Leidinggeven op afstand vraagt nog steeds om leiderschap

Of er nou snel een vaccin tegen corona gevonden wordt of niet, deels thuiswerken wordt de norm. Het ziet er nu naar uit dat de meeste organisaties in de toekomst voor een hybride model kiezen, waarbij medewerkers deels thuis en deels op kantoor werken. Wat betekent dit voor leiderschap? Hoe leid je als manager een team op afstand? Hoe houd je je team betrokken en geïnspireerd? En wat betekent dit voor de toekomst van ‘het kantoor’ zoals we dat nu kennen?

Deze vragen werden tijdens The Next Web Conference 2020 besproken en voor zover mogelijk beantwoord. In mijn vorige artikel deelde ik mijn learnings over de mensen die vanuit huis werken, onderdeel zijn van deze remote teams en zich staande proberen te houden in een nieuwe en constant veranderende wereld.

In dit artikel ga ik in op de managers van teams. Over dat zij zich niet groot hoeven te houden, dat zij ook zichzelf mogen (zo niet moeten) zijn.

Leiderschap: het draait nog steeds om motiveren, inspireren en faciliteren

Over werken op afstand gingen pre-corona nogal wat aannames rond. Mensen zouden minder productief zijn, je zou niet kunnen samenwerken als team, leiderschap moet face-to-face. Al deze aannames blijken na een halfjaar thuiswerken onwaar. Wel is gebleken dat leidinggeven op afstand – net als thuiswerken en sane blijven – een uitdaging is. Wat vraagt werken op afstand in termen van leiderschap?

Niet anders dan voorheen draait het nog steeds om het motiveren, inspireren en faciliteren van een groep mensen die gezamenlijk een doel willen bereiken. De context is alleen veranderd. Je geeft leiding op afstand, online, en er zijn veel onzekerheden. Op microniveau de gezondheid en het welzijn van je mensen en op macroniveau de wereldeconomie. Leidinggeven was nog nooit zo uitdagend!

“Laat je inspireren, pas dan kun je inspirerend zijn”

Gezonde teams zijn de bouwstenen van transformatie en groei. Teams waarin inspiratie floreert, leiden tot organisaties die zich kunnen aanpassen en blijven presteren. Ook in de veranderende wereld.

Maar hoe creëer je een geïnspireerd team? Heldere doelen, een gedeelde visie, een plek waarin je fouten mag maken en collega’s op wie je kunt rekenen. In goede teams voelen mensen zich verbonden met elkaar en de organisatie, ze krijgen de bevestiging dat hun ideeën en werk ertoe doen.

Inspiratie is meer dan ooit tevoren nodig, stelt Allison Holzer. Als je geïnspireerd raakt, zie je letterlijk meer mogelijkheden, sta je open voor nieuwe ideeën en ben je in staat actie te ondernemen. Het is aan de managers van nu om de inspiratie in teams te activeren en te gebruiken. Maar hoe bouw je een inspiring team?

1. Wees zelf geïnspireerd

De belangrijkste taak van leidinggevenden is te ontdekken wat henzelf inspireert, stellen Allison en Jen Grace Baron. Ben jij verantwoordelijk voor een team? Vraag jezelf dan af wat het is dat jouw inspiratie activeert.

Heb je geen idee? Denk dan terug aan een van je beste dagen. Hoe zag die eruit? Wat deed je (of wat deed je juist niet) waardoor je met intentie en vol overgave kon werken die dag?

2. Wees menselijk

De tijd dat leidinggevenden werden geacht als robots te opereren (emotieloos en werken alsof je hele leven daarom draait) is voorbij. Kwetsbaarheid is een van de motoren van inspiratie. Al jij je kwetsbaar durft op te stellen, als jij je menselijke kant durft te laten zien, ben je in staat om je team te inspireren. Sta klaar voor je team, maar verberg je persoonlijke uitdagingen niet. Het is oké om een echt mens te zijn.

Een tip die Lara Sweet, Chief People Officer bij Snap Inc. hier in een andere sessie over geeft, is dat niet elke meeting over werk hoeft te gaan. Lach met elkaar, heb lol en geef je gezamenlijke energielevel een boost. Het is voor medewerkers enorm geruststellend om te zien dat hun leidinggevende tegen dezelfde dingen aanloopt als hen.

