Sneller akkoord op jouw e-mail, idee of voorstel [3 tips]

Je herkent het wel. Je wil zo snel mogelijk een akkoord op jouw voorstel, een reactie op je e-mail of een 👍🏼 op jouw idee. Daarmee kun je verder. Hoe zorg je dat je dit akkoord net wat sneller krijgt? Van je klant, iemand uit je team of je manager? Wij geven je 3 tips + een bonus.

1. Bied een passieve optie

Deze tip staat ook wel bekend als de silence procedure. Je past hem vooral toe bij mensen waarvan je weet dat ze je vertrouwen. Een expliciet ‘akkoord’ is waarschijnlijk niet nodig.

Stel: het is nu dinsdagochtend. Jouw klant, Hans, mailt je met de vraag om donderdagochtend vroeg een e-mail uit te sturen naar alle klanten. Je werkt hard door. En het lukt: dinsdag 16.30 uur staat alles klaar.

Welke mail stuur jij naar je klant?

Optie 1 – De actieve optie
Ha Hans. Het is gelukt. De mail staat klaar. Ik heb je net een test gestuurd. De e-mail wordt donderdag om 09.00 uur verstuurd. Laat jij weten of je akkoord bent?

Optie 2 – De passieve optie
Ha Hans. Het is gelukt. De mail staat klaar. Ik heb je net een test gestuurd. De e-mail wordt donderdag om 09.00 verstuurd. Mocht je nog wijzigingen hebben, laat het weten. Dan voer ik ze morgen door.

Stel: je krijgt geen reactie meer. Met welke optie verstuur jij donderdagochtend om 09.00 uur met 100% zekerheid je mail?

Bij optie 1 heb je geen akkoord gehad. Bij optie 2 was een akkoord niet nodig. Optie 1 vraagt dus om actie van de ontvanger. Bij optie 2 is actie van de ontvanger passief en dus niet noodzakelijk en stuur jij de e-mail er gewoon met een gerust hart uit.

Bij een passieve keuze is een reactie niet noodzakelijk en kun jij gewoon verder.

2. Werp een drempel op

Deze tweede werkt goed als je negatief nieuws moet brengen. En als je vermoedt dat er wat minder haast is bij de opdracht.

Stel: je moet einde van de maand 8 blogs opleveren. Het wordt krap, dat weet je nu al. Je wil kijken of er rek mogelijk is. Je belt je opdrachtgever. Wat zeg je?

Optie 1 – De neutrale variant

Ha Angela. Onze deadline voor de 8 blogs staat op eind maart. We zouden graag 2 blogs naar de eerste week april verschuiven. Is dat akkoord?

Optie 2 – De drempel-variant

Ha Angela. Onze deadline voor de 8 blogs staat op eind maart. We zouden graag 2 blogs naar de eerste week april verschuiven. Vormt dat een probleem voor jullie?

Bij optie 1 geef je de ontvanger 2 gelijke opties. Je vraagstelling is neutraal en de ontvanger is vrij om ja of nee te zeggen. Bij optie 2 werp je een drempel op. Je vraag of het “een probleem” is voor de ontvanger.

Dingen zijn niet vaak écht “een probleem”. “Onhandig” kan het misschien wel zijn. Maar “een probleem”? Nee, dat niet. Door versie 2 te gebruiken, dwing je de ander dus eigenlijk om te zeggen dat het wél “een probleem” is.

Sympathieke optie

Het mooie van deze optie 2 is: hij is ook sympathiek. Stel namelijk dat het wél een probleem is voor de klant? Dan loopt het gesprek waarschijnlijk als volgt:

Jij: … Vormt dat een probleem voor jullie?

Opdrachtgever: Oeh, dat komt niet goed uit. We hebben de teksten wel écht nodig.

Jij: OK. Dan gaan we er gewoon voor zorgen dat jullie de teksten eind maart hebben. Geen probleem. (Je neemt door deze reactie het bezwaarde gevoel weer weg bij de andere partij)

Opdrachtgever: (Opgelucht) Oh, fijn! Dank je. Als we meer lucht hadden gehad, zou het écht prima zijn geweest.

Zie je wat er is gebeurd? Je vraagt om het verschuiven van de deadline. Dat kan niet. Maar het gesprek eindigt desondanks heel positief. De drempel slaat dus niet negatief terug op jou.

3. Bied een keuze zonder nee-optie

Deze tip kun je goed toepassen als je een wel-doen- / niet-doen-discussie wil voorkomen. Dat doe je door uit te stralen dat de keuze al gemaakt is en het alleen nog maar een kwestie is van de details rondkrijgen.

Stel: Je hebt opdracht gekregen om alle klanten een klein hart-onder-de-riem-cadeautje te sturen in covid-tijd. Je hebt uitgebreid gespeurd op het internet en het ideale cadeautje gevonden: een functioneel, mooi en lekker zittend mondkapje. Hoe vraag je aan Fatou, je manager, of zij het daar ook mee eens is?

Optie 1 – Met nee-optie

Ha Fatou. Ik dacht voor het hart-onder-de-riem-cadeautje aan een mondkapje met ons logo erop. Wat vind je daarvan?

Optie 2 – Zonder nee-optie
Ha Fatou. Ik dacht voor het hart-onder-de-riem-cadeautje aan een mondkapje met ons logo erop. Welke variant heeft jouw voorkeur: die met het logo links, of met het logo in het midden?

Bij optie 1 stel je het mondkapje als cadeau ter discussie. Fatou heeft alle mogelijkheid om te zeggen dat ze een mondkapje geen goed idee vindt, zodat jij weer verder moet gaan zoeken. Bij optie 2 maak je haar medeplichtig: ze denkt mee over een stap verder in het proces.

Het werkt eigenlijk net als bij kinderen die je aan de groente wil krijgen. Je vraagt ze niet óf ze groente willen (optie 1) maar wélke groente ze willen (optie 2).

Aan kinderen vraag je ook niet óf ze groente willen, maar wélke groente ze willen.

Bonustip: verander drie in twee keuzes

Deze bonustip is eigenlijk een variant van de keuze zonder nee-optie. De drie-in-twee keuze ken je waarschijnlijk allang. Maar heb je ‘m zelf al eens toegepast?

“Medium of large?”

Klinkt bekend toch? McDonald’s? Starbucks? Gaat er een belletje rinkelen? Je voelt jezelf toch een beetje de loser als je zegt: “Nou, doe toch maar small”. Het is een flauwe truc. Maar hij werkt uitstekend.

Zijn er drie opties? Laat dan blijken dat één van die opties een duidelijk slechtere keuze is. Zo kiest de ander uit de twee overgebleven keuzes. En dat … is precies wat jij wilde. Toch?

Zijn er drie opties? Laat dan blijken dat één van die opties een duidelijk slechtere keuze is.

Geen succesgarantie voor een akkoord

De tips geven uiteraard geen absolute garantie op succes. Luisteren naar de ander, je verplichtingen nakomen en goed resultaat leveren zijn natuurlijk vele malen belangrijker. Maar toch kun je met onze tips kleine, praktische nudges geven die de kans vergroten dat jij (sneller) verder kunt met jouw voorstel.

Uiteraard zijn we ook benieuwd welke tips we nog missen. Welke nudges heb jij wel eens toegepast?