Zo maak je jouw teammeetings een stuk productiever

Grote business- of productvragen oplossen is geen lachertje. Zeker wanneer we zulke problemen proberen aan te pakken tijdens teammeetings. Traditionele meetings kunnen vaak zeer onproductief zijn. In veel gevallen raken mensen hun focus kwijt en is de motivatie soms ver te zoeken. In het slechtste geval kom je er niet aan toe om die cruciale business- of productvragen of problemen te beantwoorden.

Hier kun je gemakkelijk korte metten mee maken door de verkorte versie van een Design Sprint te houden met je team. Deze verkorte versie heet de Lightning Decision Jam. Dit is een efficiënte oefening van 1 uur die je tijdens een teammeeting kunt toepassen, waarbij je team de problemen identificeert, tastbare oplossingen produceert en deze testen voor ze worden gelanceerd.

Et voilà, de Lightning Decision Jam

De Lightning Decision Jam (LDJ) helpt je om meetings die tot niets leiden achterwege te laten. Deze oefening zorgt er voor dat de bijdrage van elk teamlid gewicht krijgt en dat ieders standpunt en mening gehoord wordt. De LDJ is een proces dat geen ruimte laat voor tijd verkwistende discussies. Deze oefening zorgt voor een maximale productiviteit en zal gegarandeerd haar vruchten afwerpen.

De LDJ kan ingezet worden om grote en complexere vragen of problemen te helpen oplossen. Elk bedrijf kan er mee aan de slag, ongeacht de sector of bedrijfsvorm. Een start-up van 3 personen kan baat hebben bij het implementeren van een Lightning Decision Jam om snel problemen te tackelen, maar een multinational ook.

Hoe werkt een Lightning Decision Jam?

1. Het identificeren en definiëren van het probleem
   Bijvoorbeeld: We moeten onze sales-flow verbeteren.
2. Definiëren van oplossingen
   Bijvoorbeeld: Creatieve oplossingen of voor de hand liggende oplossingen die misschien over het hoofd werden gezien.
3. Vind de beste oplossing / volgende stap, op basis van het identificeren van de inspanning en impact van de beste oplossingen.
4. Genereer duidelijke, uitvoerbare stappen die kunnen worden geïmplementeerd zodra de vergadering voorbij is.

Voor we beginnen…

Voor we van start gaan zijn er een aantal zaken die we nodig hebben om onze Lightning Decision Jam met het team van start te laten gaan:

• Vierkante post-its in 2 kleuren
• Gekleurde klevertjes (cirkels) om te stemmen
• Markers
• Een timer (gebruik gerust je smartphone)
• Een beetje achtergrondmuziek (voor de productiviteit misschien niet te zacht)

Als je je teammeetings nu online organiseert, kun je gebruik maken van een online tool.

Let’s get started!

Voor je van start gaat is het een goed idee om een moderator te kiezen. Diegene zal de groep door de oefeningen gidsen.

1.   Begin positief – 10 minuten

Materiaal: post-its en markers

Schrijf alle positieve dingen over het te behandelen topic op post-its. Wat helpt ons vooruit om onze business- en productdoelstellingen te halen? Probeer korte zinnen te schrijven. Na 4 minuten zegt iedereen voor de hele groep wat hij/zij opgeschreven heeft. Teamleden mogen verduidelijking vragen, maar geen discussies starten.

2.   Problemen formuleren – 7 minuten

Materiaal: post-its en markers

Iedereen schrijft de grootste uitdagingen, zorgen en zaken waar hij/zij zich aan stoort binnen het huidige probleem of topic op post-its. Gebruik weer simpele zinnen.

3.   Problemen voorstellen – 10 minuten

Een voor een krijgen de teamleden 4 minuten om de problemen die zij ervaren kort voor te stellen. De andere teamleden luisteren aandachtig en gaan niet in discussie. Plak de post-its overzichtelijk op een whiteboard of de muur zodat iedereen deze kan zien.