Durf je dus kwetsbaar op te stellen en deel je persoonlijke uitdagingen van thuiswerken en eventuele zorgen die je hebt over je (mentale) gezondheid en die van je naasten.

3. Wees echt

Echt zijn is iets anders dan mens zijn. Wees realistisch en eerlijk en durf de realiteit onder ogen te zien – ook al is die misschien niet altijd even gemakkelijk. Wees met dat in je achterhoofd ook realistisch in de verwachtingen die je van jezelf en je team hebt.

De wereld is veranderd door de coronapandemie. Mag je nog wel dezelfde dingen verwachten? Deel ook alle informatie die jij als leidinggevende van hogere hand hebt om zoveel mogelijk onzekerheid weg te nemen. Vraag jezelf continu af of je nóg transparanter kunt zijn.

4. Wees geobsedeerd met je mensen

Mensen die plezier hebben in hun werk, zien dat als hun levenslijn. Het geeft hen de kans om bij te dragen en doelgericht te zijn. Mensen die geen plezier halen uit hun werk, zullen vroeg of laat vertrekken (al dan niet nadat ze de team spirit verziekt hebben).

Hoe activeer jij de sterke punten van je team? Wat hebben zij van jou nodig om hun beste beentje voor te zetten? Ga het gesprek aan, spreek je waardering uit voor wat ze doen en steun ze ook op persoonlijk vlak in dingen die niets met werk te maken hebben.

Pro-tip: stuur handgeschreven kaartjes met een persoonlijke boodschap. Dit soort kleine dingen maken het verschil.

5. Wees inspirerend

Inspiratie is net zo besmettelijk als corona: als jij geïnspireerd bent, inspireer je ook de mensen om je heen. Dit doe je door een doel te hebben. Een missie. Dit is het bestaansrecht van je team of zelfs de hele organisatie.

In de waan van de dag wordt de missie wel eens vergeten, praat er daarom over en herinner je team eraan waarom ze er zijn en wat hun individuele rol daarin is. Gebruik het doel om de inspiratie in je team naar boven te halen en samen de wereld te veroveren (bij wijze van spreken).

“Leidinggeven op afstand vraagt nog steeds om leiderschap”

Ook Marit Jansen, Transformation Consultant bij ABN AMRO, houdt zich bezig met het inspireren van teams. Zij deelt 7 focuspunten voor leidinggevenden in tijden van corona en thuiswerken. Een kleine disclaimer: Marit begint haar sessie met de mededeling dat ze geen expert is op leidinggeven op afstand. “Corona dwong ons tot dit experiment en we zijn nog steeds aan het leren.”

1. Bied structuur en een gezamenlijk doel

Sinds we vanuit huis werken, missen mensen structuur. In de ochtend is het geen kwestie meer van opstaan, douchen, eventuele kinderen helpen, ontbijten, broodtrommels inpakken, de fiets op of de auto in en ‘hehe, eindelijk op kantoor’. Nee, je wordt wakker op kantoor. En o ja, dat is nu ook de kinderopvang, school en plek om te ontspannen. Gun jezelf en je team daarom enige structuur.

Stem deze structuur samen af: later beginnen? Meetingvrije ochtenden? Een dagelijkse stand-up of wekelijkse check-in? Wat voor jullie werkt. Denk ook samen na over de tools en communicatiekanalen die jullie gebruiken en waarvoor welke tool gebruikt wordt. Is Slack voor uitgebreid werkoverleg of alleen voor korte vragen en daarmee een vervanging van ‘even langs iemands bureau lopen’? Is Zoom alleen voor vergaderingen of ook geschikt als vervanger voor ‘spontane kletspraat bij de koffieautomaat’?

Een gevaar van thuiswerken is dat iedereen op zijn eigen eilandje zit te werken. Richtingsgevoel is essentieel voor betrokkenheid: heeft je team een duidelijk gezamenlijk doel om naar toe te werken?

2. Niet ‘Hoe gaat het?’, maar ‘Hoe voel je je?’

Leiderschap is relationeel, maak daarom tijd om de relaties met je team te onderhouden en moedig medewerkers aan dat onderling ook te doen. Plan één op één gesprekken in, maar bel mensen ook eens spontaan op om te voorkomen dat de bila’s alleen maar over werk gaan.

