Meer interactie in een online webinar, workshop of event

We dromen allemaal van de interactie op een normale netwerkdag. De zaal zit vol en verwachtingsvolle ogen kijken naar het podium. De dagvoorzitter opent met verve de dag, laat de aanwezigen opstaan als ze meer dan een half uur of een uur gereisd hebben en vraagt wat de deelnemers komen halen en bijdragen aan de bijeenkomst. Hoe zorg je voor deze interactie tijdens online bijeenkomsten?

Succesfactoren toen en nu

Bij bijeenkomsten in een zaal hangt de opbrengst vaak af van het verloop van het opstarten, verdiepen en afronden. Deze drie fasen staan ook op het programma van online bijeenkomsten. Toch zijn andere factoren minstens zo belangrijk voor een online bijeenkomst. Wanneer de technologie, het procesontwerp en de focus van de gespreksleider en deelnemers op orde zijn, is de interactie mogelijk die nodig is voor goed resultaat in de echte wereld.

Helaas zijn veel online bijeenkomsten nog vreselijk traag en onproductief. Voorzitters en sprekers vinden het lastig om de communicatie tussen deelnemers in goede banen te leiden. In dit artikel lees je hoe jij succesvolle online interactie via een videoverbinding voor elkaar krijgt.

Kies wat moet gebeuren tijdens bijeenkomst

Auteur Penny Pullan stelt in haar boek Virtual Leadership dat een succesvolle online bijeenkomst maximaal anderhalf uur duurt. Je moet dus echt kiezen wat deelnemers tijdens de bijeenkomst doen.

Bijeenkomsten zijn vaak gericht op:

1. Het verkopen van ideeën (webinar)
2. Besluitvorming (dialoog)
3. Leren en innoveren (workshop)
4. Netwerken (corporate event of beurs)

Voor elke gewenste opbrengst verzorg je een andere soort interactie.

1. Webinar

Bij het verkopen van ideeën of het overbrengen van kennis heb je niet zo veel interactie nodig. De deelnemers verdiepen hun kennis hiermee individueel en hoeven geen interactie met elkaar te hebben. Tijdens het luisteren stellen ze eventueel vragen in de chat en de gespreksleider kan dan de vragen voorleggen aan de spreker. Bij een paneldiscussie kun je er ook voor kiezen om alleen de panelleden te tonen in video en de gezichten van de overige deelnemers te verbergen.

Voor meer betrokkenheid bij een keynote houd je een enquête. Als je voor de enquête een site als Poll Everywhere gebruikt, kun je de resultaten ook gelijk integreren in de PowerPoint die je deelt.

Wissel het tonen van de PowerPoint af met je gezicht en gebruik de functionaliteit waarmee je je pointer in een pen verandert. Op die manier kun je tijdens het praten tekenen of onderwerpen te markeren. Werkt betoverend op je publiek!

2. Dialoog

Als je wil weten wat in een groep leeft om je strategie te bepalen, organiseer je een dialoog of groepsinterview. De interactie tussen de deelnemers is gericht op exploreren en expliciteren.

Conventionele gespreksstructuren zijn vaak te beperkend (presentaties) of te ongeorganiseerd (open discussie) om de creativiteit en kunde van alle deelnemers online te benutten. Hierdoor ontstaan frustratie, uitsluiting en er worden foute besluiten genomen. De eenvoudige werkvormen van de liberating structures blijken online te leiden tot krachtige online interactie.

Voor een dialoog is ‘Impromptu Networking’ bijvoorbeeld geschikt. Je laat deelnemers in Zoom break-out rooms in drie ronden van vijf minuten in tweetallen telkens dezelfde vragen beantwoorden over het onderwerp dat op tafel ligt. Bijvoorbeeld: ‘Wat gebeurt er? Wat zou er moeten gebeuren? En wat hebben we nodig om dit te realiseren?’. Je vraagt mensen na de derde ronde hun antwoorden in de plenaire online ruimte te delen in de chat.

