Slimmer (thuis)werken: dé tips & trucs voor de zomer

Het afgelopen half jaar is voor veel mensen flink wennen geweest. We zijn massaal gaan thuiswerken en moesten ons aanpassen aan de virtuele manier van werken. Zoom-vermoeidheid, online brainstormsessies, verstoorde concentratie… Voel jij je ook wat vaker moe? Dat is niet zo gek, omdat er in deze tijd een stuk meer van ons brein wordt gevraagd. Hoe laat je dit in je vakantie écht los? Alle handige tips staan in dit artikel voor je op een rij.

Tooltips voor thuiswerken

Er zijn tegenwoordig zo veel tools beschikbaar, dat je door de bomen het bos even niet meer ziet. Welke tools zijn voor jou en je team geschikt, en welke niet? Moet je ze downloaden, een account aanmaken, betalen? Ik zet de beste tips voor je op een rij.

Doordat veel mensen verplicht thuis kwamen te zitten, werd online samenwerken een begrip. Tools als Slack, Basecamp, Calendly en G Suite komen hierbij goed van pas. Je schiet elkaar niet zomaar meer even aan. Maar meetings plannen, documenten geordend houden en taken verdelen zal in elk geval smooth sailing zijn.

Vergaderingen en meetings gaan online door. Ook voor videobellen-tools is er ruime keuze beschikbaar. Door gebruik te maken van bijvoorbeeld Zoom, Whereby, Eyeson en WebEx, kun je toch gemakkelijk vanuit je eigen huis overleggen met je collega’s.

Ook zijn er veel tips voor tools bij online brainstormsessies. Een whiteboard-tool is hiervoor uitermate geschikt. Er is tegenwoordig genoeg keuze om te kijken welke het beste past bij jou en je team. Denk bijvoorbeeld aan tools als Ayoa, Conceptboard of Mindmister. Check de lijst als je nog meer opties wil.

Ben je van plan om vanuit huis een design sprint te gaan doen met je team? Ook dan is er voor elke stap een geschikte tool. Denk aan Miro, Figma en GoToMeeting. Zo is die design sprint goed georganiseerd en prima te doen vanuit huis.

Zorg natuurlijk wel dat je online veiligheid voorop staat. Wil je meer weten over thuiswerken? Bekijk dan even deze tag.

Nog even op een rij:

• 22 ultieme tools voor online samenwerken
• 11 tools voor videobellen & online meetings
• 10 gratis whiteboard-tools voor online vergaderen & brainstormen
• De beste tools voor een design sprint op afstand
• Tips voor veilig en professioneel thuiswerken

Tips voor thuiswerken

Naast een goede tool voor videobellen is het ook belangrijk dat je weet waarop je moet letten als je in beeld bent. Hoe zorg je ervoor dat je persoonlijk overkomt in een online vergadering? Pelpina Trip deelt een aantal handvatten:

• Zet je webcam op ooghoogte
• Kijk in de cameralens
• Zorg voor een goede lichtval
• Ga dichter op de webcam zitten
• Zorg dat je goede audio hebt
• Praat in rondes

Nu het aantal videocalls voor vergaderingen en meetings zo sterk is toegenomen, kan het zijn dat je last krijgt van ‘videobelvermoeidheid’. Voor je hersenen kan het zwaar zijn om zo veel virtuele afspraken te hebben. Hoe voorkom je dan nog de Hangout-hangover?

1. Zeg by default ‘nee’: veel afspraken kunnen immers ook vervangen worden door een mailtje. Je spaart daarmee extra energie voor ander werk.
2. Vermijd multitasken: constant switchen tussen taken kan leiden tot een slechtere productiviteit en kost je brein veel energie.
3. Neem vaker een pauze: zowel fysiek als mentaal is pauze nemen goed voor je. Het verhoogt je concentratie en productiviteit.

Wil je meer handige tips tegen je Hangout-hangover? Die vind je hier.

Werk slimmer door je concentratie vast te houden

Over concentratie gesproken: merk jij ook dat je continu afgeleid bent nu je thuis werkt? Er is altijd wel iets dat je tussendoor even kunt doen. Tel eens hoe vaak je op een dag afgeleid bent tijdens het thuiswerken en schrijf alle afleiders op. Schrik je van de lengte van het lijstje? Volg dan deze stappen:

1. Maak een lijstje van dingen die in je hoofd rondspoken. Schrijf het in een notitieboekje of spreek het in op je telefoon – als het maar uit je hoofd is.
2. Train je aandachtsspier met bijvoorbeeld een mindfulness-app.
3. Probeer niet steeds van taak te wisselen, maar focus je op één ding.

Merk je dat het nog steeds niet lukt om je te concentreren? Dan is het een idee om op zoek te gaan naar je flow. De tijd gaat snel voorbij, je krijgt lekker veel gedaan en zit er helemaal in. Om dit te bereiken moet je weten welke factoren er aanwezig waren toen je al eerder in je flow zat: creëer dan zelf de omstandigheden hiervoor. Luisterde je kalmerende muziek? Zet je koptelefoon op en ga ervoor.

Daarnaast kun je voor productief thuiswerken zorgen dat je met een frisse start begint. Fietsen naar je werk (of van de auto naar kantoor lopen) zit er even niet in. Zet in plaats daarvan de douche lekker koud, en je bent meteen wakker. Zorg dat je een goede werkplek hebt en niet gestoord wordt. En ook niet onbelangrijk: zoek een pauzeschema dat voor jou goed werkt.

