Een fysiek event organiseren, mét voldoende afstand [4 tips]

De organisatie van live events brengt flink wat aandachtspunten mee, heb ik de afgelopen tijd zelf mogen ervaren in de voorbereiding en uitvoering. In dit artikel deel ik de belangrijkste aandachtspunten.

Juist de afgelopen periode hebben wij als mensen meegemaakt hoe fijn live contact is. Hoe sterk onze ‘huidhonger’, zoals psychiater en filosoof Damiaan Denys dat zo mooi omschreef, is. De kleedjes werden digitaal uitgerold afgelopen Koningsdag, de bloemen tijdens de Dodenherdenking digitaal neergelegd. In rap tempo worden veel fysieke events in de ‘cloud’ getrokken, van bekende namen als TheNextWeb tot Fashionweek en de studentenintroductieweken.

Veel evenementen zijn helaas onmogelijk in een anderhalvemetersamenleving. Denk aan veiligheid en commerciële haalbaarheid. Toch zijn er genoeg organisaties die fysieke events blijven organiseren, alle voorschriften vanuit het RIVM in acht nemend.

Het is prachtig om te zien hoe een sector die wereldwijd $1.5 triljoen bijdraagt aan de wereldwijde economie en zo zwaar getroffen is, haar creatieve vermogen zo mooi laat zien met allerlei snel ontwikkelde concepten. Van drive-in congressen tot popup event-locaties, die volledig passen in de tijdsgeest. Maar niet iedere eventorganisatie heeft een team professionals, groot budget of locatie die van tevoren al coronaproof is.

De klantreis naar vertrouwen

Eerder schreef ik een artikel over hoe je bij de organisatie van events de klantreis inzichtelijk kunt maken. En deze kunt gebruiken als basis voor het uitwerken van het eventconcept en productieplan. Juist in de huidige tijdsgeest, kan het scherp analyseren van alle 1,5meterstappen die een bezoeker (mogelijk) maakt een goed inzicht geven in wat je extra of extra goed moet regelen. Zodat je kunt voldoen aan de RIVM-richtlijnen voor events.

Je hebt een maximale hoeveelheid bezoekers die in een locatie past, dus het registratieproces strak inrichten met triage en het voorkomen van ‘no-show’ is een must. Veel mensen leven nog steeds met een bepaalde angst en onwetendheid. Uitgebreide communicatie voor het event over alle maatregelen op alle communicatiekanalen kan hierbij niet alleen veel vragen voorkomen. Dit kan juist ook mensen geruststellen en enthousiasmeren om zich in te schrijven.

Een mooi voorbeeld is het filmpje dat Basketbal Vlaanderen maakte:

Probeer bij alle elementen in de klantreis juist te voorkomen dat je veel extra maatregelen moet nemen. Bijvoorbeeld bij de registratie. Er zijn genoeg oplossingen waarmee bezoekers een QR-code kunnen scannen en daarmee een geprinte badge krijgen, zonder enig contact met een medewerker. Eten kun je per persoon ingepakt klaarleggen, drankjes op verschillende punten klaarzetten. Hygiëne is een ontzettend belangrijk aandachtspunt, zorg ook voor extra schoonmaakrondes van toiletten en andere veelgebruikte plekken.

We zitten nog steeds in een gekke tijd, dus probeer naast de anderhalvemeter-aandachtspunten ook te focussen op leuke, positief verassende elementen. Hiermee vrolijk je jouw event op. Door bijvoorbeeld het gebruik van de Peak-End rules of een stuk entertainment in het programma.

Coronaproof crowd control op events

Uiteraard is het houden van die anderhalvemeter-afstand een eigen verantwoordelijkheid. Als organisator kan en moet je uiteraard ook de nodige maatregelen nemen rondom crowd control:

• Zijn de groepen die zich aanmelden niet te groot?
• Moet je ze wellicht in batches laten registreren?
• Welke situaties kunnen zich voordoen en wie van de organisatie moet dan op welke manier handelen?

Routing in de hele locatie is hier uiteraard een ontzettend belangrijk onderdeel. Hoe moeten bezoekers zich bewegen in de locatie? Afbakening van ruimtes in vlakken, zodat men op gepaste afstand blijft, maar uiteraard ook bij de registratie, de toiletten en catering. Belangrijk en iets waar, getuige de recente sluiting van horeca, ook streng op wordt gecontroleerd.

Zorg dat je niet de enige ‘politieagent’ bent, maar dat je meerdere mensen de verantwoordelijkheid geeft om dit constant in de gaten te houden en waar nodig, bij te sturen. Koop niet het goedkoopste rood-witte afzetlint of grijze tape voor de bewegwijzering. Zorg voor iets in de eigen huisstijl en -kleur.

Modeleringstools kunnen een geweldig inzicht geven bij het inrichten van een locatie, de (on-)mogelijkheden en maximale capaciteit op plekken. Postillion Hotels maakte een goed filmpje, dat deze ‘organisatorreis’ met aandachtspunten goed toelicht:

Jouw interne Van Dissel

Naast de kernfuncties als productie en programma in een organisatieteam, is het ook heel erg aan te raden om een ‘chief corona’ aan te stellen. Deze is hoofdverantwoordelijk voor alle maatregelen. Iemand die coördineert, die alles doorlopend dubbelcheckt met de richtlijnen en die op de dag zelf de regie neemt. Iemand die een ontsmettingsprotocol opstelt en als orakel op alle mogelijke vragen al een antwoord klaar heeft.

Hybride of carrousel

Veel events draaien om inspiratie, productpresentatie of activatie, zo veel mogelijk mensen bereiken met een idee, product of dienst. Omdat je altijd aan de maximale hoeveelheid bezoekers zit die je fysiek kunt verwelkomen, is het organiseren van een hybride event ook sterk aan te raden. Zo kun je het bereik vergroten en het voor iedereen toegankelijk maken, ook mensen die nog steeds niet fysieke ontmoetingen op prijs stellen.

Eerder schreef ik over de grote kansen, maar ook zeker uitdagingen rondom het digitaal organiseren van een event, wat je er niet ‘zomaar bij doet’. Belangrijk is om hier echt apart na te gaan denken over de klantreis en invulling van het programma.

Naast hybride, kan een carroussel-optie van een event ook een mogelijkheid zijn. Een dag in bijvoorbeeld drie tijdslots verdelen en zo het aantal bezoekers verspreiden.

Jouw event wel laten plaatsvinden

Uitdagingen alom. Maar het zorgt er uiteindelijk voor dat je in deze rare tijden, jouw event wél kan laten plaatsvinden.