Zo maak je online samenwerken leuker én efficiënter

De meeste kenniswerkers lijken hun draai met het werken op afstand te hebben gevonden. De een wat makkelijker dan de ander. Er kan een heleboel als het gaat om werken op afstand. Het is een goed moment om te kijken hoe je wat meer van samen werken naar samenwerken op afstand komt. Hoe compenseer je de non-verbale kanten van communicatie en de spontane gesprekken met leuke, handige of slimme manieren om op afstand samen te werken? Hoe maak je online samenwerken leuker én efficiënter?

• Thuis en online
• Zorg voor een informele check-in
• Werkvormen om meetings persoonlijker te maken
• Rommelige achtergronden en katten genereren vertrouwen
• 7 praktische tips voor online meetings & trainingen
• Happy office ook out-of-office!
• Er is leven na de bijeenkomst

Thuis en online

De eerste onderzoeken over thuiswerken tijdens corona laten zien dat 55 to 70% van de thuiswerkers met meer concentratie werkt en meer zelfgekozen werk doet dan in een kantooromgeving. Logisch. Je hebt minder last van onderbrekingen van kantoorgenoten en spontane vragen als je naast elkaar zit te werken. Helaas is het voor de rest van de thuiswerkenden lastig om geconcentreerd thuis te werken. De kwaliteit van de thuiswerkplek is hierbij erg belangrijk.

Het is thuiswerkend Nederland gelukt snel de weg te vinden in allerlei online platforms (met Microsoft Teams aan kop) om samen te werken en te overleggen. De online vergaderingen zijn korter dan de klassieke vergaderingen. Wel geven thuiswerkers aan dat ze merken dat er meer en andere communicatiemiddelen nodig zijn om beter en creatiever samen te werken. Ook geven veel kenniswerkers aan dat ze op de lange termijn vrezen dat persoonlijke ontwikkeling minder aandacht krijgt met meer taakgerichte communicatie en samenwerking.

It’s a great idea when starting meetings that are held regularly… to have everyone contribute what primarily has their attention at the moment… In the many years of consulting with teams and groups, I learned that trying to move things forward without at least a nod to the issues pulling on everyone’s psyche is an exercise in futility. – David Allen in Making it All Work

Zorg voor een informele check-in

Veel besprekingen beginnen met een kort welkom om dan snel ter zake te komen. In een fysieke bijeenkomst doe je misschien een rondje koffie en wacht je even tot de laatste deelnemers hun plek hebben gevonden.

In een digitale bespreking doen we vaak hetzelfde: beginnen en op tijd klaar. Sterker nog, we zijn vaker op tijd klaar dan in een fysieke bijeenkomst. Tegelijkertijd heb je niet de overgang van de ene vergadering naar de andere door een wandelingetje naar een andere zaal. Of het moment waarop je binnenkomt en even je plek zoekt. Je klikt op de vergaderlink en zit in de bespreking. Als je kop-staartvergaderingen hebt, dan flits je van de ene bespreking naar de andere. Omdat je ook minder non-verbale informatie krijgt over elkaar zie je niet wie afwezig, glimlachend of geïrriteerd binnenkomt.

Eventjes samen stilstaan

De organisaties die werken volgens de zelfsturingsprincipes van holacracy kennen al een check-in voor elk overleg. In de check-in geven deelnemers bij een bespreking aan wat hun aandacht op dit moment heeft, hoe ze zich voelen en wat voor een dag het tot nu toe was. Kortom, sta stil bij waar is aandacht nu is en deel dat. Daarna is de kans groot dat de bespreking met veel meer focus begint en dat je ook meer rekening met elkaar kunt houden.

Tony Crabbe beschrijft in Een nieuw begin (affiliate) dat teams die hun vergadering informeel beginnen en daar de tijd voor nemen vaker op tijd klaar zijn dan teams die gewoon beginnen. Het is dus niet alleen een behoefte van teams om persoonlijker samen te werken, het werkt ook nog eens effectiever.

