Digitaal werken in 2020: wat is er terechtgekomen van de voorspellingen?

Het leek lange tijd bijna magisch: het jaar 2020. Menig strategisch plan had vijf tot tien jaar geleden juist dit jaartal als stip op de horizon. Veel trendwatchers en futuristen keken ernaar uit. Hoe zou de wereld eruit zien? Hoe zouden we leven? Ons werk doen? (Bijna) tien jaar geleden schreef ik een artikel over een gemiddelde werkdag in 2020. Nu is dit jaar alweer bijna voorbij. Wat is er terechtgekomen van mijn verwachtingen? Wat is wel en wat is niet werkelijkheid geworden rondom digitaal werken? Vandaag een terugblik… met de kennis van nu.

Op 14 februari 2011 verscheen op Frankwatching mijn stuk ‘Taken, teams en tools op een werkdag in 2020’. Ik schreef daarin over een gemiddelde werkdag van een kenniswerker bij een overheidsorganisatie. Facetten van het nieuwe werken, slimme apparaten en tijd- en plaatsonafhankelijk werken kwamen allemaal voorbij. Verschillende mensen reageerden op mijn verhaal en een belangrijk punt dat zij aandroegen, was dat veel technisch ook toen al mogelijk was. En dat was ook zo. Maar lang niet alles was gemeengoed… en is dat soms nog steeds niet.

In deze terugblik, nu bijna tien jaar later, wil ik eens kijken naar hoe er toen naar 2020 gekeken werd, hoe we ons werk zouden doen, welke technologie daarbij een rol zou spelen, enzovoort. Daarbij kijk ik vooral terug, beschouw ik de verwachtingen van toen met de kennis van nu, en op een paar punten kijk ik ook een klein beetje vooruit. En natuurlijk ben ik ook nu weer nieuwsgierig naar jullie reacties.

Eén inbox voor alle informatiestromen

Aan de eerste van mijn verwachtingen van 2011 lag een persoonlijke wens ten grondslag: één inbox waarin allerlei berichten samenkwamen: “e-mail, sms’jes, voicemails, berichten van verschillende social media, DM’s én het laatste nieuws”. Zo’n universele inbox is er nog steeds niet. Althans, niet een waar je én e-mail én WhatsApp én je socialmediaberichten van Facebook, LinkedIn en Twitter, én je dagelijkse dosis nieuws ontvangt.

In dat opzicht is het landschap eerder wat verder versnipperd door nieuwe kanalen als WhatsApp en (sociale) platforms als Instagram, hoewel beide natuurlijk eigendom zijn van Facebook en er ook gewerkt wordt aan samenvoeging van Facebook Messenger en WhatsApp.

Eerlijk gezegd ben ik er bij nader inzien ook niet rouwig om dat die universele inbox er niet is. Immers, voor alle informatiestromen is er een tijd en een plaats, en dat hoeft niet (altijd) dezelfde plek te zijn. Wat mij betreft liever niet, zelfs. Daar schreef ik later ook over in mijn artikel ‘Information overload? Zo stroomlijn je e-mail, messaging en social media’.

Een écht persoonlijk apparaat

Waar ik de plank volgens mij wel raak sloeg, was op het punt van de pda, de personal digital assistant. Dat is natuurlijk bij uitstek de smartphone geworden. Want wie heeft er nou niet één? Ik meen dat de marktpenetratie in Nederland ruim boven de 85% ligt en onder scholieren en studenten is dat misschien wel honderd procent. Voor kenniswerkers is het dagelijks werk ook ondenkbaar zonder zo’n apparaat in de zak of tas.

Wat ook klopte was het ‘projecteren’ van informatie vanaf je pda… eh, vanaf je smartphone, op andere schermen. Ik denk aan mijn Apple TV, maar ook aan de Google Chromecast, aan de schermen en dongles van producenten als Barco, en aan slimme beeldschermen in vergaderruimten waar je ook je laptopscherm zonder (al teveel) problemen draadloos op kunt weergeven.

Ook is het principe van bring your own device (BYOD) de afgelopen jaren veel meer gangbaar geworden. Was dat in 2011 nog redelijk bijzonder, tegenwoordig bepalen mensen meer en meer zelf bepalen welke typen apparaat ze gebruiken, of het nu om een smartphone, tablet of laptop gaat. In lijn daarmee is mijn indruk dat steeds minder mensen én privé én van de baas een mobiele telefoon/smartphone hebben, wat ik een paar jaar geleden nog wel eens zag.

