PIM-systeem: artikelbeheer voor je webshop

Het product information management-systeem (PIM-systeem) is al jaren een belangrijk onderdeel van grote B2B-organisaties. Het PIM-systeem wordt gebruikt als aanvulling op ERP-data (enterprise resource planning) of als centrale bron voor productdata. Misschien heb je er zelf ook al eens over nagedacht om met een PIM-systeem te gaan werken. In dit artikel leg ik uit waarvoor een PIM-systeem dient en wanneer het een goede uitkomst voor je kan zijn.

PIM in B2B

PIM helpt onder andere met het verschaffen van eenduidige en toegankelijke informatie voor bijvoorbeeld datadistributeurs van brancheorganisaties. Daarnaast zie je PIM-systemen veelal bij groothandels om de – door leveranciers aangeleverde – data te comprimeren tot een uniform informatiepakket. Vooral in gestandaardiseerde branches zoals de bouwbranche, installatiebranche en autobranche zorgt een PIM-systeem voor veel tijdbesparing.

Met een PIM-systeem kunnen kleinere bedrijven probleemloos data van leveranciers en producenten importen en bekijken. Ook kunnen groothandels of producenten met dit systeem makkelijk datapakketten bij afnemers in het gewenste formaat afleveren.

Traditioneel B2C artikelbeheer

Productdatamanagement is vaak één van de laatste zorgen bij het lanceren van een nieuwe (beginnende) webshop. Het visuele ontwerp (UX/UI), de structuur en inhoud, het contentmanagementsystem en de e-commercestrategie zijn vaak de eerste thema’s waarover nagedacht wordt. Toch is productdatamanagement wel degelijk iets om vanaf het begin over na te denken.

Artikelbeheer wordt voornamelijk gedaan in de backend van het desbetreffende platform. Vaak werkt dit prima voor een klein assortiment. Maar wanneer het bedrijf gaat groeien – en dus normaal gesproken een groter assortiment gaat hanteren – blijkt deze manier van assortimentsbeheer vaak tijdrovend en beperkt.

Zo beheert en muteert de gemiddelde webshop de productdata vaak handmatig of door middel van simpele Excel of XML-bestanden. Ook grotere e-commerceplatformen als Magento commerce zijn niet toereikend genoeg voor snel en compleet artikelbeheer. Hierin zijn de opties op productniveau zeer uitgebreid, maar het muteren en toevoegen van data op grote schaal is lastig beheersbaar.

Eveneens zie je vaak dat het lastig is om met bovengenoemde constructies de prijzen up-to-date te houden. Het kan ook erg veel tijd kosten om bijvoorbeeld productspecificaties actueel te houden.

Wanneer heb ik een PIM-systeem nodig?

Er zijn een aantal signalen die erop kunnen wijzen dat een PIM-systeem nodig is, zoals:

• Het actueel houden van productdata neemt een groot deel van de capaciteit van je marketingteam in beslag.
• Je werkt met veel verschillende mensen aan productdata.
• Door de grote hoeveelheid verschillende CSV-, TXT- en XSLX-bestanden (aangeleverd door bijvoorbeeld leveranciers) is er geen overzicht meer.
• Er is sprake van veel retouren door onjuiste data.
• Het aanleveren van de juiste bronbestanden bij resellers of klanten is onmogelijk dan wel tijdrovend.

Naast de bovengenoemde punten kan een PIM-systeem ook helpen bij het versterken van de e-commercekanalen. Consistente productdata zorgt niet alleen voor de juiste productdata op de juiste productdetailpagina, maar het heeft ook nog andere voordelen:

• Een goed PIM-systeem versterkt de feed-managementtools, denk hierbij aan een Channable.
• Een PIM-systeem kan je productassortiment in elk wenselijk formaat exporteren, zodat je data altijd in de juiste vorm bij je klanten kunt aanleveren.
• Een werkend PIM-systeem verbetert de zoekacties op je website.

Wat moet een PIM-systeem in een B2C-omgeving kunnen?

Vaak wordt er gedacht dat alle PIM-systemen hetzelfde zijn. In zekere zin is dit waar, maar er zijn wel degelijk verschillen. Zo zijn er een aantal musts die een PIM-systeem moet hebben om het in een B2C-omgeving tot een succes te maken. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de verschillende wensen en functionaliteiten.

In kaart brengen van de wensen

Zoals eerdergenoemd zijn er talloze redenen waarom je een PIM-systeem nodig kan hebben. Het is daarom belangrijk om goed na te denken voordat je een systeem kiest. Hieronder staan een aantal voorbeelden van prioriteiten die je als eigenaar of beheerder van een webshop zeker serieus zou moeten nemen (geformuleerd in de MoSCoW-methode).

M (must have)	S (should have)	C (could have)	W (won’t have)
Integratie met feed management- systeem	Mutaties in productdata zijn direct zichtbaar	Inzetbaar voor content distributie	Automatische statuscode synchronisatie producten van brancheplatform
Makkelijk te integreren met ERP/DAM-systemen	Integratie met branche-leveranciersplatform	Real-time voorraad updates	Logging per gebruiker
Import en export mapping volgens laatste standaarden van branche- organisaties	Gebruiksvriendelijk voor alle medewerkers	Inzien statistieken betreft volledigheid productdata
Eenvoudige taxonomie en classificatie van producten	Eenvoudig beheer van productinformatie in verschillende talen

Voordat je opzoek gaat naar het juiste PIM-systeem voor jouw bedrijf zijn er nog een aantal vragen die je jezelf kunt stellen:

• Welke kanalen en datastromen zijn voor mij van belang?
• Welke werkprocessen kunnen door PIM ondersteund worden?
• Is het duidelijk hoe het PIM-systeem binnen een ERP functioneert?
• Kan ik uit de voeten met een standaard systeem of is er een op maat gemaakte oplossing nodig?

Het kiezen van een PIM-systeem kan erg lastig zijn, omdat de functionaliteiten per systeem ontzettend uiteenlopen. Breng daarom je situatie goed in kaart en raadpleeg experts voordat je in gesprek gaat met aanbieders van PIM-systemen.