Dé checklist voor een succesvol online event

De ontwikkelingen rondom het coronavirus hebben een grote invloed op de eventbranche. Doordat er geen fysieke events plaats kunnen vinden, moeten steeds meer eventmanagers zich in no time specialiseren om ‘professionals’ te worden op het gebied van online events. Maar hoe organiseer je een online event? Welke tools kun je gebruiken? En welke onderdelen moet je echt niet vergeten?

Checklist online events

Om mijn kennis over online events te vergroten en meer inzichten te krijgen in deze nieuwe vorm van aanpak, heb ik de Crash Course Online Events van Momice gevolgd. Aangevuld met research over online events en onze eigen ervaringen bij Frankwatching heb ik een checklist opgesteld die iedere eventmanager kan gebruiken bij het organiseren van een online evenement. Wil je precies weten welke onderdelen je niet moet vergeten om jouw online event tot een succes te maken? Gebruik dan deze checklist!

Voorafgaand aan het online event

1. Bepaal de doelstellingen van jouw online event

De basis van offline en online events is gelijk aan elkaar. Zo start ook de organisatie van een online evenement met het bepalen van je doelstellingen. Deze doelstellingen gaan over het gedrag van je doelgroep, want je wil met jouw online event iets bij hen teweeg brengen. Na het formuleren van je hoofddoelstelling kun je subdoelstellingen formuleren voor de verschillende fases van het event. Kijk bijvoorbeeld voorafgaand aan het event naar het aantal bezoekers op je eventwebsite, het aantal aanmeldingen, het type deelnemers en het aantal downloads van documenten.

2. Maak een doelgroepanalyse

Verdiep je in de doelgroep door een grondige doelgroepanalyse te maken en persona’s te ontwikkelen. Probeer erachter te komen wat zij willen bereiken en hoe jij hier met jouw online event aan bij kan dragen. Kijk ook naar waar zij tijdens hun werkzaamheden tegenaan lopen en hoe jij hier tijdens jouw online evenement een oplossing voor kan bieden. Deze informatie kun je vervolgens inzetten bij de communicatie-uitingen in alle fases van het event.

3. Stel je kernboodschap op

Formuleer voorafgaand aan jouw online event wat de kernboodschap is. In de kernboodschap formuleer je wat je bij de deelnemers over wil brengen. Een voorbeeld hiervan is: “Als je meer kennis wil verkrijgen over trends en ontwikkelingen binnen de marketingcommunicatiebranche, sluit je dan aan bij onze community.” Bepaal na het formuleren van de kernboodschap de inhoud en het format van jouw online event.

4. Stel het marketingplan op

Bij live events wordt nog te vaak een event als opzichzelfstaande dag gezien. Grijp bij je online event de kans om dit anders aan te pakken. Zorg voor een doordachte flow, maak je publiek warm met inhoudelijk sterke content vooraf, verleid ze om dat ticket te scoren! Breng al die sterke content samen op je online eventdag. Maar zorg ook zeker dat deze daarna nog on demand te zien is. Verspreid de content in je follow-up en zorg dat je deelnemers van a tot z betrokken zijn en gevoed worden met relevante informatie.

5. Kies een tool

‘Normaal’ koos je als eventmanager een locatie voor je event op basis van ligging, bereikbaarheid en uitstraling. Dat valt weg als je een online event organiseert. Dan zoek je de beste online omgeving. Bedenk bij het selecteren van de juiste tool goed welke techniek belangrijk is voor jouw event. Volstaat alleen een livestream? Of wil je ook de evenementbeleving creëren met een volledige online omgeving met programma’s, interactie en aandacht voor sponsoren?

Aandachtspunten hierbij zijn:

• Het aantal deelnemers
• Wel of niet live uitzenden
• Uitzenden vanuit huis of vanuit een studio
• Mogelijkheden voor interactie
• Zichtbaarheid van sponsoren

Allemaal keuzes die jij als organisator vooraf moet maken. Maak vervolgens twee lijsten: must-haves en nice-to-haves. Ga online op zoek naar bronnen die tools vergelijken en kijk wat bij jou event past. Begin met de must-haves en kijk daarna welke nice-to-haves bovenaan jouw lijstje staan.