Vooral in deze onzekere tijden is het extra van belang om collega’s naar hun welzijn te vragen. Vraag niet hoe het gaat, maar vraag hoe iemand zich voelt. Neem geen genoegen met een antwoord als ‘goed’. Gewoon goed bestaat niet: je voelt je blij, bezorgd, angstig of gemotiveerd. Deze gesprekken kunnen ongemakkelijk zijn, maar het is belangrijk om op persoonlijk level de verbinding aan te gaan met je team.

Het is mij inmiddels wel duidelijk dat empathie een steeds grotere rol speelt in teams. En een belangrijke, zo niet essentiële, kwaliteit is van een hedendaagse manager. De focus ligt steeds meer op de menselijke kant.

3. Praten praten praten

Marit stelt een ding voorop: je kunt niet teveel communiceren. Het werken en leidinggeven op afstand dwingt ons om extra goed te communiceren. Niet alleen over de zaken die in het team zelf spelen, maar ook over ontwikkelingen die hogerop in het bedrijf gaande zijn. Houd je team op de hoogte, wees transparant. Hoe meer jij communiceert, hoe hoger de betrokkenheid van je team zal zijn en blijven.

Vergeet in videogesprekken ook niet te letten op non-verbale communicatie. Ja, óók achter een scherm kun je letten op hoe iemand zit, waar hij/zij zich op focust, en hoe zijn/haar ogen bewegen. Merk je verandering in intonatie? Wat zie je gebeuren? Maak dit ook bespreekbaar als je iemands gedachten ziet afdwalen en check je aannames. Marit en haar team zijn zelf van het ‘ondertitelen’ wat ze doen. Ze benoemen waar ze naar kijken en wat ze zien.

4. Vertrouw je team

Waar er pre-corona nog managers waren die hun team niet lieten thuiswerken omdat ze dan niet konden zien of zij wel echt acht uur aan het werk waren, is nu iedere leidinggevende gedwongen om zijn team te vertrouwen en autonomie te geven over hoe ze hun werk doen. Een goede ontwikkeling als je het mij vraagt!

Focus je als leidinggevende dus op de ‘wat’ en minder op het ‘hoe’, adviseert Marit. Ga na of het doel en prioriteiten duidelijk zijn en laat je medewerkers vrij in hoe ze dit oppakken. Stuur op output en wees bereikbaar voor vragen, maar voorkom dat je in de weg staat.

5. Moedig een gezonde balans aan

Thuis- en op afstand werken is niet de beste oplossing voor iedereen. Marit adviseert het aantal meetings tot een minimum te beperken (maximaal vier per dag en 45 minuten per keer) en asynchroon te werken. Sommigen hebben er baat bij van negen tot vijf te werken, anderen beginnen liever wat later en weer anderen werken het liefst in twee shifts.

Bespreek werkuren en bereikbaarheid als team, zodat iedereen een werk-privébalans kan realiseren met tijd voor ontspanning, familie en vrienden, sport en gezond eten. Een blij en gezond team dat op hun manier functioneert, levert uiteindelijk kwalitatief betere output op.

6. Jij bent het voorbeeld

Sinds de persconferentie op 13 oktober jl. is het weer even anders natuurlijk, maar tussen de heropening van kantoor en dat moment ben je misschien regelmatig naar kantoor gegaan. Marit stelt dat te veel vanaf kantoor werken geen goed idee is als je op termijn naar een hybride model van zowel thuis- als op kantoor werken wil gaan.

En ben jij sinds je thuiswerkt 24/7 online? Dan kun je je team het gevoel geven dat jij dat ook van hen verwacht. Sluit je laptop en berg hem ‘s avonds en in het weekend op. Als jij geen rust neemt en voor een goede werk-privébalans zorgt, voelt je team zich ook niet vrij om dat te doen. Reflecteer eens op jouw voorbeeldfunctie: welk rolmodel wil jij zijn? Ben je dat rolmodel op dit moment?

