Hoe maak je van een bestaand intranet een volledige digitale werkplek?

Het intranet is bij veel bedrijven een belangrijk platform om informatie te delen met medewerkers. Ook kun je medewerkers hier onderling met elkaar in contact brengen. Een goede onderlinge communicatie cruciaal. Maar hoe maak je optimaal gebruik van alle mogelijkheden die intranetoplossingen bieden? En hoe maak je van een bestaand intranet de ultieme digitale werkplek?

4 ontwikkelingsstadia voor intranetten

Door jarenlange samenwerkingen met bedrijven, heb ik ontdekt dat er 4 ontwikkelingsstadia zijn van een intranetoplossing. Deze 4 stadia zijn te onderscheiden door onder andere het bereik van de functionaliteiten, de focus op de gebruikservaring en betrokkenheid van de medewerkers. In dit artikel neem ik je graag mee langs deze fases van ontwikkeling. Ook deel ik tips om je intranet door te ontwikkelen tot een volledige digital workplace (digitale werkplek).

Fase 1. Traditioneel intranet

Het traditionele intranet is de meest eenvoudige versie. Het is vooral bedoeld voor het delen van informatie richting werknemers. Dit basiscommunicatiekanaal is snel op te zetten, eenvoudig in gebruik en heel nuttig bij het informeren van medewerkers over bedrijfsgerelateerde zaken.

Tegelijkertijd functioneren veel van deze puntoplossingen heel topdown. Er zijn geen extra functies en personalisatiemogelijkheden beschikbaar.

Fase 2. Geavanceerd intranet

In deze fase faciliteert een intranet de samenwerking binnen afdelingen en tussen verschillende afdelingen. Belangrijke functies zijn bijvoorbeeld kennisbanken, blogs en documentbeheer. Medewerkers gebruiken deze functies om samen te werken en met anderen te discussiëren over hun werk. Een geavanceerd intranet bevordert de betrokkenheid tussen medewerkers.

Je ziet wel dat organisaties in deze fase vaak meerdere tools van verschillende aanbieders inzetten. Deze verschillende applicaties en systemen zijn niet altijd goed te integreren en werken ook niet naadloos samen. In de praktijk kan dit betekenen dat werknemers moeten schakelen tussen systemen en mogelijk zelfs dingen dubbel invoeren. De integratie van systemen is een belangrijk aandachtspunt in deze fase.

Fase 3. Basic digital workplace

Veel organisaties kennen de uitdaging van haperende interne werkprocessen. Dit verhoogt de frustratie bij werknemers en heeft invloed op de werknemerstevredenheid. Het kan zelfs een doorslaggevende factor worden voor medewerkers om van baan te veranderen.

Organisaties in de derde ontwikkelingsfase richten zich op het verhogen van de productiviteit en het stimuleren van samenwerking binnen de organisatie. Een basic digital workplace stelt werknemers in staat om werkprocessen binnen het platform uit te voeren. Voorbeelden van processen die op deze manier gestroomlijnd kunnen worden:

• Onboarden
• Productontwikkeling
• Reageren op werktickets
• Troubleshooting

Het verplaatsen van werkprocessen naar één platform met mobiele functionaliteiten verhoogt de productiviteit en levert ook een positieve bijdrage aan de werknemerstevredenheid.

Fase 4. Full digital workspace

In de fase van een volledige digital workspace ligt de nadruk op de employee experience. Door medewerkers een optimaal passende werkervaring te bieden, ontstaan geweldige resultaten, ongeacht of processen en technologieën veranderen. Door gebruik te maken van analyses, artificial intelligence en machine learning kan een digital workplace werknemers ondersteunen bij hun taken. Denk aan het aanleveren van het leveren van benodigde kennis, taken automatiseren en belanghebbenden realtime waarschuwen voor mogelijke knelpunten in het bedrijfsproces.

Door het intranet door te ontwikkelen tot een digitale werkplek ontstaat de perfecte tool voor het creëren van een optimale employee experience. Deze vierde fase komt op dit moment bij steeds meer organisaties in de belangstelling. Daar heeft de noodzakelijke thuiswerkcultuur van de afgelopen maanden zeker een belangrijke bijdrage aan geleverd. Zo creëerde zorginstelling Philadelphia in coronatijd bovenop hun intranetplatform een volledige digitale omgeving ter vervanging van de dagbesteding voor hun cliënten.