In trainingen werken we vaak met platformen die deelnemers niet per se dagelijks gebruiken. Vaak wordt dan ook gevraagd of iedereen een kwartier voor begin even wil inloggen, de techniek wil checken, even dag wil zeggen en dan eventueel nog wat te drinken pakt. Vaak is dat een prettige losse inloop. De een gaat nog wat werken, bij de ander hoor je de espressomachine en een derde heeft nog even een moment nodig om de microfoon aan de praat te krijgen. Geen punt, die tijd hebben we. Een subtiele afteltimer in beeld maakt dat duidelijk.

Hetzelfde geldt voor de sluiting: een officiële sluiting op tijd is fijn voor iedereen die moe is of andere plannen heeft, terwijl sommigen nog even willen blijven hangen met een vraag of opmerking. Prettig als er even tijd is om rustig af te sluiten voor wie dat graag wil.

Werkvormen om meetings persoonlijker te maken

Leid je een online bijeenkomst? Dan kun je in het Het groot online werkvormenboek – Deel 3 (affiliate) een aantal leuke werkvormen vinden die je kunt gebruiken om online sessies beter te laten verlopen. Een aantal werkvormen is bedoeld om de bespreking persoonlijker te maken. Ik geef een aantal voorbeelden hieronder:

• Haal bij alle deelnemers complimenten op over de andere deelnemers. Zet ze geanonimiseerd in een poll of op een dia en laat deelnemers raden welk compliment bij wie hoort. Degene die het compliment gegeven heeft, kan het nog kort toelichten.
• Geef deelnemers aan een online bespreking een paar minuten om een voorwerp te zoeken dat hen typeert, dat hun doel samenvat, of de huidige stemming uitdrukt. Doe daarna een rondje waarin iedereen het voorwerp omhoog houdt en toelicht. Vaak hebben mensen op hun werkplek al wat spulletjes staan die inspireren of een belangrijke boodschap vormen. Een variant erop is dat je de opdracht geeft een specifiek voorwerp te zoeken waar waarschijnlijk een verhaal bij hoort, zoals een stukgelezen boek, een shirt van een band, een verouderd stuk technologie, voedsel dat over de datum is, een mok met opdruk.
• Vraag deelnemers voor de bespreking hun guilty pleasures in te sturen. Dus liedjes die eigenlijk niet kunnen, maar die je wel heel lekker vindt. Speel er een stuk van af en raad van wie ze komen. Gebruik ze eventueel als pauze-muziekje om daarna te raden van wie het nummer afkomstig is. Voor je het weet is een gezamenlijk dansmomentje gaande.
• Het woord van de dag. Dat is er eentje die ik zelf leuk vind, al kan het ook erg afleiden. Elke deelnemer geeft een andere deelnemer een woord van de dag. Dat moet die deelnemer in de bijeenkomst gebruiken. Maar anderen mogen niet merken dat dat het woord van de dag is. Je krijgt een punt als het lukt of een punt voor degenen die je door hebben.

Rommelige achtergronden en katten genereren vertrouwen

In de BBC-podcast The Digital Human was enige tijd geleden vertrouwen tussen mensen in een online wereld onderwerp van gesprek. We missen de rijkheid van non-verbale communicatie, vooral als het gaat om elkaar beter leren kennen. In de soort gesprekken waarbij vertrouwen van belang is, kan dat lastig zijn.

In de podcast leggen deskundigen uit dat hoe virtueler je presentatie is, hoe minder makkelijk het is om een relatie op te bouwen. Misschien wil je anderen niet  afleiden met een erg kleurrijke achtergrond. En ook daarom zelfs de camera liever uitzet. Maar misschien is het toch een idee om de steriele virtuele achtergrond en opgeruimde kamer te verwisselen voor een gezellige, rommelige achtergrond en passerende huisgenoten en huisdieren.