Er zijn veel verschillende gratis tools om livestreams op te zetten. Je kunt bijvoorbeeld op YouTube direct een livestream uitzenden. Daarnaast kun je ook Zoom gebruiken om met meerdere sprekers tegelijk in gesprek te gaan. Deze beelden kun je vervolgens direct op YouTube uitzenden.

6. Zorg voor alle benodigdheden voor jouw livestream

Voor het organiseren van een livestream heb je ten eerste een camera en een microfoon nodig. Daarnaast kun je bij grotere online events een encoder gebruiken. Een encoder vertaalt de input vanuit de camera en microfoon naar een bestand dat jouw computer kan begrijpen. Met bijvoorbeeld een software-encoder kun je gemakkelijk schakelen tussen verschillende camera’s en microfoons, waardoor je meer inspeelt op de beleving van de bezoeker. Er zijn verschillende encoders. Welke je gebruikt, ligt aan de grootte van jouw livestream. Ten slotte heb je voor het uitzenden van jouw livestream een platform nodig. Voorbeelden hiervan zijn YouTube of Vimeo.

7. Stel een compact en afwisselend programma op

Je herkent het wel, na een online meeting van een uur is je energieniveau gedaald en ben je snel afgeleid. Dit geldt ook voor de deelnemers van jouw online event. Om deelnemers betrokken te houden, is het belangrijk om een compact en afwisselend programma aan te bieden – van ongeveer 3 uur. Vergeet ook niet om pauzes in je programma te zetten. Op deze manier geef je de deelnemers de gelegenheid om de informatie te laten bezinken en natuurlijk even wat te eten en te drinken.

8. Denk aan televisie: stel een script op!

Eigenlijk is een livestream net als televisie maken. Stel voor jouw online event een script op, zodat je precies weet welke onderwerpen je wil bespreken. Zorg bijvoorbeeld dat je met de dagvoorzitter al goed hebt nagedacht over de eerste paar zinnen bij het openen van de livestream. Verdiep je ook in de sprekers en kijk welke vragen interessant zijn om tijdens het event te stellen.

9. Vraag medewerkers om je te helpen achter de schermen

Achter de schermen van een online event vinden verschillende activiteiten plaats. Regel voor het event medewerkers die tijdens het event verantwoordelijk zijn voor deze activiteiten.

Zo moet er iemand zijn die tijdens het event de regie heeft over het beeld en de audio. Daarnaast moet er iemand aanwezig zijn die alles achter de schermen in goede banen leidt en de vragen op de chat beantwoordt. Als eventmanager ben je aanwezig om overzicht te houden over alles wat er speelt. Zorg er natuurlijk ook achter de schermen voor dat je 1,5 meter afstand van elkaar kunt houden.

10. Prikkel al de beleving van de deelnemers

Ook voorafgaand aan jouw online event is het mogelijk om de beleving van de deelnemers te prikkelen. Stuur hen bijvoorbeeld een belevingspakket op met daarin verschillende onderdelen die de deelnemers tijdens jouw online event nodig hebben.

Een voorbeeld hiervan is de eventbox van D&B Eventmarketing. Voorafgaand aan hun online relatie-event D&B Rosé 2020 reisden de organisatoren het land af om bij alle 200 relaties de eventbox te brengen. In deze eventbox zaten verschillende tools die tijdens het online event werden gebruikt. Zo ook een mini-wijnproeverij, zodat het event toch nog traditiegetrouw kon worden afgesloten met de D&B Rosé Proeverij.

11. Stuur de link van de livestream

Stuur de deelnemers voorafgaand aan het event een mail met daarin de laatste praktische informatie en de link naar de livestream. Op deze manier weten de deelnemers op de dag van het online event precies waar ze moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht. Zorg ook een aantal minuten voor het event voor een wachtruimte waarin duidelijk wordt gecommuniceerd wanneer de livestream start.

Tijdens het online event

12. Zorg voor interactie

Bij het organiseren van offline events wisten we al dat publieksinteractie belangrijk is, maar bij online is dit essentieel. Door gebruik te maken van interactie zorg je er namelijk voor dat je publiek zich betrokken voelt en van begin tot eind geboeid blijft bij jouw event. Er zijn verschillende soorten publieksinteractie.

