Contentmigratie: 7 tips voor een succesvol project

Je verliest onnodig veel tijd, je verspilt onnodig veel geld of je krijgt een gigantische daling in bezoekersaantallen. Dit zijn zo maar drie valkuilen van een contentmigratie. Als het aan mij ligt, trap jij daar niet in. In dit artikel deel ik zeven tips voor een succesvolle contentmigratie.

• 1. Stem planning en beschikbaarheid van alle afdelingen op elkaar af
• 2. Ken je stakeholders en betrek ze op tijd
• 3. Begin met een goed voorbereide kick-off
• 4. Stel een duidelijke content governance op
• 5. Vergeet niet te testen
• 6. Begin op tijd aan de overdracht
• 7. Implementeer een content lifecycle

1. Stem planning en beschikbaarheid van alle afdelingen op elkaar af

Elke contentmigratie is een samenwerking tussen meerdere afdelingen of externe partijen. Bijna altijd zijn dat de volgende drie partijen.

1. De business. Meestal de afdeling marketing, e-commerce of een andere afdeling die verantwoordelijk is voor de commerciële kant van de website.
2. Het contentteam. De contentmanagers en webredacteuren die de content op de site beheren. Zij werken meestal in een CMS. Content zorgt dat alle pagina’s vindbaar, actueel, goed werkend en volgens de huisstijl zijn.
3. Development. De meer technische mensen zoals programmeurs en UX-designers die de ontwerpen van je nieuwe site vertalen naar code, componenten en paginastructuren. Zij richten vaak je nieuwe CMS in.

Let op afhankelijkheden

Elke afdeling heeft een eigen planning en eigen verantwoordelijkheden in het project. Om uitloop of vertraging te voorkomen, is het belangrijk dat je de planning en de prioriteiten met de drie afdelingen samen afstemt. Let daarbij goed op de afhankelijkheden van elkaar.

Een logische volgorde is bijvoorbeeld:

1. Het contentteam vult de pagina’s tussen 1 en 31 augustus.
2. De business geeft feedback tussen 21 augustus en 14 september.
3. Development fixt de bugs die content en business aandragen tussen 1 en 30 september.

Met zo’n gezamenlijk afgestemde planning weet elke afdeling wanneer er mensen beschikbaar moeten zijn.

2. Ken je stakeholders en betrek ze op tijd

Elke organisatie heeft meerdere stakeholders: personen of afdelingen die direct of indirect betrokken zijn bij het project. Inventariseer bij de start van je project wie de stakeholders van de contentmigratie zijn. En ken hun rol:

• Zijn ze verantwoordelijk voor de inhoud, het budget, de planning of de mensen?
• Moet je ze alleen informeren of zijn ze ook (mede-)beslisser?

Zo voorkom weerstand bij je stakeholders

In de meeste gevallen zijn er stakeholders binnen je project die verantwoordelijk zijn voor een onderdeel van de website. Als er tijdens de migratie iets verandert in hun onderdeel van de website, zijn ze daar misschien niet blij mee.

Het helpt om je stakeholders eerder te informeren over de veranderingen in hun pagina’s. Leg je stakeholders uit waarom je de veranderingen doorvoert vóórdat je ze doorvoert. Hoe eerder je de stakeholders betrekt, hoe kleiner de weerstand zal zijn.

Bijkomend voordeel van je stakeholders vroeg betrekken: er is nog ruimte in hun agenda om feedbackmomenten te plannen.

3. Begin met een goed voorbereide kick-off

Een goede start is het halve werk! Start je contentmigratie daarom met een kick-off met de business, het contentteam en development.

De voordelen van een kick-off

1. Elkaar face-to-face ontmoeten is goed voor de teamspirit. En voor de betrokkenheid bij het project.
2. Het is hét moment om het gezamenlijke doel te bespreken. En iedereen mee te krijgen.
3. Elke partij kan zijn plannen en ideeën presenteren. Om deze vervolgens bij elkaar te brengen.

Deze onderwerpen bespreek je tijdens de kick-off

Content 1-op-1 overnemen of optimaliseren?

Zet je de content van de huidige pagina’s 1-op-1 over? Of moet de contentafdeling de pagina’s inhoudelijk verbeteren? Stem dit met de contenteigenaren af en betrek hen bij het proces. Wat heb je wanneer nodig?

Look & feel van de nieuwe pagina’s

Bespreek functionaliteiten, design, kleurgebruik en de verschillende paginatypes.

De manier van werken

• Hoe wordt de content aangeleverd?
• Hoe vaak spreken jullie met elkaar af om de voortgang te bespreken?
• Hoeveel feedbackrondes spreken jullie af?
• Wat zijn de afhankelijkheden van elkaar en hoe gaan jullie ermee om?

Planning

• Wanneer gaan jullie live?
• Wat zijn de deadlines voor de verschillende stakeholders?
• Hoe ga je om met vertragingen?

Vooral de planning van development is voor het contentteam erg belangrijk. Zorg dus voor een planning die voorkomt dat zij op elkaar moet wachten.

4. Stel een duidelijke content governance op

Hoe zorg je ervoor dat de kwaliteit van de content ook na livegang van hoog niveau blijft? Met een ‘content governance’. Hierin staat:

• welke rollen en verantwoordelijkheden er op gebied van contentbeheer zijn,
• wat jullie beleid op gebied van content is. Denk aan kwaliteitseisen, huisstijl en paginaopbouw,
• hoe de processen verlopen. Denk aan redigeren, accorderen en publiceren, registreren van bugs, testen van functionaliteiten en ontwikkelen van nieuwe componenten.

Zorg dat je de dit soort afspraken al tijdens de contentmigratie vastlegt. Dan kan het ‘vaste team’ het websitebeheer van het ‘migratieteam’ soepel overnemen. En blijft de kwaliteit van je content, je systemen en je processen gewaarborgd.

5. Vergeet niet te testen

Continu testen tijdens de contentmigratie is onmisbaar. Hoe eerder je daarmee begint, hoe meer je kan bijsturen voordat je nieuwe site live gaat. Maak zo snel mogelijk een ‘levensechte’ voorbeeldpagina om de functionaliteiten te testen. Deze pagina deel je vervolgens met de stakeholders. Zo kunnen zij continu meekijken en bepalen of de content voldoet aan hun eisen.

Full review

Zodra de drie afdelingen (business, content en development) hun werk afgerond hebben, vindt er een volledige review plaats. Elke partij test de site op basis van een aantal testscenario’s. In zo’n review test je onder andere of de functionaliteiten, het design en de content voldoen aan de eisen die jullie vooraf hebben opgesteld.

6. Begin op tijd aan de overdracht

Na een contentmigratie nemen anderen het beheer van de nieuwe site weer over. Het is daarom belangrijk om al tijdens de contentmigratie te beginnen aan de overdracht. Schrijf een handleiding en plan een training voor de gebruikers van het nieuwe CMS. Houd daarbij de content governance in acht. Neem deze acties ook mee in je projectplanning, zodat de juiste mensen beschikbaar zijn.

7. Implementeer een content lifecycle

Een nieuwe site is een goed moment om de content lifecycle te implementeren. Een frisse start voor je contentprocessen! De content lifecycle is een proces waarin je de content continu meet, beoordeelt, aanpast, ontwikkelt en bijstuurt waar nodig. Dankzij een content life cycle blijft niet alleen je site, maar ook je CMS georganiseerd.

Heb jij nog andere tips op het gebied van contentmigratie? Deel het in een reactie!