Katie Burke, Chief People Officer bij Hubspot zegt hierover: durf kwetsbaar te zijn. Normaliseer het feit dat ook jij als leidinggevende af en toe in zak en as zit. Het is oké om niet oké te zijn. Als jij dit soort momenten deelt, durven je teamleden ook eerder aan te geven dat ze een off day hebben en even niet bereikbaar zijn.

7. Learning by doing

We hebben nu een halfjaar, in meer en mindere mate, thuisgewerkt. Neem eens de tijd om deze periode te evalueren met je team. Wat gaat goed? Welke zaken werken? Waar kun je nog verbeteren? Reflecteren, aanpassen en doorgaan. Alleen door stil te staan kun je immers vooruit komen – om er nog maar een cliché in te gooien.

Lara Sweet sluit zich hierbij aan: wees innovatief en experimenteer. Niemand weet hoe de wereld er volgend jaar, over een maand of zelfs aan het eind van de week uitziet. We geven samen vorm aan het nieuwe normaal.

“Je kunt niet raar genoeg zijn”

Het feit dat we niet weten hoe de toekomst eruit ziet is niets nieuws. Niemand heeft ooit de toekomst kunnen voorspellen. Toch voelt ‘de toekomst’ nu anders dan voorheen. Pre-corona was het normaal om plannen te maken voor volgend jaar en doelen te stellen voor over vijf of zelfs tien jaar.

Ben Hammersley, futurist bij Wired, maakt een scherpe observatie: de snelheid waarop de wereld om ons heen verandert, is voor het eerst in de geschiedenis hoger dan de snelheid waarop wij als mens veranderen. Het is moeilijk om dat te accepteren en nog moeilijker om ermee om te gaan.

Word niet nostalgisch, sta open voor het onbekende

Voor bedrijven die post-corona weer terug naar normaal willen heeft Ben een duidelijke boodschap: er is geen normaal om naar terug te gaan. We zullen onszelf, onze organisaties en onze merken opnieuw moeten uitvinden. We kunnen niet langer vooruit plannen, er is geen roadmap en de stip op de horizon kan niet verder gezet worden naar een paar dagen. Wat betekent dit voor ons dagelijkse leven op professioneel gebied? Hoe gaan we onszelf voorbereiden op een wereld die we nog niet kennen?

We worden gedwongen om het totaal onverwachte te doen. Ben waarschuwt ons dat als we over de toekomst denken, we niet nostalgisch worden. Tot voor kort gebruikten we ideeën uit jaren zestig sciencefiction boeken en die maakten we waar. De volgende zin ga ik niet vertalen, want het slaat de spijker op z’n kop:

If we take the old ideas of what the future would be, we would be building a nostalgic heritage dream.

Volgens hem moeten we nog veel raarder zijn en nog verder denken.

Diversiteit gaat het verschil maken

Een behoorlijk abstract verhaal, niet zo gek van een futurist natuurlijk. Wat kun jij concreet doen? Hoe kun jij je team voorbereiden op de toekomst zonder te weten hoe die eruit ziet? Om dat voor elkaar te krijgen wil je jezelf met zoveel mogelijk verschillende mensen omringen en samen zoveel mogelijk ideeën bedenken om op die manier de raarheid te maximaliseren.

Doe niet wat je altijd gedaan hebt en vraag je eens wat vaker af of het project waaraan je werkt nog steeds relevant is (en voor hoelang de uitkomst relevant zal blijven).

Waar andere sprekers aansturen op structuur, stelt Ben dat dé methode om toekomstbestendig te zijn het verhogen van de willekeurigheid is. Maximaliseer de kans dat je nieuwe dingen ontdekt. Als je iedere dag hetzelfde doet en aan dezelfde routines vasthoudt terwijl de rest van de wereld verder ontwikkelt, loop je binnen de kortste keren achter. Zover dat je de rest ook niet meer in kan halen.

In het kort: als je te maken hebt met een onvoorspelbare toekomst, wil je een team dat zo divers mogelijk is. In dat geval zit er altijd wel iemand bij die nieuwe ontwikkelingen kan uitleggen en de kennis heeft. Kijk verder dan je organisatie, verder dan je sector en je zult zoveel nieuwe dingen tegenkomen en die gaan je zoveel nieuwe ideeën opleveren. ‘Yes, the world is in lockdown, but we are not locked in.’