Waarom je intranet doorontwikkelen?

Misschien ben je tevreden met de intranetoplossing die er op dit moment staat in jouw organisatie. Dan zou ik je toch willen uitdagen om na te denken over de volgende vragen:

• Faciliteer je op dit moment alle medewerkers optimaal bij hun werk?
• Zijn je werkprocessen voldoende gestandaardiseerd en toegankelijk vanaf elke gewenste locatie?
• Ben je dus wendbaar en flexibel in bijzondere situaties zoals we de afgelopen maanden hebben meegemaakt?
• Is jullie huidige oplossing futureproof?

Ik geloof dat alleen een full digital workplace met analytische integratie en met focus op de employee experience echt toekomstbestendig is. Deze flexibele, aantrekkelijke en gezamenlijke werkomgeving is het best bestand tegen de disrupties zoals we nu meemaken met het coronavirus.

Hoe ontwikkel je een intranet door tot full digital workplace?

Voor het realiseren van een effectieve digitale werkplek is een duidelijke visie en een proactieve aanpak nodig. Het moet naadloos aansluiten bij wat de medewerkers en de organisatie nodig hebben. Dus er is helaas geen blauwdruk die in alle gevallen past. Wel deel ik graag een stappenplan dat je kan helpen in het ontwikkelproces.

Stap 1. Strategie

Begin met het creëren van een visie op de digitale werkplek en het vaststellen van duidelijk gedefinieerde doelen. Raadpleeg daarbij alle noodzakelijke partijen zoals IT, sales, marketing, financiën, legal en HR om gezamenlijk haalbare doelen te stellen. Enkele vragen die je elkaar kunt stellen zijn:

• Wat zijn de belangrijkste organisatorische drijfveren?
• Welke obstakels houden een effectieve digital workplace tegen?
• Hoe meten we het succes?
• Wat is de total cost of ownership?
• Wie gaat het platform controleren en onderhouden?

Stap 2. Benadruk employee experience

Bij een full digital workplace staat de ervaring van medewerkers centraal. Daarom is het cruciaal om rekening te houden met de volgende vragen:

• Wat zijn de belangrijkste drijfveren van de medewerkers?
• Hoe voeren medewerkers hun werk uit?
• Wat zijn de grootste frustraties van werknemers in hun dagelijks werk?
• Wat heeft de bedrijfscultuur nodig om de werknemerstevredenheid te verhogen?

Uiteraard blijven deze vragen relevant, ook als de digital workplace is gerealiseerd.

Stap 3. Selecteer de juiste tools

Op basis van de uitkomsten van de bovenstaande stappen kun je de tools selecteren en implementeren die bijdragen aan het realiseren van de strategie en de behoeften van de werknemers. Zorg er wel voor dat de oplossingen die je toevoegt niet alleen flexibel zijn. Je moet ze ook kunnen integreren en verbinden met andere technologieën die je wellicht in de toekomst toevoegt aan je digitale werkplek. Verander dus niet je strategie om je technologie te laten werken. Zorg er juist voor dat de technologie aansluit bij je visie.

Stap 4. Monitoring

Deze stap blijft altijd actueel. Zorg dat je monitort hoe de medewerkers de digital workplace ervaren. Zijn er misschien aanpassingen in de strategie of de technologie nodig? De verwachtingen van werknemers en trends in de arbeidsmarkt zullen veranderen. Daardoor kan een heroverweging van de strategie of het toevoegen of verwijderen van tools nodig zijn. Blijf hier dus altijd alert op.

Digitale werkplek: cruciale verbinder

Niemand kan nu al zeggen hoe organisaties er over 10 of zelfs 5 jaar uitzien. En een digitale werkplek is natuurlijk maar een onderdeel van de digitale transformatie van organisaties. Maar het is wel een cruciale verbinder van functionaliteiten, processen en bedrijfscultuur tot een integrale digitale werkomgeving voor medewerkers.

Als organisaties in de toekomst ook succesvol willen blijven, is het belangrijk om nu de focus te leggen op employee experience. Een digital workplace geeft je de tools in handen om het verschil te maken voor jouw organisatie.