7 tips voor de beste (online) onboarding van nieuwe medewerkers

Hoe verwelkom je nieuwe medewerkers in jouw organisatie? Als je de onboarding online houdt, is het extra belangrijk om niet alleen te zenden. In dit artikel vind je mijn beste praktijktips voor meer pit in de online introductie van nieuwe medewerkers in jouw organisatie.

Tijdens een webinar over dit onderwerp vroeg ik aan de deelnemende communicatie- en HR-professionals hoe de introductiebijeenkomst er bij hun organisatie op dit moment uitziet. Een meerderheid (79%) gaf aan online te zijn gegaan. Een goede oplossing natuurlijk in deze tijden.

Ze gaven daarna ook aan dat de online sessies vooral ingericht zijn op het zenden van informatie. En dat is natuurlijk jammer, want er kan zoveel meer en daardoor kan het effect zoveel groter zijn.

1. Bepaal een helder doel voor de onboarding

Als je de medewerkersreis in kaart brengt, ontdek je wat de behoefte is van nieuwe medewerkers in jouw organisatie. Als daaruit naar voren komt dat nieuwe medewerkers zich welkom willen voelen, anderen in de organisatie willen leren kennen en willen weten waar de organisatie voor gaat en staat, dan is een introductiesessie een goede manier om daar invulling aan te geven.

In grote organisaties is het van belang om helder te maken wat het doel is van de introductie op organisatieniveau (ambitie/doel, cultuur en netwerken), op afdelingsniveau (dienstverlening, samenhang en netwerken) en op teamniveau (kennismaking, hoe werken we samen, rollen en bijdragen). Heel fijn om dat met alle betrokkenen goed af te stemmen en ook fijn voor de nieuwe medewerkers om te weten wat ze op welk niveau mogen verwachten. Dat kun je bij de opening van het programma nog even kort vertellen om aan te geven wat iedereen van de sessie mag verwachten.

In veel organisaties bieden collega’s zich aan om tijdens de introductiesessie een bijdrage te leveren. Dat enthousiasme is natuurlijk heel fijn, maar niet altijd geredeneerd vanuit het belang en de behoefte van de nieuwe medewerkers. Wees hier dus heel kritisch op. Is de introductiedag echt het juiste moment voor deze informatie of kun je de informatie ook op een andere manier en op een ander moment bij de nieuwe mensen krijgen?

2. Herontwerp je introductiesessie voor online

Een introductiedag kun je niet een-op-een vertalen naar een online meeting. Heel veel dingen werken online niet of anders. En bovendien vraagt een online sessie meer energie van de deelnemers.

Je moet dus een herontwerp maken. Hou hierbij rekening met het volgende:

• Maak de sessie korter. Minder informatie, minder sprekers. Gebruik bijvoorbeeld korte filmclipjes om stukken informatie strak en to the point over te brengen. Voordeel is dat je deze filmpjes achteraf ook nog beschikbaar kunt maken.
• Wissel vlot af tussen informatie overbrengen en interactie. Hou de blokken kort en gevarieerd. En plan om het uur een korte break. In een pauze van 5 tot 10 minuten kan iedereen even weglopen van de computer, naar het toilet gaan en verse koffie pakken. Daarnaast kun je ook denken aan langere breaks, waarbij je de deelnemers vraagt om even een half uur een blokje om te gaan om de informatie te verwerken en dan terug te komen voor de vraag-antwoordsessie.
• Gebruik de mogelijkheden van online. Met een green screen kun je leuke dingen doen. Bijvoorbeeld presentaties op de achtergrond laten draaien. De presentator wordt dan een soort weerman. Je kunt ook denken aan het gebruik van audio of een podcast. Mensen zitten vaak met een koptelefoon, op waardoor de audio heel direct binnenkomt.
• Have fun! Maak het leuk voor de deelnemers. Zorg dat er wat te winnen valt en stuur ze vooraf een leuk pakketje op met iets te snacken en leuke gadgets van je organisaties. Helemaal top natuurlijk als je in je programma ook de items weer nodig hebt. Bijvoorbeeld een petje voor de petje op/petje af-quiz.

3. Realiseer de juiste setting

Je wil als organisatie natuurlijk een goede indruk maken op je nieuwe mensen. Dat geeft ze het gevoel van een warm welkom. Om de online introductiesessie professioneel te laten overkomen, kun je ervoor kiezen om een studio in te richten of te gebruiken.

Een studio bestaat uit:

• een ruimte waar je niet gestoord wordt door anderen, wisselende lichtinval of omgevingsgeluid,
• met een mooi decor of green screen,
• professionele audio- en video-apparatuur,
• een vaste internetverbinding voor een online sessie zonder haperingen
• een team, dat met elkaar de sessie neerzet.

Daarnaast maak je gebruik van een online platform waarop je de sessie laat plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld MS Teams zijn, Zoom of Webex. Dat zijn de meest gangbare systemen die organisaties op dit moment gebruiken. Deze systemen bieden in verschillende vormen de mogelijkheid om een livestream op te zetten, in break-outsessies te gaan, te pollen en te chatten. Denk ook aan de inzet van online whiteboards en andere apps.

Om alle mogelijkheden van jouw online platform te leren kennen, moet je ermee aan de slag gaan. Uitproberen, testen met je team, proefdraaien en dan… gewoon een keer doen.

4. Onboarding? Aandacht voor de mensen

Het belangrijkste doel van de introductie is het warme welkom. En dat bereik je niet door mensen te overspoelen met informatie. Verleg de aandacht naar de mensen: jullie nieuwe medewerkers. Heet ze kort welkom en geef ze de vervolgens de tijd om te landen en kennis te maken met elkaar. Om deze kennismaking soepel te laten verlopen, kun je ze hiermee helpen met een leuke en verrassende aanpak.

