maatwerk CMS. Soms heb je te maken met een eenmanszaak, andere bureaus staan dag en nacht klaar met een team van meer dan 50 man. En dan heb je ook nog reclamebureaus of andere creatieve bureaus die de technische ontwikkeling van websites en webshops uitbesteden.

Hieronder volgen enkele belangrijke afwegingen die je in deze eerste fase moet maken. Welke aspecten belangrijk voor je zijn, zal per opdrachtgever verschillen. Als bureau zou ik adviseren de volgende volgorde aan te houden.

Expertise

Als je al weet in welk CMS of framework je nieuwe website of webshop gebouwd moet worden is het makkelijk. Dan zoek je naar een bureau dat daar veel ervaring mee heeft. Weet je dit nog niet, dan kan het de moeite waard zijn om je hier zelf al in te verdiepen. Elk bureau zal zeggen dat het systeem waar zij in werken het beste is.

Vraag eens rond bij bekenden waar hun website of webshop in is gebouwd en wat zij ervan vinden. Dan begrijp je ook beter waar het in een eerste gesprek over gaat.

Ga je uiteindelijk offertes vergelijken, let dan op of de basis (bijvoorbeeld het CMS) hetzelfde is. Is dat niet het geval, dan ga je sowieso appels met peren vergelijken.

Grootte

Of een internetbureau 2, 20 of 120 medewerkers heeft maakt veel verschil. Hoe kleiner een bureau, hoe persoonlijker het contact zal zijn en hoe directer de lijntjes. Maar kleine bureaus hebben vaak ook minder capaciteit en dus kan het langer duren voordat zaken opgepakt worden. Eenmanszaken zijn sowieso een risico. Als de eigenaar besluit te stoppen of ziek wordt sta je er alleen voor.

Hoe groter een bureau, hoe professioneler het vaak zal zijn. Er is meer kennis in huis en meer opleidingsbudget. Maar bij grote bureaus is het contact vaak wat minder persoonlijk. Ook zie je soms dat de verkoper of accountmanager geen inhoudelijke kennis heeft en dus in de beginfase niet goed genoeg met je mee kan denken over technische oplossingen.

Locatie

Zit het bureau bij je in de buurt of niet? Is je contactpersoon bereid naar je toe te komen voor een kennismakingsafspraak als het bureau wat verder weg zit? In principe is afstand geen probleem, we hebben tijdens de coronacrisis gemerkt dat alles ook prima digitaal kan. Maar er gaat niets boven persoonlijk contact tijdens de ontwikkeling van een website. Kies je voor een bureau dat niet in de buurt zit, houd er dan rekening mee dat je vaker moet reizen of dat afspraken vaker digitaal zullen zijn.

Bereikbaarheid

De bereikbaarheid van een bureau hangt vaak samen met grootte en locatie. Als je een technische vraag of een probleem hebt, krijg je dan direct een medewerker te pakken die je kan helpen? Alleen tijdens kantoortijden of 24/7? Of wordt er gebruikgemaakt van een ticketingsysteem en krijg je pas enkele dagen later een reactie?

Veel internetbureaus werken met SLA-contracten. SLA staat voor Service Level Agreement. Zo’n contract specificeert welk niveau van dienstverlening wordt gegarandeerd. Zo kun je ervoor kiezen om tegen een meerprijs sneller geholpen te worden of betere garanties te krijgen, bijvoorbeeld met betrekking tot de downtime van een website.

Uurtarief

De uurtarieven van internetbureaus variëren van €65,- tot € 130,- of meer. Een hoger uurtarief betekent niet automatisch dat een internetbureau beter is, maar het zegt over het algemeen wel iets over de mate van professionaliteit. Bedenk vooral dat je na oplevering van je website of webshop vaak zult blijven doorontwikkelen en dat inschattingen hiervoor op basis van het uurtarief zullen zijn.

Vraag wel even hoe een bureau hiermee omgaat. Worden alle supportvragen en kleine aanpassingen in de toekomst op basis van ‘uurtje factuurtje’ behandeld? Of is service deels inbegrepen in het uurtarief?

Certificering

Heeft het bureau verstand van zaken? Voor veel platforms (CMS’en) kunnen certificeringen behaald worden. Deze zijn vaak van hoog niveau en laten zien dat medewerkers echt gespecialiseerd zijn in bepaalde systemen. Hetzelfde geldt voor online-marketingdiensten. Onder andere Google, Bing en Facebook bieden certificeringen aan die medewerkers kunnen behalen.

Ontwerpstijl

Voordat je besluit om met een internetbureau samen te werken, moet je zeker een kijkje nemen in hun portfolio. Spreekt het design van eerder gemaakte projecten je aan? Veel internetbureaus werken met enkele vaste ontwerpers die een eigen stijl hebben. Je ziet dit vaak terug in het portfolio. De kans is dus groot dat jouw website in ongeveer dezelfde stijl ontworpen zal worden.

Sommige bureaus werken met externe vormgevers. Dit biedt meer creativiteit en flexibiliteit: de klant heeft meer keus en de kans is groter dat een ontwerp past bij de wensen van de klant.

