Contentmigratie: de 5 meestvoorkomende valkuilen

Een contentmigratie is een intensief project waarin veel werk wordt verzet. Waar begin je? Zonder goede voorbereiding is de kans groot dat je in een van de valkuilen bij een migratie loopt. Ik licht 5 valkuilen voor je uit, zodat je er met een grote boog omheen kunt lopen.

Wat is een contentmigratie precies?

Bij een contentmigratie verhuis je content. Dit doe je bijvoorbeeld als je een volledig nieuwe website krijgt en alle content naar een nieuw CMS moet. Of wanneer je een deel van je website lostrekt en overzet naar een ander CMS, of intranet.

Vaak weten organisaties niet waar ze moeten beginnen. Of wat een contentmigratie überhaupt inhoudt. Wil je weten hoe je zo’n migratie aanpakt? Dit zijn de meest voorkomende valkuilen bij een contentmigratie.

Valkuil 1: je inventarisatie is niet op orde

Geen inventarisatie of een onvolledige inventarisatie is misschien wel de grootste valkuil bij een contentmigratie. Er is veel dat je wil en moet weten voordat je begint.

• Hoeveel content hebben we?
• Wat is de kwaliteit van onze content?
• Hoe moet de content er in de nieuwe situatie uitzien?
• Gaan we herschrijven of nemen we de content een-op-een over?

Daarnaast wil je ook nog cijfers analyseren, de doelgroep spreken, keuzes intern afstemmen en een contentoverzicht creëren. Je raadt het al: dit kost allemaal tijd. Maar zonder volledige inventarisatie heb je geen goed startpunt.

Ik heb bij een klant meegemaakt dat we werden ingehuurd om een-op-een te migreren. Er was door de klant hiervoor een grove tijdsinschatting gemaakt en een budget geregeld. Maar op basis van niets. Om de deadline te halen moest ik na een inventarisatie het aantal contentmanagers flink opschalen, wat leidde tot een hogere kostenpost dan van te voren was ingecalculeerd.’

Problemen met capaciteit en planning

Zolang je niet weet hoeveel content je hebt en wat je ermee gaat doen, kun je geen realistische tijdsinschatting maken. Ook kun je niet bepalen hoeveel menskracht je nodig hebt, of wanneer je live gaat.

Heb je een harde deadline? Dan heb je al deze informatie nodig om te bepalen of je die gaat halen met je huidige team, of dat je extra hulp nodig hebt.

Problemen met de voortgang van het project

Naast problemen met capaciteit en planning, kan een slechte inventarisatie ook je migratieteam in een latere fase ophouden. Bijvoorbeeld omdat er nog keuzes gemaakt moeten worden over bepaalde content en je team niet verder kan met herschrijven. Hierdoor sluipt er vertraging in het proces. En dat is zonde!

Valkuil 2: je betrekt te weinig of niet de juiste mensen bij de contentmigratie

Bij grote migraties zijn er veel mensen betrokken met verschillende rollen. Een projectteam bestaat bijvoorbeeld uit:

• Copywriters
• Contentmanagers
• Een eindredacteur
• Een beeldredacteur
• Een coördinator

Maar ook uit andere betrokkenen, zoals:

• De klantenservice
• De ICT-afdeling
• Een Raad van Bestuur
• Ontwikkelteam van het nieuwe design/CMS

Het liefst wil je van iedere afdeling een afgevaardigde betrekken. Het maakt niet uit of zij een actieve rol hebben, of dat je ze alleen af en toe een update stuurt. Doe je dit niet? Dan kan het zijn dat er na livegang discussie ontstaat over beslissingen die tijdens het project zijn genomen. Bereid je voor op vragen als ‘Waar is mijn pagina gebleven?’ en ‘Waarom is deze tekst herschreven’?.

Tip: check altijd bij de inhoudseigenaren of zij ook het aanspreekpunt zijn namens een afdeling of groep. Zo voorkom je dat iemand anders later verhaal komt halen, terwijl jij denkt dat alles goed is afgestemd.

Valkuil 3: je houdt geen kick-off

Het lijkt misschien iets kleins, een kick-off. Maar het kan een groot verschil maken in de samenwerking bij een contentmigratie. Je hebt te maken met veel rollen en stakeholders, en tijdens het proces ben je afhankelijk van elkaar. Dan is het wel zo fijn als alle neuzen dezelfde kant op staan.

Breng je niet iedereen samen voordat je project écht start? Dan loop je het risico dat afspraken niet duidelijk zijn en dat niet iedereen hetzelfde proces volgt. Een kick-off – digitaal of in het echt – kan een groot voordeel opleveren.

• Het zorgt voor verwachtingsmanagement
• Het vergroot de betrokkenheid van het team
• Het zorgt ervoor dat processen en richtlijnen helder zijn

Valkuil 4: je hebt geen duidelijke templates en richtlijnen

Heb je een migratie waarbij veel herschreven moet worden? Bijvoorbeeld vanwege een nieuwe strategie of nieuw design? Zorg dan voor duidelijke templates en richtlijnen voor je copywriters. Zo zorg je voor consistentie in je content en is het voor iedereen duidelijk waar je welke tekst voor nodig hebt.

Maak bijvoorbeeld per paginatype een template, waarin je aangeeft welke specifieke onderdelen op een pagina terug moeten komen. Dit kan gewoon in Word. Vraag de copywriter om hier ook de metadata voor de pagina in te vullen. Is het template gevuld? Dan kunnen de contentmanagers het document gebruiken om alle content in te voeren in het CMS. Makkelijk toch?

Zonder deze templates en richtlijnen is de kans groot dat je tijdens het invoertraject nog veel moet rechttrekken. Bijvoorbeeld omdat een copywriter:

• Bepaalde content is vergeten
• Niet wist wat er moest worden ingevuld
• Een element anders heeft opgevat

Dus om extra uitzoekwerk of naloopwerk te voorkomen: zorg voor heldere templates, die matchen met de mogelijkheden en verplichte velden in het CMS.

Valkuil 5: je denkt dat je klaar bent  met je contentmigratie als je website live gaat

Na een livegang denken sommigen: ‘Mooi, we zijn klaar!’ Maar helaas, dan ben je er nog niet. Staat je website live? Dan is het juist tijd om een aantal dingen eens goed te bekijken.

• Meet Google Analytics de gemigreerde content goed? Kloppen de redirects? Scoort de content al beter, of juist niet? En heb je nog wat gaten te dichten?
• Lopen de processen en rollen in de praktijk ook goed?
• Werken de nieuwe elementen die zijn ingevuld naar behoren?
• Hoe ontvangen gebruikers en de rest van de organisatie de website (of content)?

Hét moment dus om te analyseren, en te gaan voor doorontwikkeling en optimalisatie. Je migratieproject is dan wel klaar, maar een website is nooit af!