4.   Stemmen maar! – 6 minuten

Materiaal: gekleurde klevertjes

Elk teamlid krijgt 2 gekleurde klevertjes. Het hele team krijgt 6 minuten om te stemmen welke problemen het meest prangend zijn en welke ze als eerste willen aanpakken. Het is toegestaan om klevertjes aan te brengen op je eigen post-its en je twee stemmen op dezelfde post-it uit te brengen.

Als iedereen klaar is met stemmen, organiseert de moderator de post-its met de meeste stemmen hiërarchisch zodat duidelijk is welke problemen er tijdens deze teammeeting aangepakt gaan worden.

5.   Problemen omvormen naar uitdagingen – 6 minuten

Materiaal: post-its en markers

Nu weet je op welke problemen je moet focussen. De moderator gaat nu met de teamleden de post-its aflopen en gaat de problemen omvormen naar een uitdaging. Dit helpt je om straks zo veel mogelijk oplossingen te bedenken. De moderator kan bij elke post-it met een probleem aan de groep vragen hoe zij dit zien en hoe zij dit in een uitdaging zouden omvormen.

Bijvoorbeeld: het registratieproces is te complex. → Hoe kunnen we het registratieproces vereenvoudigen?

6.   Oplossingen bedenken – 7 minuten

Materiaal: post-its en markers

7 minuten lang gaat elk teamlid afzonderlijk oplossingen voor onze uitdagingen op post-its schrijven. Teamleden gaan niet onderling overleggen of discussiëren maar gaan individueel aan de slag. Op deze manier zorg je ervoor dat iedereen vrij kan denken zonder dat teamleden worden beïnvloed of dat de persoon met het meeste gezag alles naar zich toe trekt.

Probeer als moderator de teamleden aan te moedigen om zo veel mogelijk oplossingen te bedenken en zo ruim mogelijk te denken. Potentiële oplossingen kunnen in een later stadium nog bijgestuurd of gefinetuned worden.

Op het einde van de oefening gaat elk teamlid zijn/haar post-its opnieuw voorlezen en worden de post-its weer op het whiteboard of aan de muur opgehangen zodat iedereen deze kan zien.

7.   En dan ga je weer stemmen – 10 minuten

Materiaal: gekleurde klevertjes

Elk teamlid krijgt 6 gekleurde klevertjes om te stemmen op de oplossingen waarvan hij/zij denkt dat die het meeste potentieel hebben om het centrale probleem op te lossen.

8.   Oplossingen rangschikken – 1 à 2 minuten

Rangschik de post-its met oplossingen volgens het aantal stemmen die ze kregen. De oplossingen met het hoogste aantal stemmen bovenaan en de minste stemmen onderaan. Alle post-its die minder dan 2 stemmen kregen worden verwijderd.

9.   Plan van aanpak – 10 minuten

Ondertussen is het duidelijk welke oplossingen het meest populair zijn. Het is belangrijk nu uit te maken welke oplossingen het meeste impact hebben voor je ze gaat uitvoeren. Om dit te bepalen ga je gebruik maken van de effort/impact scale.

Je brengt de post-its een voor een aan op de matrix om zo een beeld te krijgen welke oplossingen de meeste impact hebben. Een voorbeeld van een effort/impact scale vind je hieronder.

De effort-impact scale kun je overtekenen op een whiteboard om vervolgens de post-its met de oplossingen aan te brengen.

Als alle post-its zijn aangebracht zie je in het vakje linksboven de oplossingen die het meeste impact genereren en het makkelijkst uit te voeren zijn. Deze oplossingen kun je onmiddellijk implementeren.

That’s it!

In een uur tijd kom je van probleem tot een lijst met oplossingen op een efficiënte en interactieve manier. Niet zo moeilijk, toch?

Het belangrijkste is om je team op één lijn te brengen. Denk aan de gemeenschappelijke business- of productproblemen, het formuleren van oplossingen, het stemmen op welke oplossingen het meeste potentieel hebben en het beslissen wat de volgende stappen worden op basis van de effort/impact scale. Ga jij de Lightning Decision Jam gebruiken bij je volgende teammeeting?