Om interactie te creëren kun je tijdens je livestream bijvoorbeeld vragen van deelnemers behandelen. Vraag bij het openen van de livestream aan je deelnemers hoe zij erbij zitten en hoe zij aankijken tegen het thema van het event. Houd hierbij wel rekening met de progress time. Als je een vraag stelt, duurt het namelijk minimaal 20 seconden totdat de spreker de vraag binnen ziet komen.

Bij het stellen van vragen kun je ook gebruikmaken van Wordcloud. Als je een vraag aan je deelnemers stelt, worden de woorden die zij het vaakst noemen, groter in beeld gebracht. Daarnaast is het interessant om een quiz te maken om erachter te komen of de informatie juist is overkomen. Een voorbeeld hiervan is Kahoot!.

13. Speel in op de beleving van je deelnemers

Ook op een online event is het van belang dat je inspeelt op de beleving van de deelnemers. Maak bijvoorbeeld gebruik van beeldmateriaal. Laat sprekers een persoonlijke videoboodschap opsturen of maak een eigen brandmovie. In een brandmovie kun je op een persoonlijke wijze een kijkje achter de schermen geven bij jouw organisatie. Wat ook de beleving van de deelnemers kan prikkelen is livemuziek. Laat iemand tijdens de pauzes zingen of gitaarspelen om je deelnemers betrokken te houden.

14. Zorg voor netwerkmogelijkheden

Ook online is het mogelijk om de deelnemers en partners met elkaar in contact te laten komen. Zo zijn er bijvoorbeeld tijdens breakout-sessies verschillende netwerkmogelijkheden. Zorg dat je voorafgaand aan het event deze groepen hebt gemaakt en de deelnemers een link hebt gestuurd. Zo kunnen deelnemers tijdens het online event direct naar de breakout-sessies gaan. Laat deelnemers zichzelf tijdens deze sessies eerst kort introduceren. Vervolgens kunnen deelnemers aan de slag met groepsopdrachten en met elkaar sparren over onderwerpen. Ook partners en sponsoren kun je goed zichtbaar maken, zodat er waardevolle contacten gelegd kunnen worden tijdens het event.

Na het online event

15. Content bewerken

Als de livestream af is gelopen, is het tijd om je video te bewerken. Zo kun je bijvoorbeeld stukken die niet soepel verliepen eruit knippen en een intro en outro toevoegen. Simpele editors die je kunt gebruiken zijn Vimeo en iMovie, uitgebreider kun je gebruik maken van Adobe Première Rush en Pro. Als de livestream is bewerkt, kun je deze naar de deelnemers sturen, zodat ze alles op een later moment terug kunnen kijken.

16. Hergebruik je content

Kijk verder dan alleen de livestream op dat moment. Alle content die op dat moment op beeld staat kun je inzetten om mensen te inspireren. Knip bijvoorbeeld learnings uit de livestream en deel deze op social media. Ook kunnen sprekers deze content op hun eigen socials delen. Daarnaast kun je deze content gebruiken in het voortraject van een volgende editie.

17. Stuur je deelnemers een enquête

Stuur de deelnemers na het event een enquête met daarin verschillende vragen over jouw online event. Daarnaast is het bij sommige tools ook mogelijk om direct na de sessie feedback te vragen. Op deze manier kun je checken of je de verwachtingen van je deelnemers hebt ingelost.

18. Meten is weten

Analyseer ten slotte het kijkgedrag van je deelnemers gedurende de livestream. Wanneer haken deelnemers af? Bekijk ook wanneer deelnemers chats sturen en wat deze berichten inhouden. Leg de resultaten uit de analyses naast je evaluatie en kijk wat je hieruit mee kunt nemen voor een volgende editie.

Klaar voor jouw online event

Ik hoop dat deze checklist je inzicht heeft gegeven in een aantal belangrijke onderdelen die je niet moet vergeten bij het organiseren van een online event. Heb je alle checks doorlopen? Dan is het tijd om live te gaan! Of zoals in de televisiewereld: Lights? Camera? Action!

Heb jij nog tips of aandachtspunten voor het organiseren van een online event? Laat dan een reactie achter, ik hoor het graag.