7 praktische tips voor online meetings & trainingen

Online besprekingen hebben zo hun eigen vermoeidheid. De focus op een beeldscherm, de blik voortdurend op een paar centimeter, langdurig zittend. In een eerder artikel kun je al wat tips lezen voor meer pauzes. Maar ook in een online bespreking kun je de belasting verminderen. Ik zet een aantal tips op een rij.

1. Zorg voor een leespauze

Verstrek een hand-out en geef een leespauze van enkele minuten. Zoek even op YouTube naar een filmpje met een afteltimer en zet die aan. Even de blik van het scherm af is wel zo lekker. Daarnaast biedt het even rust en niet weer allemaal gepraat. Dit is ook handig voor mensen die niet graag primair reageren om even na te kunnen denken. Vraag eventueel om op ‘hand opsteken’ te klikken als iemand klaar is of een uitroepteken in de chat te tikken.

2. Stuur een fysiek voorwerp op

Als je een fysiek voorwerp opstuurt, kun je daar ook een opdracht mee doen. Ook weer goed om de blik van het beeldscherm af te hebben. Je kunt bijvoorbeeld een klein whiteboard opsturen en vragen daar een mening of rapportcijfer op te zetten en dat omhoog te houden. Of een wit T-shirt waar je met stift een motto op zet. Maar ook bespreekpunten in een mooie fysieke hand-out of als soort werkboek opsturen kan leuk zijn om even anders aan de slag te zijn. Je kunt ook afspreken dat als jij het bordje met ‘aan!’ erop omhoog houdt anderen dat snel moeten opschrijven en omhoog moeten houden. De laatste die dat voor elkaar heeft trakteert. Handig als je het idee hebt dat de aandacht wat verslapt.

3. Laat iedereen aan de beurt komen

In veel besprekingen bepaalt degene die het eerste iets zegt het gesprek. Dat wordt in vergaderoefeningen met een talking stick weleens afgeremd. In online vergaderingen zijn deelnemers vaak behoedzamer om elkaar niet in de rede te vallen. Na een blokje uitleg is het een prima idee om te klikken op ‘hand opsteken’ en zo de beurt over deelnemers te verdelen. Ook kun je in een open bestand vragen om vragen en opmerkingen te typen die je vervolgens behandelt. Eventueel vraag je in een tweede ronde om op de beste vragen te stemmen die je daarna als eerste oppakt. De andere vragen kunnen in de hand-out, zie hierna.

4. Even onderling doorpraten

Vaak is het een prettige afwisseling van een online groepsgesprek even met iemand anders door te praten. Veel online platforms kennen break-outrooms. Mocht je die voorziening niet hebben, dan kun je vooraf telefoonnummers verzamelen en deelnemers vragen elkaar op die manier te bellen. Eventueel doe je per duo een korte debrief.

5. Even lekker klagen

Er is veel voor te zeggen voor positiviteit en problemen als projecten zien. Tegelijkertijd is het ook fijn om even af te reageren, vrijuit te mopperen of frustraties te delen. Een online klaagmuur kan dan wel lekker zijn (deze tip komt uit het Handboek werkgeluk).

6. Zorg voor afwisseling

Er zijn veel extra apps en webpagina’s waarmee je een quiz of gedeeld whiteboard of een gedeelde mindmap kunt maken. Maar vaak kun je binnen een platform ook al veel afwisseling bieden.

7. Betrek iedereen, maar zet niemand voor het blok

In bijvoorbeeld Adobe Connect heb je de mogelijkheid om per deelnemer te zien hoe actief iemand is in de bijeenkomst. Daarbij wordt gemeten of iemand de chat gebruikt, polls beantwoordt, hoeveel je spreekt en of Adobe Connect het actieve venster is, of dat er ook ander vensters actief worden tijdens de bijeenkomst.