Wat het persoonlijke slimme apparaat niet is, of in elk geval nog maar heel beperkt, is een ‘werkstation’. Niet dat je met je smartphone niet kunt communiceren, lezen, samenwerken en videobellen — zeker wel. Ik bedoel met ‘werkstation’ dat je aan je smartphone een monitor, toetsenbord en muis koppelt om die set vervolgens te gebruiken zoals veel kenniswerkers nu hun tablet en/of laptop gebruiken. Samsung en Microsoft hebben hiervoor wel producten ontwikkeld, maar die heb ik nog nooit in het wild gezien.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

’s Ochtends thuis je e-mailtjes lezen en verwerken, desnoods nog in bed: dat was met de komst van de eerste smartphones al mogelijk en gebeurde ook al veel. Of dat verstandig is, laat ik nu maar even in het midden. Maar het idee dat je als kenniswerker zowel thuis, op kantoor, bij klanten en relaties, als onderweg je werk kan doen, was ook in 2011 al redelijk normaal. Sommige mensen hadden daar zelfs al een heel prettige balans in gevonden door bijvoorbeeld twee dagen thuis en twee of drie op kantoor te werken.

Wat niemand in 2011 kon voorzien, of zelfs eind 2019 nog maar had verwacht, is dat COVID-19 die voorzichtige balans volledig overhoopgegooid heeft. Thuiswerken werd niet alleen aangemoedigd, maar min of meer verwacht van kenniswerkers. Reizen werd en wordt ontmoedigd, en veel kantoren zijn zelfs (tijdelijk) helemaal dicht (geweest).

Om het werk toch door te kunnen laten gaan, zochten de meeste organisaties hun toevlucht tot videobellen. Met alle (ook negatieve) gevolgen die daar bij horen. Terwijl tijd- en plaatsonafhankelijk (samen)werken op heel veel verschillende manieren kan.

Tijdonafhankelijk werken nog geen gemeengoed

Afgelopen april schreef ik al eens over in het artikel ‘Digitaal (samen)werken is meer dan alleen videobellen aan de eettafel’. En hoewel het intussen (het nieuwe) normaal is dat kenniswerkers vanuit huis hun werk doen, wordt er dus vooral plaatsonafhankelijk gewerkt. Maar is het nog niet erg gemeengoed om ook tijdonafhankelijk (ofwel asynchroon) samen te werken.

Wat dit precies inhield, wist ik in 2011 ook nog niet. En eerlijk gezegd heb ik me hier pas echt in verdiept toen het coronavirus allang om zich heen greep. Hoe je plaats-, maar vooral ook tijdonafhankelijk (samen) werkt, ook daarover schreef ik recent, samen met Tabhita Minten .

Zaken als biometrische beveiliging — inloggen met bijvoorbeeld vingerafdruk of gelaatsscan — kan intussen alweer enkele jaren. Maar dan gaat het vooral over persoonlijke apparaten (smartphone, laptop). In kantoor- of andere werkomgevingen gebeurt het bij mijn weten weinig of niet. De afgelopen jaren zijn we ons daar bovendien collectief minder prettig bij gaan voelen, dus of dit de komende tijd écht gemeengoed gaat worden… Ik vraag het me af.

Documenten en andere informatiedragers

Google Docs was de eerste veelgebruikte applicatie die het gemakkelijk maakte om tegelijk in hetzelfde document te werken. Intussen kan het in Microsoft Office 365 ook op een vrij eenvoudige manier. Dus wat dat betreft had ik het bij het rechte eind.

Waar ik bij het schrijven van mijn artikel destijds geen beeld van had, is hoe de digitale wereld zou veranderen als het gaat om documenten als primaire informatiedrager. Tussen 2011 en ongeveer 2018 kreeg ik meer en meer de indruk dat digitaal samenwerken steeds vaker met andere media zou gaan gebeuren dan documenten. Denk aan wiki’s, chat en (andere) tekstgebaseerde samenwerkomgevingen. Die passen immers ook heel goed bij asynchroon werken.

Het document is nog lang niet verdwenen

Mijn indruk is dat de opkomst van Microsoft 365 ervoor heeft gezorgd dat ‘het document’ nog lang niet verdwenen is. Eén van de pijlers van Microsoft 365 is immers het werken met documenten. SharePoint draait om documenten, in Teams gebeurt veel rond documenten, enzovoort. Dit houdt het werken met en denken in documenten in stand, terwijl een document lang niet altijd de beste informatiedrager is.

Tegelijk is het zo dat technologie er niet alleen debet aan is dat we vooral nog in documenten werken en denken. Want in veel organisaties gebeurt kenniswerk nog steeds volgens processen die uitgaan van documenten en archiefkasten. Alleen maken en lezen we de documenten nu niet meer op papier, maar via beeldschermen. We bewaren ze niet meer in ordners in fysieke kasten, maar in OneDrive, SharePoint of een (ander) documentmanagementsysteem.

