Nederlandse bedrijven nauwelijks papierlozer ondanks pandemie [onderzoek]

Ondanks de voortschrijdende digitalisering gebruiken werknemers nog steeds veel papier. Het lijkt dat de adoptie van ‘papierloos’ niet in hetzelfde tempo gaat als de technologische ontwikkelingen. De praktijk ziet er minder papierloos uit dan de wens om zonder papier te gaan werken. Dit blijkt uit de Papierloos Werken Monitor.

Eens in de twee jaar voert Fellow Digitals een onderzoek uit naar papierloos werken bij bedrijven in Nederland, België en Duitsland. Medewerkers op alle niveaus in organisaties krijgen vragen over wat zij van werken zonder papier vinden en in hoeverre ze dit al in de praktijk brengen. Uit de Papierloos Werken Monitor 2020 (met nu ook Zwitserland en Oostenrijk) blijkt dat bedrijven graag papierloos werken, maar dat de realiteit weerbarstiger is. En uiteraard blijft de impact van de coronacrisis niet onbesproken.

Dat de praktijk ziet er minder papierloos uitziet dan de wens om zonder papier te gaan werken, geldt voor alle onderzochte landen. Die wens schuilt met name in de ‘voetafdruk van papier’. Immers, de productie draagt niet bij aan het positieve beeld van een maatschappelijk, geëngageerd en duurzaam betrokken organisatie.

Digitaal wordt de norm voor werken en voor zakelijke transacties en papier hoort bij vrije tijd waar beleving en emotie voorop staan.

De meest in het oog springende resultaten van de Papierloos Werken Monitor:

1. Veranderde perceptie

Er komt verandering in de perceptie van het werken met papier. Papier is niet altijd een voordeel ten opzichte van digitaal. Slechts 17 procent van de Nederlanders is het eens met de stelling ‘Om goed thuis te werken print ik veel uit’. Slechts 12 procent van de Nederlanders vindt dat papier in de tas een productief gevoel geeft.

Ook in de andere landen krijgt deze stelling weinig ondersteuning. Voor alle landen geldt: de meeste projecten lenen zich prima voor digitaal – dus papierloos – werken. Ook raakt men steeds meer gewend om digitaal te lezen. Nog een argument voor digitaal: printen is duur en slecht voor het milieu.

2. Digitaal blijkt veilig

Digitalisering heeft naast voordelen ook nadelige kanten. Veiligheid is een belangrijk aspect. Digitaal werken kan veiligheidsrisico’s met zich meebrengen, zo is de perceptie onder de respondenten. Maar in het algemeen kan gesteld worden dat cloud-gebruik en SaaS-oplossingen breed worden ingezet en een veilige omgeving vormen.

3. Managers geven (nog altijd) niet het goede voorbeeld

Leidinggevenden printen meer dan niet-leidinggevenden. Uitschieters zijn Nederland waar leidinggevenden aanzienlijk meer pagina’s per dag printen (x4) en Duitsland (x3) dan niet-leidinggevenden.

Ook in de afgelopen versies van de Papierloos Monitor zien we dit beeld terug, de managers geven dus nog altijd niet het goede voorbeeld. Wel zijn de meeste leidinggevenden in alle landen het erover eens dat papierloos werken een zeer aantrekkelijk én realistisch vooruitzicht is.

4. Papierloos werken populairder, tevredenheid afgenomen

Papierloos werken is de afgelopen vijf jaar populairder geworden, zowel in Nederland, België als Duitsland. Ook in Oostenrijk en Zwitserland vindt men papierloos werken over de hele linie aantrekkelijk. Maar ondanks het feit dat men minder wil printen, is de tevredenheid over het eigen printgedrag flink afgenomen.

5. Voordelen van papierloos

Werknemers in Nederland, België en Duitsland erkennen de voordelen van papierloos werken. Een grote meerderheid van de bedrijven vindt dat het makkelijker is om documenten papierloos te bewaren. Op digitale wijze is het makkelijker om documenten te delen. En minstens de helft van alle werkenden vindt documenten weggooien makkelijker als het papierloos plaatsvindt.