Het kan verleidelijk zijn om iemand die laag scoort op die index het woord te geven. Dat kan voor die persoon wat veel van het goede zijn. En eventueel wordt het uitgelegd alsof hij/zij voor het blok wordt gezet. Je kunt ook via polls of bijdragen in een chat of een moment in een subgroep doorvragen op een antwoord dat iemand geeft. Dus liever dan iemand voor het blok zetten, haal je reacties op en praat je daarop door.

Happy office ook out-of-office!

In Het happy office manifest (affiliate) lees je hoe je concreet aan de slag kunt met werkgeluk in organisaties. De auteurs hebben een manifest opgesteld en werken in het boek een model uit met de vier pijlers van werkgeluk:

1. Betekenis geven
2. Verbonden voelen
3. Voortgang boeken
4. Plezier hebben

In tijden van out-of-office zijn, is het zeker zo belangrijk om aandacht te hebben voor deze aspecten van werk. In het boek vind je veel praktische tips, bijvoorbeeld om een gevoel van verbinding te verbeteren of positiviteit te creëren, die je ook online kunt doen. Hier vind je een digitale vertaling van enkele van de tips:

• Drink elke dag samen met een collega online een kop koffie. Maak eventueel een apart kanaal voor pauzes waar mensen die zin in een pauze hebben even naartoe kunnen gaan.
• Stuur eens een kaartje naar een collega. Een handmatig, persoonlijk uitgezocht kaartje scoort dan vast beter dan een snelle digitale actie via Hallmark.
• Vier je verjaardag of wat er ook met enige fantasie te vieren valt met iets lekkers. Veel bedrijven bezorgen graag en hebben de handel hard nodig.
• Ga ‘samen’ met je collega’s online sporten. Hardloop-apps als die van Nike laten je iemand uitdagen en ook Strava laat je resultaten vergelijken. (Of maak een team aan bij de wandel-app Ommetje, tip van de Frankwatching-redactie)
• Schrijf elke dag op waar je dankbaar voor bent. Deel dat ook met je collega’s, bijvoorbeeld via een chatkanaal of op een digitaal whiteboard.
• Lach van de dag: waar heb je vandaag onbedaarlijk om gelachen? Deel dat. Humor is een kwestie van smaak, dus wie weet leer je elkaar op die manier ook weer anders kennen.
• Speel met je collega’s klagen-positivo-bingo. Dit is een bingokaart met de meest gehoorde klaagzinnetjes en positieve zinnen. Hoor je een van de zinnen? Dan streep je die af. Wie heeft het eerst bingo?
• Laat mensen voor de check-in 3 voorwerpen uit de keuken moeten pakken: iets roods, geels en groens. Bijvoorbeeld paprika’s. Vervolgens hou je het voorwerp omhoog dat het beste bij jou op dit moment past. Groen als je denkt: ‘kom maar door met die uitdaging in deze meeting, ik ben er helemaal klaar voor, ik barst van de energie. Geel: ‘Nou, laat mij maar even, ik ben er nog niet. Rood: ‘Vandaag is niet mijn dag. Ik kijk mee, maar laat mij maar even met rust vandaag.’ Deze tip kreeg ik van Fennande van der Meulen (Happy Office Manifest).

Er is leven na de bijeenkomst

Vaak moet er veel gebeuren in een bespreking. Dit leidt makkelijk tot een te volle agenda, te volle slides en een vragenrondje dat uitloopt. Maar niet alles hoeft in de bespreking opgelost te worden. Sterker nog, less is more!

Beloof deelnemers na afloop een hand-out met die zaken die niet in de bespreking passen, maar wel interessant zijn. Dus geef daarin wat meer details bij de presentatie,  bronvermeldingen of vragen die in de sessie niet beantwoord zijn. Voor jou is het wat meer werk, maar het geeft wel lucht tijdens de sessie.

Hopelijk heb je iets aan deze tips. Heb je nog andere tips, vragen of wil je jouw ervaringen met online samenwerken delen? Laat het weten via de reacties!