Begin altijd met een persoonlijke kennismaking. Als mensen raakvlakken ontdekken bij elkaar, ontstaat het eerste gevoel van verbinding.

Geef ze vervolgens ook tijd om elkaar te leren kennen als professional. Iedereen heeft een rugzak vol ervaringen, opleidingen, expertises en contacten. Het is heel fijn als mensen hier aandacht voor hebben. Dan voel je je gewaardeerd en welkom.

Trek dit idee ook door naar bijvoorbeeld de bijdrage van de directeur. Laat haar of hem geen presentatie geven, maar een persoonlijk verhaal vertellen. Hoe was je eigen start hier? Wat houd je op dit moment bezig? Daarmee maak je verbinding.

Ook anderen die iets komen vertellen aan de groep, kun je vragen om te beginnen om iets over zichzelf te vertellen. Iets persoonlijks. Dat geeft een totaal andere sfeer aan je sessie.

5. Maak de sessie interactief

Interactie maakt mensen betrokken. Je kunt meepraten en je ideeën en mening doen ertoe. Als je telkens zorgt voor korte inleidingen op onderwerpen en thema’s, kun je vervolgens de interactie opzoeken over bijvoorbeeld de ambities en plannen van de organisatie of juist de manier waarop jullie er invulling aan geven.

Deze elementen helpen je interactie in online sessies te brengen.

• Break-outs te gebruiken. Splits de groep op in break-outteams van maximaal 8 personen. In een apart deel van de sessie kunnen ze met elkaar in gesprek gaan.
• Gebruik een online whiteboardtool. Deze kun je in de plenaire sessie of in de break-out inzetten. Hiermee kom je snel tot een uitwisseling van ideeën.
• Zet de poll en chat in om mensen mee te laten praten. Een leuke manier is om de deelnemers de regie te geven over de voortgang van een interview. Via de poll stemmen ze telkens op de volgende vraag die de interviewer gaat stellen.
• Go next level door je nieuwe medewerkers een uitdaging te geven. Bijvoorbeeld: presenteer onze organisatie en jullie team aan een toekomstige klant (of cliënt, patiënt, student) met als doel een goed beeld te geven van waarvoor we staan. Uitdagend en bijzonder interessant natuurlijk.

Ter afsluiting kun je de nieuwe medewerkers vragen om zich uit te spreken over de bijdrage die ze kunnen leveren aan de realisatie van de ambities en plannen van de organisatie. Laat iedereen dit op een online wand zetten en je hebt een mooi overzicht van de energie die de organisatie is binnengestroomd met de nieuwe lichting medewerkers. Gaaf om dit dan te delen met de rest van de collega’s. Dat geeft hen ook weer energie en een gevoel van trots.

6. Gebruik hun frisse perspectief

De blik van je nieuwe medewerkers blijft maar korte tijd fris. Gebruik de reacties, opmerkingen en ideeën van je nieuwe mensen om als organisatie inzichten op te doen vanuit het perspectief van de markt, klanten, concurrenten, partners, et cetera. Hierbij is je houding van het grootste belang. Als je alles zelf toch beter weet, gaat niemand je iets interessants vertellen.

Hoe het wel moet? Stel open vragen. Zoals deze “Wat zou je uit je vorige werk willen meenemen naar onze organisatie?” De antwoorden geven je een interessant kijkje in de keuken van andere organisaties. Ook spreekt er veel waardering uit voor de nieuwe medewerkers.

Dit voorbeeld komt uit de introductiesessie van een van onze klanten. De directrice die de vraag stelt is altijd heel duidelijk over wat ze met de input gaat doen. Of ze neemt het direct over, of ze geeft aan dat erover gaat nadenken, of ze geeft duidelijk aan dat dit niet binnen deze organisatie past. Dat wordt als heel prettig ervaren en is ook weer leerzaam voor iedereen.

7. Plan een terugkomsessie

Een terugkomsessie na twee maanden is waardevol voor nieuwe medewerkers en voor de organisatie. De doelen van de terugkomsessie kunnen onder andere zijn:

• Ervaringen delen. Laat iedereen een vraag stellen (naar ervaringen of contacten) in zijn ‘oude’ break-outteam. Als iedereen in het team hier een reactie op geeft, kom iedereen met zeven interessante inzichten uit de sessie. Dan kun je vooruit!
• Uitbouwen intern netwerk. Als je opnieuw samenkomt, kun je de draad van de vorige sessie weer oppakken. Breng dezelfde mensen weer bij elkaar, maar ruim ook tijd in voor nieuwe kennismakingen.
• Vervolgstappen voor leren en ontwikkelen presenteren. Laat iemand van het HRD- Leren & Ontwikkelen-team inzicht geven in de mogelijkheden die er zijn op dit gebied. Hiermee sla je de brug van de onboardingfase naar het verder doorontwikkelen in de functie.

Uit de reacties van deelnemers aan introductiebijeenkomsten valt af te leiden dat de meeste het liefst live bij elkaar willen komen. En dat zal er waarschijnlijk binnenkort ook wel weer van komen.

Aan de andere kant hoor ik ook dat organisaties en deelnemers aangeven dat ze nu pas ontdekken wat er eigenlijk allemaal mogelijk is met een online meeting. Daarmee zou deze vorm best wel eens een blijvertje kunnen blijken. Bijvoorbeeld als vervanger voor internationale bijeenkomsten van organisaties. Daar gaat normaal gesproken veel tijd, geld en energie van alle betrokken in zitten. Naar mijn mening zal hier in de toekomst eerder gekozen worden voor een online sessie.