6. Laptop wordt dominanter

In Nederland en België heeft de laptop inmiddels de desktop verdrongen als meest gebruikte apparaat. Alleen in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland blijft de desktop vooralsnog het meest gebruikte apparaat, maar de afstand tot de andere apparaten daalt. De smartphone is vooral in Nederland populair.

7. Corona en thuiswerken

De belangstelling voor thuiswerken neemt de laatste jaren toe. Door de coronacrisis heeft dit een enorme vlucht gekregen, met name in Nederland (61 procent) en België (48 procent) is men tijdens de coronacrisis – mede op aangeven van de overheid – beduidend meer gaan thuiswerken.

In alle onderzochte landen is de meerderheid van de bedrijven evenveel of juist minder gaan printen dan vóór de coronacrisis. Door corona zien we een toename van digitalisering, veel thuiswerkers hebben bovendien niet de beschikking over een printer, wat de vermindering van het aantal geprinte bladzijdes verklaart. Ook het kostenaspect speelt hierbij een rol.

8. Papieren versus digitale toekomst

Papierloos werken biedt diverse voordelen. Werknemers kunnen tegenwoordig tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Documenten zijn digitaal en op afstand beschikbaar, wat leidt tot lagere kosten en een hogere productiviteit. Digitaal werken zorgt er ook voor dat kennis makkelijker uitgewisseld kan worden en voor iedereen in de juiste versie beschikbaar is op één centrale plek.

Toch blijft papier in de kantooromgeving voorlopig nog wel een vertrouwd verschijnsel. De toekomst zal uitwijzen of het papierloze kantoor ooit een feit wordt.

“Papier en printen? Tenzij het niet anders kan!”

We vroegen Jan Tjerk Boonstra, principal consultant bij Human Capital Group en hoofdredacteur magazine HR Strategie, naar zijn kijk op ons printgedrag. Volgens de HR-expert heeft onze veranderende manier van werken – die ook door de digitale transformatie én de coronapandemie in een versnelling is gekomen, hierop veel invloed.

Boonstra: “Het gebruik van devices als laptops en smartphones is een integraal onderdeel van ons leven geworden. Niet alleen voor ons werk, maar met name voor jongere generaties een wezenlijk onderdeel van hun manier van leven die draait om continu met anderen verbinden en informatie delen. Papier en printen maken daar geen onderdeel meer van uit, tenzij het niet anders kan (bijvoorbeeld omdat de opleiding daarom vraagt).”

Papier betekent productie, vervuiling, transport. Het voorkomen daarvan wordt steeds meer onderdeel van het maatschappelijk en duurzame profiel van organisaties.

Volgens Boonstra heeft ‘het kantoor’ meerdere betekenissen gekregen. “Dat loopt uiteen van een plek om te werken tot en met plek om niet te werken maar om plezier te hebben door elkaar te ontmoeten. Het boek van Japke-d. Bouma ‘Werken doe je maar thuis’ (affiliate) is daarvoor illustratief. Bij die wijze van werken past een snelle vorm van informatie-uitwisseling die alleen nog digitaal kán plaatsvinden.

Een conclusie van de Papierloos Werken Monitor-onderzoek bevestigt dat ook, projectmatig werken is vooral gebaat bij digitaal werken. Ook een ander aspect, terloops in het onderzoek naar voren komend, gaat van steeds grotere betekenis worden in het minder gebruik maken van papier en dat is de ‘voetafdruk van papier’. Papier betekent productie, vervuiling (bijvoorbeeld inkt en watergebruik), transport. Het voorkomen daarvan wordt steeds meer onderdeel van het maatschappelijk en duurzame profiel van organisaties.”

Die scheidslijn tussen papier en digitaal

Betekent dit dat ‘papier’ uiteindelijk uit ons werkbeeld zal verdwijnen? “Wat vermoedelijk blijft aan papier is de emotionele waarde en beleving,” vervolgt Boonstra. “Voor veel mensen is het lezen van een boek of krant vanuit die invalshoek een andere beleving dan informatie delen of verwerken. Papier draagt daar bij aan een beleving van rust of juist afstand nemen van de dagelijkse werkelijkheid en hectiek.”

“Die scheidslijn tussen papier en digitaal zal vanuit die invalshoek steeds groter worden. Digitaal werken wordt de norm voor werken en voor zakelijke transacties en papier hoort bij vrije tijd waar beleving en emotie voorop staan.”