Over documenten nog één ding. In 2011 schreef ik: “Onderweg beluister ik de managementsamenvatting van het projectplan nog even: m’n pda maakt hiervoor verbinding met het intranet, zet het document om in spraak”. Slimme assistenten doen dit steeds vaker heel goed. Als ik nu onderweg ben, laat ik vaak bewaarde artikelen voorlezen door Siri. Dat doe ik dan op anderhalf keer de snelheid, waardoor ik informatie ook sneller tot mij kan nemen. Ook andersom gaat steeds beter: ik dicteer vrij regelmatig een (kort) berichtje via iMessage, WhatsApp of e-mail, juist als ik onderweg ben.

Smartphone nóg belangrijker

Tot slot wil ik de rol van de smartphone in en rond het huis aanstippen. Want die is misschien nog wel sterker geworden dan ik in 2011 kon vermoeden. Natuurlijk, films en muziek streamen vanaf je smartphone naar een slimme speaker, tv of ander apparaat is voor veel mensen heel normaal geworden. Ook de ‘smart home’-oplossingen voor verlichting, verwarming en gordijnen worden steeds gewoner. En de smartphone is de ‘hub’ waar alle instellingen voor de smart home samenkomen.

Waar ik bijna tien jaar geleden eveneens nog geen beeld van had, is dat je smartphone ook je huissleutel kan vervangen en je auto kan openen en starten. Dat je ermee kunt betalen bij zo’n beetje alle winkels, en dat hij, zeker in combinatie met een smartwatch, een cruciaal instrument is geworden. Zoals voor sporten en persoonlijke gezondheid. Steve Jobs had in die zin écht gelijk toen hij zei: “There’s an app for that”.

Veel kon in 2011 ook al

Ik zei het aan het begin van dit artikel al: veel van wat ik in 2011 schreef, was ook toen al mogelijk. Dat was ook de strekking van enkele reacties. Manfred schreef “dat sinds enkele jaren de techniek niet meer de beperkende factor is”, maar de “beperkende factoren zijn tegenwoordig: de mens […] en de organisatie”. Guido vulde aan : “Het duurt waarschijnlijk nog 10 jaar dat er echt een cultuurshift heeft plaatsgevonden naar het nieuwe werken”.

Dit was de afgelopen jaren zeker waar. Digitale transformatie draait vooral niet om technologie, maar veel meer om aspecten als digitale vaardigheden, businessmodellen, organisatieverandering en organisatiecultuur. Bij veel organisaties heeft COVID-19 een en ander wel in een stroomversnelling gebracht. Immers, waar veel managers hun mensen het liefst in hun zichtlijn hadden, hebben zij nu geleerd dat productiviteit niet per se lijdt onder werken-op-afstand.

Maar we hebben ook geleerd dat persoonlijk welzijn, betrokkenheid en cultuur nog belangrijker zijn dan we misschien dachten. En dat dit met tijd- en plaatsonafhankelijk werkende collega’s heel andere dingen van organisaties en managers vraagt dan toen we vroeger nog gewoon met z’n allen om half negen op kantoor zaten.

Wat betekent dit voor organisaties?

In 2011 sloot ik mijn artikel af met een paar punten over de impact op organisaties. Dat ging onder meer over hoe je verschillende systemen als ERP- en CRM-applicaties en fileservers aan elkaar moet koppelen. En over dat je moet zorgen dat medewerkers kunnen zoeken óver die diverse systemen heen (meta search). Waarbij identificatie en classificatie (metadata) van al die gegevens cruciaal is. Op deze punten hebben veel organisaties stappen gezet… maar er blijft ook nog heel veel te wensen over.

Verantwoordelijkheid en vertrouwen

In die tien jaar zijn ook andere aspecten, die misschien al aanwezig waren, aan het licht gekomen. De afgelopen maanden hebben laten zien dat mensen prima met de verantwoordelijkheid van werken-op-afstand kunnen omgaan. Organisaties kunnen er door de bank genomen op vertrouwen dat medewerkers gewoon hun werk doen, ook als dat niet in het zicht van de manager is.

Maar de afgelopen maanden hebben ook aangetoond dat oude manieren van werken — op kantoor van vergadering naar vergadering, en nu van video conference naar video conference — doodvermoeiend zijn. Verder blijkt dat de betrokkenheid bij de organisatie en het bestendigen van de bedrijfscultuur kunnen lijden onder de afstand.

Voor de komende jaren hoop en verwacht ik dat, naast groeiende aandacht voor (nog) betere digitale middelen — dat is tenslotte ook mijn vakgebied: intranet, de digitale werkplek of digital workplace, en digital employee experience (#DEX) — organisaties juist ook op punten als vertrouwen in mensen, oog voor persoonlijk welzijn en verbetering van digitale vaardigheden steeds verder zullen groeien.

Digitaal werken in 2020, hoe kijk jij ernaar?

Hoe kijk jij naar digitaal (samen)werken in 2020? Is dat anders geworden dan je een paar jaar geleden misschien dacht? Wat zijn je verwachtingen voor de komende tijd? Ik ben benieuwd naar je reactie.