En daarnaast: voel je vooral niet schuldig als je wél een keer boodschappen doet of de hond uitlaat tussendoor. Dit zorgt juist voor meer productiviteit en creativiteit als je aan het werk bent.

Nog even op een rij:

• Vergaderen met webcam: praktische tips om goed over te komen
• Zoom-vermoeidheid en Hangout-hangover: 5 tips om het tegen te gaan
• Koester je concentratie, zo laat je je niet afleiden
• Zo kom je gemakkelijker in een flow
• 3 dingen die je beter anders kunt doen als je thuis werkt

Neem écht vakantie

Of je nou toerist in eigen land gaat spelen of toch lekker naar het buitenland gaat, vakantie hebben we allemaal nodig. Maar het is wel de bedoeling dat je dan ook écht vakantie neemt. Om te zorgen dat je minder inbox-stress hebt voor je op vakantie gaat, kun je van tevoren een standaardantwoord instellen op je mail. Dus niet:

• Ik bekijk mijn e-mail minder vaak
• Ik heb waarschijnlijk beperkt toegang tot mijn e-mail
• Als je e-mail dringend is, reageer ik zo snel ik kan

Dan ben je dus niet helemáál weg en ga je waarschijnlijk alsnog stiekem je inbox checken tijdens je vakantie. En dat is nou juist niet de bedoeling! Nee, zorg voor een duidelijk standaardantwoord dat aangeeft dat je weg bent.

Wijs de zender door naar een collega, of geef aan dat de mail verwijderd wordt en dat het nog een keer gestuurd kan worden na de datum dat je terug bent. Ook kun je regels of labels instellen zodat alle mailtjes die je binnenkrijgt meteen in het goede mapje geplaatst worden. Maakt het bij terugkomst meteen een stuk overzichtelijker.

Om écht te kunnen relaxen en te zorgen dat je werkvrij op vakantie gaat, is het handig als je van tevoren je werkzaamheden overdraagt aan collega’s, zodat jij niet op het strand tóch nog even je mail checkt. Je collega’s pakken dan immers de dringende zaken voor je op tijdens jouw afwezigheid. Kun je niet helemaal afwezig blijven? Plan dan vaste werkmomenten in, bijvoorbeeld alleen woensdagmiddag van 15 tot 16 uur. Zo ga je stressvrij die vakantie in. ☀️

Mocht je toch door willen werken, dan ben je zeker niet de enige. Tegenwoordig zijn er veel fans van de #vanlife: mensen die al rondtrekkend hun werk (op afstand) doen. Deze tips en tools kunnen voor jou ook van pas komen. Koop bijvoorbeeld een MiFi (mobiele WiFi) waarmee je je eigen hotspot creëert.

De vakantie is voorbij. En nu?

En dan is het moment weer daar: je vakantie is voorbij en je moet weer aan de bak. Hoe houd je dat vakantiegevoel vast? Eén tip: begin niet met je inbox. Klets eerst even bij met collega’s zodat je beter weet waar je ongelezen mailtjes over gaan. Ga aan de slag met de inspiratie die je tijdens je vakantie hebt opgedaan.

Heb je interessante boeken gelezen of podcasts beluisterd? Maak een lijstje met ‘later/misschien’. Zo hoef je deze projecten niet meteen op te pakken, maar blijven ze wel op je radar staan voor een ander moment tijdens het thuiswerken.

Nog even op een rij:

• Out-of-office! Minder inbox-stress rondom je vakantie
• Werkvrij op vakantie? 5 tips voor een ongestoorde reis
• #vanlife: freelancen vanuit de camper
• Zo houd je het vakantiegevoel op kantoor vast

Inspiratie tijdens je vakantie

Ben jij zo iemand die ook op vakantie altijd iets nuttigs moet doen? Om je te inspireren tijdens je vrije dagen, hebben we samen met de Frankwatching-community een mooie boekenlijst opgesteld met must-reads voor deze zomer. Slimmer werken, marketing, analytics… Er valt altijd wel iets te leren, toch? En als je gek bent (of wil worden) op podcasts, check dan zeker deze aanraders over marketing, social media en persoonlijke ontwikkeling. Zo kom jij je dagen op het strand wel door!

De kans is groot dat je tijdens je vakantie een reflectiemomentje hebt om terug te kijken op de doelen die je wel of niet hebt gehaald dit jaar. Mijn collega Tineke Pauw schrijft dat zelfontwikkeling helemaal hot is, maar dat je toch op moet passen met streven naar de perfecte versie van jezelf. Het is oké om te stuntelen!

Heb je veel last van uitstelgedrag? Ga dan aan de slag met je negatieve emoties en zorg dat je je tijd per taak indeelt, zegt Linda Passies. Zo ben je intrinsiek meer gemotiveerd om je tijd optimaal te gebruiken.

Nog even op een rij:

• 11 boeken die je deze zomer wil lezen [tips van de Frankwatching-community]
• 25+ podcasts over marketing, social media & persoonlijke ontwikkeling
• Alweer je doelen niet gehaald? Het ligt niet aan jou
• Last van uitstelgedrag? Dat komt door je negatieve emoties

Na het afgelopen halve jaar, met de plotselinge switch naar (virtueel) thuiswerken, kun je vast een goede vakantie gebruiken. Met deze tips geniet je tijdens je vakantie van je rust en ná je vakantie weer van je werk.

Meer, meer, meer?

Ook interessant voor deze zomer: de summerread over social media, content(marketing) en communicatie en deze top 11 boeken.

Veel leesplezier!