Onthoud dat design, usability en SEO niet altijd samengaan. Creatieve bureaus kunnen ontzettend toffe sites ontwerpen die op het gebied van usability en SEO heel slecht scoren. Het is daarom belangrijk dat er wordt gewerkt met designers die gespecialiseerd zijn in het ontwerpen van websites (in tegenstelling tot drukwerk bijvoorbeeld) en dat er mensen meekijken die verstand hebben van SEO en usability.

Functioneel ontwerp

Een grafisch ontwerp begint met een functioneel ontwerp (FO), oftewel een bouwtekening. Vergelijk het met het bouwen van een huis. De fundering is ontzettend belangrijk. Je kunt de muren altijd nog in een andere kleur verven, maar je kunt niet achteraf besluiten dat de badkamer toch wat groter had moeten zijn. Het is dus belangrijk dat jij en het bureau het in de beginfase al eens zijn over de structuur en basisindeling van je site. Dat scheelt veel onnodige kosten en frustratie.

Full service

Tot slot is het belangrijk om te weten of het internetbureau ‘full service’ is. Oftewel: kunnen ze je een totaalpakket aan diensten bieden (denk aan SEO of e-mailmarketing) of zijn ze alleen gespecialiseerd in ontwikkeling? Voor beide valt wat te zeggen, maar het hangt ervan af waar je naar op zoek bent.

Wil je dat je bureau strategisch meedenkt over het in de markt zetten en laten groeien van je site of gaat het puur om de ontwikkeling? Kies je een bureau dat alleen gespecialiseerd is in ontwikkeling, zorg dan dat je andere specialisten in het proces betrekt. Zo komen er bij het ontwikkelen en live zetten van een nieuwe site veel technische zaken kijken die van invloed zijn op je vindbaarheid in Google. Ik zie dit heel vaak fout gaan als een website wordt ontwikkeld door een partij die geen verstand heeft van SEO. Laat dus altijd een SEO-specialist meekijken.

2. De afspraak

Heb je contact opgenomen met enkele bureaus, dan heb je hopelijk al een goede eerste indruk gekregen aan de telefoon. Heb je het gevoel dat ze goed begrijpen waar je naar op zoek bent en wat je doelstellingen zijn? Hebben ze veel aandacht voor je vragen en wensen? Laten ze duidelijk merken dat zij de juiste partij voor je zouden kunnen zijn? Willen ze graag een vrijblijvende kennismakingsafspraak met je maken en zijn ze hier flexibel in (kan de afspraak op korte termijn plaatsvinden en zijn ze eventueel bereid naar je toe te komen)? Dan zit het wel goed.

Verder geloof ik erg in ‘de klik’. Dit geldt voor beide partijen. Je moet tijdens je eerste gesprek meteen een goed gevoel hebben bij elkaar. Het gaat namelijk om een belangrijke en nauwe samenwerking die je aan wil gaan. Let er ook op of je contactpersoon in begrijpelijke taal praat. Het gaat vaak om technische begrippen, maar het is zijn of haar taak het jou zo uit te leggen dat ook jij weet waar het over gaat en je dus de juiste keuzes kunt maken.

Tot slot een interessant aspect om op te letten: praat je contactpersoon vooral met je mee, of heeft hij of zij ook een duidelijke inbreng? Je hebt niet veel aan een ja-knikker. Je bent vooral op zoek naar een partij die met je meedenkt, die vooruit denkt en dus veel vragen stelt.

3. Het project

Probeer je in deze fase te verdiepen in de werkwijze van de diverse internetbureaus. Dit helpt verwachtingen te managen en appels met appels te vergelijken.

Heeft het bureau een specifieke methode voor het ontwikkelen van projecten? Zo werken veel bureaus op basis van Scrum. Dit is een methode om op een effectieve, flexibele manier software te ontwikkelen. Maar je moet hier als opdrachtgever wel klaar voor zijn, want er wordt veel van je verwacht (belangrijke beslissingen nemen, bij vrijwel elk overleg aanwezig zijn). Elk bureau heeft in ieder geval zijn eigen werkwijze.

Vraag vooral in welke mate jij en je collega’s betrokken worden bij het project en hoe vaak er overleg zal plaatsvinden. Sommige bureaus verwachten dat je elke week aanwezig bent bij het projectoverleg, bij andere bureaus is dit misschien maar één keer per maand of zelfs minder.

Ook is het handig om te weten of je tijdens de ontwikkeling een vast aanspreekpunt voor je vragen en opmerkingen hebt. Wat is de functie van deze medewerker en hoe kun je met hem of haar communiceren?

4. De offerte

De offerte is één van de meest complexe onderdelen van dit hele traject. Leg 5 offertes voor hetzelfde platform naast elkaar en je zult zien dat deze als dag en nacht verschillen. Mede daarom lopen de ingeschatte bedragen vaak zo uiteen.