Als de groep een besluit moet nemen over een voorstel, reageert degene die het besluit voorbereidde op de opmerkingen in de chat. Verspil geen tijd aan de presentatie van het stuk. Het is beter om een videoboodschap te maken die de deelnemers in hun eigen tijd voor de bijeenkomst kunnen bekijken.

Mensen voelen zich soms bezwaard om een online stilte te doorbreken.

Gebruik niet ‘wie zwijgt stemt toe’ om besluiten te nemen. Mensen voelen zich soms bezwaard om een online stilte te doorbreken. Je kunt beter stemmen door mensen ‘eens’ of ‘oneens’ achter hun naam te laten zetten in de chat. Vraag ‘oneens stemmers’ om een toelichting en pas het voorstel zo mogelijk aan voor win-win-situaties en draagvlak voor keuzes.

3. Workshop

Gaat het echt om samen leren en innoveren? Dan organiseer je een workshop. De interactie tussen de deelnemers is intensief en gericht op het oplossen van de centrale vraag. Blijf neutraal als voorzitter, dan delen andersdenkenden eerder hun waardevolle ervaringen.

In workshops werkt de liberating structure ‘1-2-4-All’ heel goed.

• Hierbij denkt iedere deelnemer eerst individueel een minuut over de vraag,
• vervolgens delen en genereren de deelnemers ideeën in tweetallen (gedurende drie tot vijf minuten),
• daarna delen ze in vijf minuten de ideeën in viertallen,
• waarna het subgroepje het belangrijkste idee deelt met de gehele groep.

Per idee kun je vervolgens de deelnemers vragen op te schrijven wat de sterke en zwakke punten van het idee. En wat eventuele oplossingen zijn voor de zwakke punten die het idee nog sterker maken. Dit doe je bijvoorbeeld in een voorbereid oogstdocument in Google Slides of een applicatie als Miro. Stemmen voor het beste idee kun je ook doen met de stempel tool van Zoom.

4. Corporate event of beurs

Voor het netwerken in grote groepen organiseer je een online sociaal event. Bijeenkomsten in zalen hebben vaak ook opbrengst, omdat deelnemers door spontane ontmoetingen of verrassende werkvormen op nieuwe ideeën komen.

Je kunt ervoor kiezen om onderdelen van het programma te integreren in software die de ervaring geven dat de deelnemer ‘rondloopt’ op een virtuele conferentie of beurs. Software hiervoor is bijvoorbeeld Hexafair of vFairs. Deelnemers kunnen dan bij jouw stand aankloppen met vragen, bij een presentatie aanhaken of met andere deelnemers koffiedrinken in de koffiebar.

Als je studenten of starters op de arbeidsmarkt tijdens een online open dag wil laten adviseren door ouderejaars, dan is ‘Troika Consulting’ is een nuttige structuur. Het is een rollenspel met groepjes van drie: een klant en twee consultants.

• Deelnemers krijgen een minuut om na te denken over de vraag die ze willen stellen als zij de klant zijn.
• Daarna kunnen ze aan twee ervaringsdeskundigen, die de rol van consultant spelen, in een minuut hun vraagstuk uitleggen.
• De consultants kunnen de klant een tot twee minuten verhelderende vragen stellen.
• Daarna zet de klant de camera uit, maar blijft luisteren terwijl de consultants vier tot vijf minuten samen suggesties bedenken.
• Tot slot vertelt de klant in een minuut wat het meest waardevolle van de ervaring was.

Succesvolle online interactie & plezier

Voor succesvolle interactie is het belangrijk om veel plezier te maken. Of dit nu is door tijd voor koetjes en kalfjes tijdens de inloop, een lekker popnummer terwijl de deelnemers elkaar DM’en om koffieafspraken te maken, of door het integreren van beweging in de bijeenkomst. Bijvoorbeeld door ‘tik-een-lamp-aan-en-zeg-je-ding’. Neem de vrijheid om dit te bieden.