De belangrijkste manier om dit te voorkomen is door een briefing aan te leveren met alle wensen en eisen. Hoe complexer de website of webshop, hoe uitgebreider deze briefing. Voorbeelden van wensen en eisen die je opneemt in je briefing:

• een voorkeursplatform (CMS)
• of er gebruik wordt gemaakt van een standaard of maatwerk template
• in hoeveel talen de site gerealiseerd moet worden
• uit welke onderdelen de diverse pagina’s precies bestaan (bijvoorbeeld banner, tekstblok, video, rij met nieuwste producten etc.)
• welke onderdelen beheerbaar moeten zijn (wil je bijvoorbeeld zelf banners of tekstblokken kunnen wijzigen?)
• wie de website vult (opdrachtgever of bureau)
• welke extensies of plugins geïnstalleerd moeten worden (denk aan extensies voor klantbeoordelingen, betaalproviders, zoekfunctionaliteit, reCaptcha etc.)
• of er een koppeling moet komen met bijvoorbeeld een CRM of voorraadsoftware
• of er een integratie moet komen met social media
• welke contactformulieren in de site moeten zitten
• of er specifieke eisen zijn met betrekking tot de hosting
• wat er verwacht wordt op het gebied van zoekmachine-optimalisatie en overige online marketing (is er bijvoorbeeld een productfeed nodig?)

Deze wensen en eisen moeten het uitgangspunt zijn van elke offerte. Vervolgens beoordeel je de ontvangen offertes op de volgende punten.

Aandacht

Is er aandacht besteed aan de offerte? Heeft het bureau zich verdiept in je vraag, je wensen en je doelstellingen op korte en lange termijn? Heb je het gevoel dat ze hebben begrepen waar je naar op zoek bent?

Prijs

Natuurlijk is de prijs één van de belangrijkste punten waar je een offerte uiteindelijk op beoordeelt. Als je zeker weet dat je appels met appels aan het vergelijken bent, dan zal de prijs, wellicht samen met ‘de klik’, de doorslaggevende factor zijn.

Controleer hierbij nog wel wat wel en niet inbegrepen is. Spreek je een fixed price af of kunnen er achteraf nog onvoorziene kosten bijkomen (nacalculatie)? Is nazorg inbegrepen? Wat voor service mag je verwachten bij supportvragen (SLA-contract)?

We zien voor complexe projecten ook steeds vaker dat er slechts een offerte voor deel 1 wordt afgegeven. De rest van de inschatting komt pas nadat het eerste deel is gerealiseerd. Dat is een groot risico, omdat je dan ergens aan begint, maar geen idee hebt waar het gaat eindigen.

Specificatie

Het is onmogelijk om offertes goed met elkaar te vergelijken als prijzen niet goed gespecificeerd zijn. Zo moet je onder andere terug kunnen zien welke investering er nodig is voor projectmanagement, voor de vormgeving, hoeveel er gereserveerd is voor de aankoop van externe plugins en of er ruimte is voor onvoorziene kosten.

Doorlooptijd

De meeste opdrachtgevers willen dat een website goed, goedkoop en snel klaar is. Die zaken gaan per definitie niet samen. Je moet altijd concessies doen op één van de drie. Daarom is het van belang om de doorlooptijd ook mee te nemen in je vergelijking. Houd er rekening mee dat de doorlooptijd voor het ontwikkelen van een website al snel 3 tot 6 maanden is en voor een webshop minimaal 6 tot 9 maanden.

 

Hosting

Is er nagedacht over de hosting? Er zijn veel verschillende oplossingen als het om hosting gaat, in verschillende prijscategorieën. Kies je bijvoorbeeld voor een gedeelde of dedicated server? Voor een eenvoudige site met weinig bezoekers zal een eenvoudig hostingpakket volstaan, maar voor grote webshops moet je rekening houden met een hostingprovider die ervaring heeft met het betreffende platform en die specifieke aanvullende diensten biedt, bijvoorbeeld op het gebied van caching en uptime monitoring.

Eigendom

Je mag er tegenwoordig van uitgaan dat de rechten voor de opgeleverde website bij de opdrachtgever liggen. Maar controleer of hierover bepalingen zijn opgenomen in het voorstel.

Garantie

Wordt er garantie gegeven op het opgeleverde project? Het is bijvoorbeeld gebruikelijk dat bugs die binnen een aantal maanden gevonden worden nog kosteloos opgelost worden.

Onderhoud

Is in de offerte rekening gehouden met toekomstig onderhoud van het CMS? Vrijwel elk platform moet regelmatig geüpdatet worden om de veiligheid ervan te kunnen waarborgen. Hoewel deze kosten los staan van de ontwikkeling van het project is het wel slim om in deze fase te vergelijken wat de verschillende bureaus hiervoor aanbieden.

Je keuze maken

Hopelijk heb je op basis van bovenstaande tips een aantal internetbureaus gevonden die je kunnen helpen met je project. Je kunt hun offertes nu in ieder geval eerlijk met elkaar vergelijken en de beste keuze maken. Veel succes! En mocht je nog aanvullingen hebben dan hoor ik het natuurlijk graag.

PS Vergeet niet alle bureaus een reactie te geven op hun offerte, ook als je niet voor ze hebt gekozen. Ze hebben veel tijd gestoken in de kennismaking en de offerte en waarderen je feedback. Dat zou je zelf ook prettig vinden toch?